For IT-ansvarlige

IT-afdelingen eller IT-leverandøren er tit dem, der kan bevare data hurtigst. Men en velment undersøgelse kan også ændre det, der skulle bevises. Her er de vigtigste artikler om, hvad IT kan gøre med det samme, og hvad der bør overlades til en IT-sagkyndig. Er I en ekstern IT-leverandør, så se For IT-leverandører.

Medarbejderen siger op og stopper

• Offboarding-tjekliste for HR og IT: uden at miste beviser Normal offboarding sletter konti og nulstiller udstyr. Her er en procedure og en tjekliste for HR og IT, der bevarer sporene, hvis I får brug for beviser.
• Medarbejderen har sagt op: tjekliste for opsigelsesperioden Tjekliste til HR og IT, når en medarbejder har sagt op: adgange, udstyr, overlevering og bevarelse af data, uanset hvor medarbejderen skal hen.
• Fritstilling: den rigtige rækkefølge for adgange, udstyr og sikring Minutplan for fritstillingsdagen: hvad HR og IT gør før, under og efter mødet, og hvad I gør, når planen ikke holder. Adgange, udstyr og data i orden.
• Luk adgangene med det samme, eller vent? Skal I lukke en medarbejders adgang med det samme eller vente? Sådan vejer IT og ledelsen risikoen for tab mod risikoen for at miste spor og advare.

Mistanke mod en medarbejder

• Kan vi se, om en medarbejder har kopieret filer? Kan I se, om en medarbejder har kopieret filer før opsigelsen? Ofte ja. De typiske spor i SharePoint, OneDrive og USB, og hvad IT ikke selv skal gøre.
• Medarbejderen har sendt filer til sin private mail Har en medarbejder sendt filer til sin private mail? Sådan bevarer HR og IT sporene i mailsystemet, og derfor må I ikke skrive og bede om sletning først.
• Opslag i kunde- og fagsystemer uden arbejdsmæssig grund En medarbejder har slået op i kundedata uden arbejdsmæssig grund. Sådan håndterer IT, HR og DPO opslagsloggen, personalesagen og persondatabruddet.

Kontrol med medarbejdere og persondata

• Må vi læse en medarbejders mail? Arbejdsgiveren ejer mailsystemet, men ikke alt må læses. Her er, hvad der afgør det, og hvordan I sikrer mails som bevis uden selv at læse dem.
• Må vi se medarbejderens browserhistorik? Må I se medarbejderens browserhistorik på arbejdscomputeren? Svar til HR og IT om formål, orientering, afgrænsning og de fejl, der ødelægger sporene.
• Må vi læse Teams- og Slack-chats? Må I læse medarbejdernes Teams- og Slack-chats i en personalesag? Svar til HR og IT om formål, afgrænsning, private beskeder og korrekt sikring.
• Persondatabrud: dokumentationen inden for 72 timer Brud på persondatasikkerheden? Tidsplan for de første 72 timer, og hvad IT skal gemme, så anmeldelsen til Datatilsynet kan dokumenteres. Til DPO og IT.

Første timer og valg af hjælp

• Rollefordeling: HR, IT, ledelse og advokat i en bevissag Bevissager går ofte galt, fordi ingen ved, hvem der gør hvad. Her er en rollefordeling mellem ledelse, HR, IT, økonomi, advokat og IT-sagkyndig.
• Det må IT ikke gøre, før beviserne er sikret Mistanke mod en medarbejder? Forbudslisten til IT: geninstallér ikke, slet ikke kontoen, fjernslet ikke, og kig ikke selv. Og hvad IT skal gøre i stedet.
• Egen IT, IT-leverandør eller uvildig IT-sagkyndig? Kan jeres egen IT eller IT-leverandør sikre beviserne selv? Sådan vælger ledelsen mellem egen IT og en uvildig IT-sagkyndig ud fra risiko og habilitet.
• Når IT-driften ligger hos en ekstern leverandør: det kan I kræve Ligger IT-driften hos en ekstern leverandør? Se, hvad leverandøren kan levere af logs og data i en bevissag, og hvordan I bestiller det skriftligt.

Ledelse, bestyrelse og ejere

• Hvem ejer domænet, kontoen og dataene? Domænet står i en tidligere partners navn, og admin er fratrådt. Sådan dokumenterer ledelse og IT, hvem der ejer virksomhedens digitale aktiver.
• Køb af virksomhed: tjek de digitale aktiver før underskrift Due diligence af IT: sådan tjekker køberen domæner, konti, licenser, kode og data, før aftalen underskrives, og dokumenterer det, man fik at se.
• Efter overtagelsen: den tidligere ejer har stadig adgang Har den tidligere ejer stadig adgang til systemerne efter et køb? Sådan kortlægger I konti, sikrer logs og lukker adgange i den rigtige rækkefølge.

Kunder, leverandører og konkurrenter

• Opsigelse af en IT-leverandør: sikr data og logfiler først Opsiger I jeres IT-leverandør, kan adgang til data og logs lukke hurtigt. Her er en exitplan, der bevarer beviserne, hvis samarbejdet ender i en tvist.
• Leverandøren overholder ikke SLA: mål og dokumentér selv Overholder IT-leverandøren ikke SLA’en? Sådan måler IT selv oppetid, svartider og nedbrud, så I har egen dokumentation, før tvisten om bod opstår.
• IT-leverandøren vil ikke udlevere adgange eller data Nægter IT-leverandøren at udlevere admin-adgang, data eller logs? Sådan dokumenterer ejer og IT konflikten, sikrer det, I kan, og undgår at gøre det værre.
• Leverandøren har faktureret timer, der ikke er brugt Mistænker I, at konsulenten eller IT-leverandøren fakturerer timer, der ikke er brugt? Sådan bruger økonomi og IT tickets, logs og aftaler som modbevis.

Når modparten banker på

• I har modtaget et krav om at bevare data Har virksomheden fået et krav om at bevare data? Handleplan for IT og ledelse: hvad skal bevares, hvordan sletning stoppes, og hvad der skal dokumenteres.
• Fogeden står i døren: bevissikring hos virksomheden Kommer fogedretten uanmeldt for at sikre beviser hos virksomheden? Instruks til reception, IT og ledelse på dagen: ring til advokaten og samarbejd.
• Retssagen er anlagt: det skal virksomheden selv bidrage med Retssagen er anlagt, og advokaten fører den. Her er det, virksomheden selv skal levere: kontaktperson, data, bevarelse, vidner og tid. Til ejer og IT.

Svindel, hacking og forsikring

• Vi er blevet hacket: bevissikring efter et cyberangreb eller ransomware Er I blevet hacket eller ramt af ransomware? Her er, hvad ledelse og IT selv skal sikre til forsikring, kunder og Datatilsynet under genopretningen.
• Leverandøren blev hacket: hvad skal I dokumentere? Er jeres leverandør ramt af et angreb, kan jeres data og drift være ramt med. Her er, hvad I dokumenterer over for leverandør, forsikring og Datatilsynet.
• Hacket mailkonto: sikr sporene, før I nulstiller adgangskoden Er en mailkonto i virksomheden hacket? Sådan sikrer leder og IT loggen, reglerne og de sendte mails, før adgangskoden nulstilles og sporene forsvinder.
• Login fra et ukendt land: sikr loggen, før I nulstiller Advarsel om login fra et ukendt land? Sådan sikrer IT og leder loggen og tjekker kontoen, før I nulstiller, så en lille hændelse ikke vokser sig stor.

Microsoft 365, Google og samarbejdsværktøjer

• Microsoft 365-kontoen, når medarbejderen er stoppet: blokér, konvertér eller slet? Medarbejderen er stoppet: skal Microsoft 365-kontoen blokeres, konverteres eller slettes? Se valgene, fristerne og hvornår sletning ikke kan fortrydes.
• OneDrive hos en fratrådt medarbejder: fristen før filerne slettes Hvor længe ligger OneDrive, når en fratrådt medarbejders konto slettes? Se fristen, hvem der har ansvaret, og hvad IT og leder gør, før filerne er væk.
• Litigation hold i Microsoft 365: hvornår skal ledelsen bede IT slå det til? Hvornår skal ledelsen bede IT slå litigation hold til i Microsoft 365? Se, hvem der beslutter, hvad der bestilles, og hvordan det dokumenteres internt.
• Bevisberedskab i Microsoft 365: indstillinger, I bør tjekke i dag Hvilke indstillinger i Microsoft 365 afgør, om I har beviser, når en sag opstår? Tjekliste til IT i mindre virksomheder: log, opbevaring og konti.

Telefoner, udstyr og andre systemer

• BYOD: arbejdsdata på medarbejderens egen enhed Bruger medarbejderne egen telefon eller computer til arbejde? Her er, hvad det betyder, når arbejdsdata skal sikres, og hvordan I forbereder jer.
• Firmatelefonen er låst til medarbejderens private Apple-ID Firmatelefonen er låst til en fratrådt medarbejders private Apple-ID. Her er, hvad IT og HR kan bede om, hvad I ikke må gøre, og hvad der sker med data.
• MDM og firmatelefoner: hvad kan virksomheden se og sikre? MDM som Intune administrerer firmatelefoner, men viser ikke beskeder og fotos. Her er, hvad IT og HR kan se, hvad I kan sikre, og hvornår I ikke må slette.
• CRM: medarbejderen har eksporteret kundelisten Kan man se, om en medarbejder har eksporteret kundelisten fra CRM? Sådan sikrer ledere og IT eksport- og rapportloggen, før adgangen lukkes.

AI-værktøjer

• Fortrolige data i ChatGPT eller en anden AI-tjeneste: de første skridt Har en medarbejder lagt kundedata eller fortrolige filer i ChatGPT eller en anden AI-tjeneste? Sådan dokumenterer leder, IT og HR sagen, før I handler.
• AI-politik: skriv den, så den kan bruges, hvis der opstår en sag Skal I have en AI-politik for ChatGPT og andre værktøjer? Her er punkterne, leder, HR og IT skal have med, så politikken også holder i en sag.

Bevisberedskab, politikker og kontrakter

• IT-politik og orientering af medarbejdere En klar IT-politik gør det lettere at sikre beviser. Her er, hvad politikken bør sige om mail, udstyr, logning og fratrædelse, og hvordan I orienterer.
• Slettepolitik og bevarelse: sådan spiller de to sammen GDPR kræver sletning, en tvist kræver bevarelse. Sådan indretter ledelse og IT slettepolitikken med en pauseknap, så beviser ikke forsvinder midt i en sag.
• Bevisberedskab: vær klar, før sagen opstår Hvad er bevisberedskab, og hvad skal virksomheden have på plads, før en sag opstår? En praktisk gennemgang for ledelse, IT og bestyrelse i små firmaer.
• Tjekliste: er virksomheden klar til en bevissag? Er jeres virksomhed klar, hvis der opstår en sag med digitale beviser? Tjeklisten med ja/nej-spørgsmål til ledelse og IT viser, hvor hullerne er i dag.

Tjeklister og skabeloner

• Skabelon til intern log over beviser En enkel log over, hvem der har haft hvilke beviser og hvornår, kan afgøre, om de holder. Her er tre skabeloner, I kan kopiere, og en vejledning.
• Skabelon: intern instruks om at bevare data Skabelon til en intern instruks om at bevare data (litigation hold) til egne medarbejdere og IT: indhold, afsender, og hvad den ikke må gøre.
• Skabelon: kvittering for udlevering og aflevering af udstyr Skabelon til kvittering for udlevering og aflevering af computer og firmatelefon. Sådan dokumenterer HR og IT tilstand, tid og hvem der havde den.
• Skabelon: AI-politik på én side Skabelon til en AI-politik på én side: godkendte værktøjer, konti, data, notetagere, logning og fejl. Færdig tekst, som leder, HR og IT kan tilpasse.

Efter sagen

• Gør det sværere næste gang: forebyggelse efter en datasag Hvordan forhindrer I, at en medarbejder tager data med næste gang? Adgangsstyring, alarmer, DLP og klare regler set fra ledelsen, efter en datasag.

Brug for hjælp udefra?

• Det haster Data kan forsvinde i dag. Ring 70 13 63 23. Hastesager koster ekstra.
• IT-sagkyndig for virksomheder Uvildig sikring og undersøgelse af digitale beviser i hele landet.
• Intern IT-undersøgelse Når mistanken skal afklares, før I beslutter noget.
• Beskriv jeres sag Hvad I skal skrive, og hvad der sker bagefter. Fortrolighedsaftale på forespørgsel.

Afgrænsning

Siden handler om civile sager, interne undersøgelser og udenretlige tvister. Læs mere om, hvad der ligger uden for: Afgrænsning.