Sagstyper: de situationer, virksomheder står i

De fleste sager med digitale beviser i en virksomhed begynder med en af få situationer: en medarbejder stopper, der opstår mistanke, en kunde eller leverandør er uenig, eller nogen har fået adgang, de ikke skulle have. Her er de vigtigste artikler pr. situation. Alle artikler står på Artikler.

Indgange efter situation

• Medarbejderen har taget data Fratræden, kunder og filer, der er taget med.
• Hacket eller snydt? Hacket mail, falske fakturaer, CEO-svindel og overtagne konti.
• Tvist med en leverandør eller kunde IT-projekter, betaling, kopier og konkurrenter.
• Mistanke mod direktionen Når bestyrelsen skal have sagen undersøgt uvildigt.

Medarbejderen siger op og stopper

• Medarbejderen er stoppet: de første 48 timer og månederne efter Mistanke om, at en fratrådt medarbejder har taget data? Tidslinjen for de første 48 timer og måneden efter, for leder, HR og IT, og de fejl I skal undgå.
• Offboarding-tjekliste for HR og IT: uden at miste beviser Normal offboarding sletter konti og nulstiller udstyr. Her er en procedure og en tjekliste for HR og IT, der bevarer sporene, hvis I får brug for beviser.
• Medarbejderen har sagt op og skal til en konkurrent: hvad gør I i opsigelsesperioden? En medarbejder har sagt op og skal til en konkurrent. Sådan sikrer leder og HR data og adgange i opsigelsesperioden, uden at I går for langt.
• Medarbejderen har sagt op: tjekliste for opsigelsesperioden Tjekliste til HR og IT, når en medarbejder har sagt op: adgange, udstyr, overlevering og bevarelse af data, uanset hvor medarbejderen skal hen.
• Fritstilling: den rigtige rækkefølge for adgange, udstyr og sikring Minutplan for fritstillingsdagen: hvad HR og IT gør før, under og efter mødet, og hvad I gør, når planen ikke holder. Adgange, udstyr og data i orden.
• Luk adgangene med det samme, eller vent? Skal I lukke en medarbejders adgang med det samme eller vente? Sådan vejer IT og ledelsen risikoen for tab mod risikoen for at miste spor og advare.

Mistanke mod en medarbejder

• Mistanke om, at en medarbejder sender kunder videre Mistanke om, at en ansat sender kunder eller tilbud til en konkurrent? Sådan handler ledelsen uden at advare medarbejderen og uden at ødelægge beviser.
• Fortrolighedsaftaler og NDA-brud Et brud på en fortrolighedsaftale skal kunne vises: hvad blev delt, med hvem og hvornår. Her er, hvad I skal dokumentere, og hvor sporene typisk ligger.
• Beslutningstræ: mistanke mod en medarbejder, der stadig er ansat Mistanke mod en medarbejder, der stadig er ansat? Beslutningstræet hjælper leder og HR med at vælge mellem at konfrontere, fritstille eller sikre først.
• Kan vi se, om en medarbejder har kopieret filer? Kan I se, om en medarbejder har kopieret filer før opsigelsen? Ofte ja. De typiske spor i SharePoint, OneDrive og USB, og hvad IT ikke selv skal gøre.
• Medarbejderen har sendt filer til sin private mail Har en medarbejder sendt filer til sin private mail? Sådan bevarer HR og IT sporene i mailsystemet, og derfor må I ikke skrive og bede om sletning først.
• Medarbejderen driver en konkurrerende virksomhed ved siden af Mistanke om, at en ansat driver et konkurrerende firma ved siden af? Sådan bruger ledelsen offentlige kilder og egne systemer og sikrer før konfrontation.

HR-sager: chikane, krænkelser og konflikter

• En medarbejder bliver stalket digitalt: hvad gør arbejdspladsen? Digital stalking kan gå gennem arbejdsmail, firmatelefon og kalender. Her er, hvad leder, HR og IT gør, og i hvilken rækkefølge sporene sikres.
• Chikane mellem kolleger på Teams, Slack og sms: sådan sikrer HR beskederne En medarbejder klager over krænkende beskeder fra en kollega på Teams, Slack eller sms. Sådan sikrer HR beskederne fair og korrekt for begge parter.
• Medarbejderen sender en indsigtsanmodning midt i konflikten En medarbejder eller tidligere ansat beder om indsigt midt i en konflikt. Sådan håndterer HR og DPO frister og undtagelser uden at ødelægge beviser.
• Hvad siger I til kollegerne, når en medarbejder er fritstillet? Hvad siger I til kollegerne, når en medarbejder er fritstillet? Sådan formulerer leder og HR en kort besked, der hverken skader sagen eller omdømmet.
• Hvad må I sige til kunderne, når medarbejderen er stoppet? Hvad må I sige til kunderne, når en medarbejder er stoppet i en tvist? Guide til ledere om neutral besked, ærekrænkelse og fejl, der skader sagen.

Kontrol med medarbejdere og persondata

• Må vi læse en medarbejders mail? Arbejdsgiveren ejer mailsystemet, men ikke alt må læses. Her er, hvad der afgør det, og hvordan I sikrer mails som bevis uden selv at læse dem.
• Kontrol og overvågning af medarbejdere: hvad må arbejdsgiveren? Hvad må arbejdsgiveren kontrollere? Overblik for ledere og HR over mail, log, telefon, video og GPS: grundprincipper, typiske fejl og hvad I gør i en sag.
• Kontrolaftalen: varsling af nye kontrolforanstaltninger Hvornår og hvordan skal nye kontrolforanstaltninger varsles efter kontrolaftalen? Praktisk guide til HR og ledere om varsling, indhold og dokumentation.
• Må vi se medarbejderens browserhistorik? Må I se medarbejderens browserhistorik på arbejdscomputeren? Svar til HR og IT om formål, orientering, afgrænsning og de fejl, der ødelægger sporene.
• Må vi gennemgå firmatelefonen? Må I gennemgå medarbejderens firmatelefon, når den også bruges privat? Svar til HR og ledere om adgang, privatliv, sikring og fejl, der sletter beviser.
• Må vi læse Teams- og Slack-chats? Må I læse medarbejdernes Teams- og Slack-chats i en personalesag? Svar til HR og IT om formål, afgrænsning, private beskeder og korrekt sikring.

Intern undersøgelse trin for trin

• Intern undersøgelse: hvem skal vide hvad, og hvornår? En intern undersøgelse falder ofte, fordi for mange får besked for tidligt. Sådan holder ledelse og HR kredsen lille, fordeler roller og fører log.
• Whistleblowerordningen og digitale beviser En indberetning peger på mails, filer eller logs? Sådan sikrer I de digitale spor hurtigt og bredt uden at afsløre indberetteren. Praktisk guide.
• Intern undersøgelse trin for trin: fra mistanke til rapport Sådan gennemfører virksomheden en intern undersøgelse i faser: fra mistanke og sikring til samtale og rapport. Til ledere og HR med en konkret sag.
• Tjenstlig samtale og interview: hvornår viser I de digitale beviser? Hvornår og hvordan viser I medarbejderen de digitale beviser i en tjenstlig samtale? Sådan forbereder HR og ledelse samtalen uden at afsløre for tidligt.

Første timer og valg af hjælp

• Hvad koster en sag om datatyveri? En sag om en medarbejder, der har taget data, koster til bevissikring, advokat og intern tid. Her er, hvad der driver prisen, og hvordan I holder den nede.
• Rollefordeling: HR, IT, ledelse og advokat i en bevissag Bevissager går ofte galt, fordi ingen ved, hvem der gør hvad. Her er en rollefordeling mellem ledelse, HR, IT, økonomi, advokat og IT-sagkyndig.
• HR’s tjekliste, når en sag har digitale beviser Mistanke mod en medarbejder, og sagen har digitale spor? HR’s tjekliste trin for trin, og hvad HR ikke selv må røre i IT-systemerne undervejs.
• Det må IT ikke gøre, før beviserne er sikret Mistanke mod en medarbejder? Forbudslisten til IT: geninstallér ikke, slet ikke kontoen, fjernslet ikke, og kig ikke selv. Og hvad IT skal gøre i stedet.
• Fejl, ledelsen begår i de første timer Hvad må man ikke gøre ved mistanke mod en medarbejder? De typiske fejl, ledelsen begår i de første timer, og hvad I gør i stedet, så beviserne holder.
• Hvem ringer vi til først: advokat, IT-sagkyndig eller IT-leverandør? Advokat, IT-sagkyndig eller IT-leverandør? Et beslutningstræ til ledere og ejere med mistanke om datatyveri eller misbrug, der skal vælge første opkald.

Ledelse, bestyrelse og ejere

• Ejertvist og partnerbrud: sikring af fælles systemer Ejertvist eller partnerbrud? Sådan kortlægger I adgange til mail, domæne og data og sikrer historikken, før administratorrettigheder bliver et våben.
• Hvem ejer domænet, kontoen og dataene? Domænet står i en tidligere partners navn, og admin er fratrådt. Sådan dokumenterer ledelse og IT, hvem der ejer virksomhedens digitale aktiver.
• Mistanke mod direktøren: hvem undersøger, og hvordan? Mistanke mod direktøren? Sådan beslutter bestyrelsen, hvem der undersøger, bestiller og modtager rapporten, når toppen er part og har adgang til alt.
• Bestyrelsen modtager en alvorlig henvendelse: de første skridt Har bestyrelsen modtaget en alvorlig eller anonym henvendelse? De første skridt: sikring af henvendelsen, uafhængighed og protokol, før der tages stilling.
• Bestyrelsen vil have en uvildig undersøgelse: sådan bestilles den Bestyrelsen vil have en uvildig undersøgelse. Sådan skriver I opdraget, sikrer uafhængigheden og beslutter, hvornår eksterne skal ind i sagen.
• Mistanke om, at en medejer flytter værdier ud af selskabet Mistanke om, at en medejer overfører penge eller værdier ud af selskabet? Sådan sikrer selskabet bank, bogføring og adgange, før I konfronterer nogen.

Økonomi og uregelmæssigheder

• Mistanke om besvigelser: uregelmæssigheder i bogføringen Mistanke om besvigelser? Fakturaer, der ikke passer, og ændrede posteringer. Sådan sikrer ledelse og økonomi regnskabsdata, før undersøgelsen begynder.
• Erhvervsnetbanken: hvem oprettede og godkendte betalingen? Hvem oprettede og godkendte betalingen i erhvervsnetbanken? Her er det, banken typisk kan udlevere, og sådan sikrer ejer og økonomi sporene i tide.

Kunder, leverandører og konkurrenter

• Leverandøren leverer ikke: dokumentér IT-projektet Er IT-projektet forsinket, eller virker systemet ikke? Sådan dokumenterer I forløb, fejl og kommunikation nu, så I står stærkt, hvis det bliver en tvist.
• Opsigelse af en IT-leverandør: sikr data og logfiler først Opsiger I jeres IT-leverandør, kan adgang til data og logs lukke hurtigt. Her er en exitplan, der bevarer beviserne, hvis samarbejdet ender i en tvist.
• Kopierede produkter og tekster: hvad gør vi? En konkurrent bruger jeres tekster, billeder eller design? Sådan dokumenterer I kopien og jeres original, før I reagerer. Praktisk guide til ledelse.
• Kunden påstår, I har lovet noget En kunde mener, at I har lovet en pris, en frist eller en funktion. Her er, hvor aftalen typisk ligger, og hvordan I finder og sikrer den i tide.
• Kunden betaler ikke og påstår fejl: saml dokumentationen før inkasso Kunden betaler ikke og siger, at leverancen var fejlbehæftet? Tjekliste til økonomi og ledelse: ordre, levering og kommunikation før inkasso.
• Leverandøren overholder ikke SLA: mål og dokumentér selv Overholder IT-leverandøren ikke SLA’en? Sådan måler IT selv oppetid, svartider og nedbrud, så I har egen dokumentation, før tvisten om bod opstår.

Når modparten banker på

• I har fået et brev fra modpartens advokat Har virksomheden fået et brev fra en advokat, eller truer en kunde med sagsanlæg? Sådan bevarer og samler ledelsen materialet uden at svare forhastet.
• I har modtaget et krav om at bevare data Har virksomheden fået et krav om at bevare data? Handleplan for IT og ledelse: hvad skal bevares, hvordan sletning stoppes, og hvad der skal dokumenteres.
• Fogeden står i døren: bevissikring hos virksomheden Kommer fogedretten uanmeldt for at sikre beviser hos virksomheden? Instruks til reception, IT og ledelse på dagen: ring til advokaten og samarbejd.
• Virksomheden beskyldes for at have taget data fra en anden Beskyldes virksomheden for at bruge en anden virksomheds data? Sådan bevarer ledelsen materialet, undersøger selv og undgår bevisforspildelse fra dag ét.
• Retssagen er anlagt: det skal virksomheden selv bidrage med Retssagen er anlagt, og advokaten fører den. Her er det, virksomheden selv skal levere: kontaktperson, data, bevarelse, vidner og tid. Til ejer og IT.

Svindel, hacking og forsikring

• Vi er blevet hacket: bevissikring efter et cyberangreb eller ransomware Er I blevet hacket eller ramt af ransomware? Her er, hvad ledelse og IT selv skal sikre til forsikring, kunder og Datatilsynet under genopretningen.
• Leverandøren blev hacket: hvad skal I dokumentere? Er jeres leverandør ramt af et angreb, kan jeres data og drift være ramt med. Her er, hvad I dokumenterer over for leverandør, forsikring og Datatilsynet.
• Vi har betalt en falsk faktura: de første timer Har virksomheden betalt en falsk faktura? De første timer for økonomi og ledelse: ring til banken, sikr mailsporene, underret forsikringen og bevar alt.
• CEO-svindel: mail fra “direktøren” om en hasteoverførsel CEO-svindel: Har økonomi fået en falsk mail fra direktøren om en hasteoverførsel? Sådan sikrer I mailen og sporene til banken og forsikringen.
• Hacket mailkonto: sikr sporene, før I nulstiller adgangskoden Er en mailkonto i virksomheden hacket? Sådan sikrer leder og IT loggen, reglerne og de sendte mails, før adgangskoden nulstilles og sporene forsvinder.
• Login fra et ukendt land: sikr loggen, før I nulstiller Advarsel om login fra et ukendt land? Sådan sikrer IT og leder loggen og tjekker kontoen, før I nulstiller, så en lille hændelse ikke vokser sig stor.

Microsoft 365, Google og samarbejdsværktøjer

• Microsoft 365-kontoen, når medarbejderen er stoppet: blokér, konvertér eller slet? Medarbejderen er stoppet: skal Microsoft 365-kontoen blokeres, konverteres eller slettes? Se valgene, fristerne og hvornår sletning ikke kan fortrydes.
• OneDrive hos en fratrådt medarbejder: fristen før filerne slettes Hvor længe ligger OneDrive, når en fratrådt medarbejders konto slettes? Se fristen, hvem der har ansvaret, og hvad IT og leder gør, før filerne er væk.
• Litigation hold i Microsoft 365: hvornår skal ledelsen bede IT slå det til? Hvornår skal ledelsen bede IT slå litigation hold til i Microsoft 365? Se, hvem der beslutter, hvad der bestilles, og hvordan det dokumenteres internt.
• Bevisberedskab i Microsoft 365: indstillinger, I bør tjekke i dag Hvilke indstillinger i Microsoft 365 afgør, om I har beviser, når en sag opstår? Tjekliste til IT i mindre virksomheder: log, opbevaring og konti.
• Eksterne delinger i SharePoint og Teams: hvem har adgang udefra? Delingslinks i SharePoint, OneDrive og Teams virker ofte videre, når medarbejderen er stoppet. Til IT og ledere: find dem, bevar sporene, luk dem.
• Google Workspace: medarbejderen er stoppet, slet ikke kontoen endnu Når en medarbejder stopper, kan sletning af Google Workspace-kontoen fjerne mails, Drev og Vault-data. Til IT og HR: suspendér, overfør og bevar først.

Brug for hjælp udefra?

• Det haster Data kan forsvinde i dag. Ring 70 13 63 23. Hastesager koster ekstra.
• IT-sagkyndig for virksomheder Uvildig sikring og undersøgelse af digitale beviser i hele landet.
• Intern IT-undersøgelse Når mistanken skal afklares, før I beslutter noget.
• Beskriv jeres sag Hvad I skal skrive, og hvad der sker bagefter. Fortrolighedsaftale på forespørgsel.

Afgrænsning

Siden handler om civile sager, interne undersøgelser og udenretlige tvister. Læs mere om, hvad der ligger uden for: Afgrænsning.