Ordbog for ledere

Når en sag handler om digitale beviser, bliver der hurtigt talt et sprog, der blander IT, jura og HR. Ordbogen her forklarer de ord, en leder typisk møder, kort og med fokus på, hvad de betyder for jer i praksis. Forklaringerne er forenklede og erstatter ikke rådgivning fra jeres advokat.

Søger I de engelske udtryk, findes de i opslagsværkets ordliste på dansk og engelsk. Er I jurist, er IT-ordbogen for jurister skrevet til jer.

A-B

• Adgangslog: En liste i et system over, hvem der har åbnet hvad og hvornår. Den er ofte det vigtigste spor i en sag om opslag eller kopiering, og den gemmes kun i en periode.
• Administratorrettigheder: Adgang til at ændre indstillinger, oprette brugere og se andres data. Den, der har dem, kan også slette spor, så det betyder noget, hvem der har dem, når der opstår mistanke.
• Afgrænsning: Den beslutning, der fastlægger, hvilke personer, perioder og datatyper en undersøgelse omfatter. En klar afgrænsning beskytter medarbejderne og holder udgifterne nede.
• Auditlog: Den log i Microsoft 365, Google Workspace og andre cloudtjenester, der registrerer handlinger som login, deling og sletning. Hvor meget der logges, og hvor længe, afhænger af licens og opsætning.
• Autosletning: Regler, der automatisk fjerner beskeder, mails eller filer efter en periode. I en sag skal de ofte sættes på pause.
• Backuprotation: Den faste cyklus, hvor gamle sikkerhedskopier overskrives af nye. Er der en sag, kan det være nødvendigt at tage en bestemt backup ud af rotationen.
• Bevarelse: At sørge for, at data ikke ændres eller slettes, mens en sag afklares. Bevarelse er ikke det samme som at undersøge.
• Bevisberedskab: Den forberedelse, der gør, at virksomheden kan sikre data hurtigt og korrekt, når noget sker: logning, politikker, aftaler og en plan.
• Bevissikring: Det at lave en dokumenteret kopi af data, så de senere kan bruges som bevis, uden at originalen ændres.
• Bortvisning: At ansættelsen ophæves uden varsel, fordi medarbejderen har misligholdt den groft. Kræver et solidt grundlag, og dokumentationen bør ligge klar, før beslutningen træffes.
• BYOD: Når medarbejdere bruger deres egen telefon eller computer i arbejdet. Det gør det sværere at sikre data, fordi virksomheden ikke ejer enheden.

C-D

• Cloudlager: Tjenester som OneDrive, Google Drev og Dropbox, hvor filer ligger på internettet i stedet for på computeren. En fil kan være delt eller hentet ned uden at efterlade spor på arbejdscomputeren.
• Databehandler: En leverandør, der behandler persondata på jeres vegne, fx jeres IT-leverandør eller lønudbyder. Det er dem, I skal bede om logs og bistand i en sag.
• Databehandleraftale: Aftalen med en databehandler. Den bør sige noget om bistand, hvis I skal undersøge noget eller udlevere data.
• Databeskyttelsesrådgiver (DPO): Den person, der rådgiver om persondata i virksomheder, der skal have en. Bør inddrages før en intern undersøgelse.
• Datakort: En oversigt over, hvor virksomhedens data ligger: systemer, leverandører, telefoner og cloudtjenester. Det gør det hurtigere at finde ud af, hvad der skal sikres.
• Delt postkasse: En fælles adresse som info@ eller salg@, som flere kan skrive fra. Det kan være svært at bevise, hvem der sendte en bestemt mail.
• DLP: Forkortelse for “data loss prevention”: værktøjer, der advarer eller blokerer, når følsomme data forsøges sendt ud af huset.
• DPIA: En konsekvensanalyse, der vurderer risikoen for medarbejdernes privatliv, før I fx indfører ny logning eller kontrol.

E-F

• Editionsbegæring: En anmodning til retten om, at en part eller en anden skal fremlægge bestemte dokumenter. Får I en, skal IT kunne finde materialet frem.
• Eksport: En udtrækning af data fra et system, fx en postkasse eller en kundeliste. I en sag er det vigtigt, at eksporten er fuldstændig og dokumenteret.
• Ekstern deling: Når en fil eller mappe er delt med personer uden for virksomheden. Eksterne delinger, der ikke er lukket, er et klassisk spor ved fratrædelser.
• Fjernsletning: Funktion, der sletter en telefon eller computer over internettet. Den kan beskytte data, men også ødelægge beviser, hvis den bruges for tidligt.
• Fogedretlig bevissikring: En retslig procedure, hvor beviser kan sikres hos en modpart uden forudgående varsel, typisk i sager om immaterielle rettigheder. Rammerne fastsættes af retten.
• Forensisk kopi: En nøjagtig kopi af et lager, lavet så originalen ikke ændres, og så det kan kontrolleres, at kopien er identisk.
• Forlig: En aftale, der afslutter en tvist uden dom. Ved datasager kan forliget indeholde krav om dokumenteret sletning.
• Forretningshemmelighed: Oplysninger, der har værdi, fordi de ikke er kendt, og som virksomheden har gjort noget for at beskytte. Hvad der konkret er beskyttet, vurderer jeres advokat.
• Fritstilling: Medarbejderen er stadig ansat, men skal ikke arbejde i opsigelsesperioden. Adgange og udstyr skal håndteres i den rigtige rækkefølge.

G-H

• Gendannelse: At finde slettede filer, mails eller beskeder frem igen. Muligheden afhænger af, hvor længe siden det er, og hvad der er sket med udstyret siden.
• Habilitet: At den, der undersøger, ikke har bindinger til de involverede, der kan så tvivl om resultatet.
• Hashværdi: En kort talkode, der beregnes ud fra indholdet af en fil eller et helt lager. Ændres blot et tegn, ændres fingeraftrykket, og derfor bruges det til at vise, at intet er ændret.
• Hastesag: En sag, hvor data kan forsvinde, før en almindelig aftale kan nås. Hos Nielco IT koster hastesager ekstra. Se pris og tilbud.

I-K

• Indsigtsanmodning: Medarbejderens ret efter databeskyttelsesreglerne til at få oplyst, hvilke data virksomheden har om vedkommende. Kommer den midt i en konflikt, skal den stadig besvares inden for fristen.
• Inhabil: Når en person ikke bør deltage i en undersøgelse på grund af en relation til den undersøgte, fx som nær kollega eller ven.
• Intern undersøgelse: En undersøgelse, som virksomheden selv sætter i gang for at få klarhed over et forhold i egen virksomhed.
• IT-politik: Virksomhedens regler for brug af IT, herunder privat brug og kontrol. Den er ofte grundlaget for, hvad I må undersøge.
• IT-sagkyndig: En specialist, der sikrer, undersøger og forklarer digitale beviser uvildigt og med en metode, der kan efterprøves.
• Karantæne for udstyr: At udstyr fra fratrådte medarbejdere lægges urørt til side i en periode, før det genbruges.
• Kommissorium: Det skriftlige opdrag for en undersøgelse: spørgsmålet, afgrænsningen, hvem der ejer sagen, og hvem der får rapporten.
• Konflikttjek: Den kontrol, en rådgiver laver, før en opgave tages, for at sikre, at der ikke er bindinger til den anden part.
• Kontrolaftale: En aftale, ofte via overenskomst, om hvordan nye kontrolforanstaltninger over for medarbejdere skal varsles.
• Kundeklausul og konkurrenceklausul: Aftaler, der begrænser en tidligere medarbejders mulighed for at arbejde for jeres kunder eller konkurrenter. Om de gælder, er et juridisk spørgsmål.
• Kæde af ansvar: Dokumentationen af, hvem der har haft et stykke udstyr eller en kopi, hvornår og hvorfor. Huller i kæden kan svække beviset.

L-M

• Licensniveau: Hvilken abonnementstype I har hos fx Microsoft eller Google. Det afgør ofte, hvor længe logs gemmes, og hvilke værktøjer der findes til at bevare data.
• Litigation hold: En indstilling, der låser en postkasse eller et drev, så intet kan slettes permanent, heller ikke af brugeren.
• Logning: At systemer registrerer handlinger. Uden logning er der ofte ikke noget at undersøge.
• Loyalitetspligt: Medarbejderens pligt til ikke at handle imod arbejdsgiverens interesser under ansættelsen. Om den er brudt, vurderes juridisk på baggrund af det, data viser.
• MDM: Et system til at styre firmatelefoner og computere centralt. Det kan hjælpe med at sikre data, men kan også slette en telefon automatisk.
• Metadata: Oplysninger om en fil eller mail, fx hvornår den er oprettet, ændret eller sendt. De er ofte vigtigere end indholdet.
• MFA: Totrinsbekræftelse ved login. Loggen over MFA-godkendelser kan vise, hvilken enhed et login kom fra.
• Mobiludtræk: Sikring af data fra en telefon med værktøjer til formålet. Udbyttet varierer med telefonens type, alder og indstillinger.

N-P

• Nulstilling: At en computer eller telefon sættes tilbage til fabriksindstillinger. Data på enheden er som regel væk, men selve nulstillingen kan ofte dokumenteres.
• Offboarding: Processen, når en medarbejder stopper: adgange lukkes, udstyr afleveres, og data overdrages. Den bør tage højde for, at der senere kan opstå en sag.
• Opbevaringsperiode: Hvor længe data eller sikringer gemmes, før de slettes. Den bør være besluttet på forhånd.
• Partsindhentet erklæring: En erklæring fra en sagkyndig, som den ene part har bestilt. Den kan bruges i en sag, men modparten kan sætte spørgsmålstegn ved den.
• Persondatabrud: Når persondata er kommet i forkerte hænder, gået tabt eller ændret uden lov. Kan udløse pligt til at anmelde bruddet til Datatilsynet inden for 72 timer.
• Phishing: Falske mails eller beskeder, der skal få modtageren til at afgive adgangskoder eller betale. Sporene skal sikres, før kontoen nulstilles.

R-S

• Rapport: Den skriftlige afrapportering fra en undersøgelse: hvad der er sikret, hvordan, og hvad der er fundet. Den skelner mellem fakta og vurderinger.
• Sagsejer: Den ene person i virksomheden, der har ansvaret for sagen og træffer beslutningerne undervejs.
• Sagsmappe: Det sikre sted, hvor materialet om sagen gemmes, adskilt fra fællesdrev og almindelig mail.
• Second opinion: En uafhængig vurdering af en undersøgelse, som en anden har lavet, fx jeres IT-leverandør.
• Session: En aktiv indlogning på en telefon, computer eller i en app. En ny adgangskode lukker ikke altid eksisterende sessioner.
• Skærmbillede: Et billede af skærmen. Nyttigt som supplement, men det viser ikke metadata og kan let ændres.
• Skønsmand: Den fagperson, domstolen vælger, når parterne i en retssag har brug for svar på tekniske spørgsmål.
• Sletteerklæring: En skriftlig erklæring fra en tidligere medarbejder eller samarbejdspartner om, at data er leveret tilbage og slettet.
• Søgeord: De ord, der bruges til at finde relevante mails og filer i en undersøgelse. De vælges, så de rammer sagen og ikke mere.

T-V

• Tidslinje: En oversigt i tidsrækkefølge over, hvad der skete, hvornår og fra hvilken konto eller enhed.
• Tilfældigt fund: Noget, der dukker op under en undersøgelse, men ikke hører til sagens spørgsmål. Der bør være en procedure for, hvad der så sker.
• Tjenstlig samtale: Et møde, hvor medarbejderen får mulighed for at forklare sig om et konkret forhold. Tidspunktet i forhold til sikringen er vigtigt.
• Tredjemandsdata: Oplysninger om andre end den undersøgte, fx kolleger og kunder i en postkasse. De skal beskyttes under gennemgangen.
• Uvildig: Uden bindinger til parterne og uden interesse i resultatet.
• Varsling: At medarbejderne orienteres om nye kontrolforanstaltninger, før de tages i brug, ofte med en frist fastsat i en aftale.
• Versionshistorik: De tidligere udgaver af et dokument, som Word, Google Docs og SharePoint gemmer. Kan vise, hvem der ændrede hvad.
• Videresendelsesregel: En regel i mailen, der automatisk sender mails videre til en anden adresse. Et af de første steder at kigge ved mistanke om datalæk eller overtaget konto.

W-Æ

• Whistleblowerordning: En kanal, hvor medarbejdere kan indberette alvorlige forhold, i visse tilfælde anonymt. Indberetninger, der handler om digitale forhold, kræver hurtig bevarelse.
• Ændringslog: En log over ændringer i et system, fx i bogføring, løn eller HR. Viser, hvem der har rettet hvad og hvornår.

Læs videre

• Intern undersøgelse trin for trin
• Hvem ringer vi til først?
• Bevisberedskab: vær klar, før sagen opstår