Det korte svar: Ring til den, der kan stoppe tabet af beviser først, og til advokaten lige efter, ofte samme dag. Er der data, der kan forsvinde inden for timer eller dage, er det første opkald til jeres IT-leverandør for at stoppe sletning og derefter til en IT-sagkyndig. Handler sagen mest om, hvad I må og skal gøre over for en medarbejder, kunde eller samarbejdspartner, starter I hos advokaten.
I praksis skal I ofte bruge alle tre. Spørgsmålet er rækkefølgen, og hvad hver især skal gøre. Den rækkefølge afhænger af situationen, ikke af, hvem I kender bedst, eller hvem der tager telefonen hurtigst.
Denne side er hovedsiden for valg af hjælp på sitet. Den giver jer et overblik over de tre roller, et beslutningstræ til det første opkald, fire typiske situationer med en anbefalet rækkefølge og svar på de spørgsmål, der oftest kommer, når en leder skal vælge. Det samlede overblik over fasen, hvor I vælger hjælp og ser på økonomien, finder I under valg af hjælp: hvem, hvad og hvad det koster.
De tre roller side om side
- Egen IT eller IT-leverandør · Kan: Stoppe sletning, sætte hold, finde udstyr og adgange frem · Kan ikke: Være uvildig i en sag om jeres egne systemer eller kolleger
- IT-sagkyndig · Kan: Sikre og undersøge data uvildigt og dokumentere metoden · Kan ikke: Kende jeres systemer på forhånd eller give juridisk rådgivning
- Advokat · Kan: Vurdere rettigheder og pligter, skrive breve, føre sagen · Kan ikke: Sikre data teknisk, så det kan efterprøves
Jeres IT-leverandør kender jeres systemer bedst, men er ikke uvildig og har ikke nødvendigvis metoder, der holder i en tvist. Den IT-sagkyndige kender ikke jeres systemer på forhånd, men ved, hvordan data sikres, så modparten kan efterprøve det. Advokaten er den, der kan sige, hvad I må, og hvad det juridiske mål er.
Der findes også andre, der tilbyder hjælp, for eksempel IT-sikkerhedsfirmaer og revisionsfirmaer. De har hver deres styrker, men opgaven er ikke den samme som at sikre beviser til en tvist. → IT-sikkerhedsfirma, revisionsfirma eller IT-sagkyndig?
→ Rollefordeling: HR, IT, ledelse og advokat i en bevissag
Beslutningstræ: hvem først?
Gå spørgsmålene igennem i rækkefølge. Stop ved det første ja. Træet er skrevet som “hvis … så …”, så I kan følge det, også mens telefonen ringer.
1. Hvis data kan forsvinde inden for få dage, så ring til IT og bed om at stoppe al sletning nu. Det gælder for eksempel en konto, der slettes automatisk, en telefon, der skal leveres tilbage, logs, der udløber, eller udstyr, der skal geninstalleres. Ring derefter til en IT-sagkyndig samme dag, og giv advokaten besked.
2. Hvis der er et igangværende tab, så stop det via IT eller banken, og dokumentér, hvad I gør. Det kan være betalinger, der fortsat går ud, eller en tidligere medarbejder, der stadig logger ind. Ring derefter til IT-sagkyndig og advokat. → En tidligere medarbejder logger stadig ind
3. Hvis I har modtaget et brev fra en advokat, en myndighed eller fogedretten, så ring til jeres advokat først. Der kan være frister og pligter til at bevare data, og svaret skal koordineres. → I har fået et brev fra modpartens advokat
4. Hvis I skal træffe en ansættelsesretlig beslutning snart, så ring til advokaten først. Det gælder afskedigelse, fritstilling eller bortvisning. Men sørg for, at data bevares, før beslutningen meddeles, ellers kan sporene forsvinde samme dag.
5. Hvis jeres egen IT-medarbejder eller IT-leverandør er en del af mistanken eller tæt på personen, så ring til en uvildig IT-sagkyndig og en advokat, og lad ikke IT selv stå for sikringen.
6. Hvis ingen af delene passer, så har I lidt tid. Ring til advokaten for at få afklaret jeres muligheder, og lad advokaten vurdere, om der skal en IT-sagkyndig ind.
Er I i tvivl om, hvor travlt det er, kan en kort selvtest hjælpe. → Selvtest: hvor akut er jeres sag?
Fire typiske situationer og rækkefølgen
Situationerne er generiske eksempler, ikke rigtige sager. De viser, hvordan træet bruges.
En sælger er stoppet og er gået til en konkurrent
- IT: bevar konto, postkasse og udstyr straks. Ingen geninstallation.
- IT-sagkyndig: sikring af computer, telefon og postkasse.
- Advokat: konkurrenceklausul, forretningshemmeligheder og næste skridt.
Her er rækkefølgen styret af, at udstyr ofte bliver genbrugt hurtigt efter en fratræden.
Revisoren har fundet betalinger, der ikke giver mening
- Banken eller økonomi: stop eventuelle betalinger.
- Advokat: hvordan undersøgelsen skal organiseres, og hvem der skal undersøge.
- IT-sagkyndig: sikring af økonomisystem, mail og log, når opdraget er klart.
Her er det organiseringen, der er vigtigst. En undersøgelse af økonomien involverer ofte både revisor, advokat og IT-sagkyndig. → Intern undersøgelse af økonomien: hvem undersøger?
En kunde påstår, at I har lovet noget, I ikke kan finde
- Saml korrespondancen selv, og bed IT bevare den relevante postkasse.
- Advokat, hvis tvisten vokser.
- IT-sagkyndig, hvis ægtheden af mails eller dokumenter bliver bestridt.
Her er der sjældent travlt med sikring, men det er stadig godt at stoppe automatisk sletning.
Mailkontoen er overtaget af en uvedkommende
- IT: sikr loggen, før adgangskoder nulstilles og regler fjernes.
- IT-sagkyndig, hvis sagen kan få økonomiske følger.
- Forsikringsselskabet og advokaten.
Her skal sikring og oprydning ske i den rigtige rækkefølge, ellers forsvinder de spor, der viser, hvad der skete. → Hacket mailkonto: sikr sporene først
Hvad sker der, hvis rækkefølgen er forkert?
De fleste fejl i starten af en sag handler ikke om, at virksomheden ringede til den forkerte, men om, at den ringede i den forkerte rækkefølge. Tre mønstre går igen:
- Advokaten først, men ingen bevarer imens. Advokaten har først tid i morgen, og i mellemtiden bliver den fratrådtes computer geninstalleret til en ny kollega. Sagen kan stadig føres, men det vigtigste spor er væk.
- IT først, og IT undersøger. IT får besked på at “se, hvad der er sket”, og åbner postkassen, flytter filer og nulstiller adgangskoden. Det er gjort i god tro, men det er svært at vise bagefter, hvad der var der fra starten.
- Den IT-sagkyndige først, uden et juridisk mål. Data bliver sikret korrekt, men ingen har afklaret, hvad der må gennemgås. Så venter undersøgelsen, og det koster tid.
Løsningen er næsten altid den samme: Bevar med det samme gennem IT, få advokaten på samme dag, og lad den IT-sagkyndige sikre og undersøge inden for det, advokaten har afklaret. → Fejl, ledelsen begår i de første timer
Tjekliste til det første opkald
Uanset hvem I ringer til, får I mere ud af samtalen, hvis I har det vigtigste klar. Tjeklisten kan printes.
- ☐ En kort beskrivelse af, hvad der er sket, og hvornår mistanken opstod.
- ☐ Hvem sagen handler om, og om personen stadig er ansat.
- ☐ Hvilket udstyr og hvilke konti der kan være relevante.
- ☐ Hvem der driver jeres IT, og om de kender til sagen.
- ☐ Hvad I allerede har gjort, også det, der måske ikke var smart.
- ☐ Hvem I allerede har talt med, og hvad der blev aftalt.
- ☐ Om det haster, og hvorfor.
Hold beskrivelsen saglig. Skriv det, I har set, ikke det, I tror. Har I allerede talt med en af de andre rådgivere, så fortæl det. Det undgår, at to rådgivere giver jeres IT modstridende besked, og at det samme arbejde bliver gjort to gange.
→ Det første opkald til en IT-sagkyndig: det skal I have klar
Det skal I ikke gøre, mens I venter
- Lad være med at bede IT om at “kigge lidt på det”. Bed dem bevare, ikke undersøge.
- Lad være med at kontakte den, sagen handler om.
- Lad være med at sende materiale rundt på mail til flere rådgivere, før I har aftalt, hvem der gør hvad.
- Lad være med at vente på, at advokaten har tid, hvis data kan forsvinde. Bevaring kan sættes i gang uden advokaten.
Den lille virksomhed uden IT-afdeling
Har I ingen IT-afdeling, er det typisk en ekstern leverandør eller en enkelt person, der kender adgangskoderne. Så er første opkald ofte til den person, med en meget præcis besked: Slet intet, nulstil intet, og bekræft på skrift, at automatisk sletning er stoppet for de konti, det drejer sig om. Mere skal leverandøren ikke gøre i første omgang.
Er den person, der kender adgangskoderne, selv en del af sagen, eller er vedkommende netop stoppet, så ring direkte til en IT-sagkyndig og en advokat. Det er en af de situationer, hvor rækkefølgen betyder mest.
Ligger driften hos en ekstern leverandør, kan I typisk kræve bistand efter jeres kontrakt. Det er godt at vide, hvad der står i den, før der opstår en sag. → Når IT-driften ligger hos en ekstern leverandør
Spørgsmål, vi ofte får
Skal advokaten eller vi selv bestille den IT-sagkyndige?
Det kan gøres begge veje, og det har betydning for fortrolighed og for, hvem rapporten går til. Tal med advokaten om det. Har I endnu ingen advokat, kan I selv bestille sikringen, så data ikke går tabt, og inddrage advokaten bagefter. → Skal advokaten eller virksomheden bestille?
Kan vores egen IT ikke bare lave sikringen?
Jeres egen IT kan stoppe sletning og sætte bevarelse. Selve sikringen og gennemgangen bør laves af en, der ikke er en del af den daglige drift, når sagen kan ende i en tvist. Det gør det lettere at stå på resultatet, også hvis modparten stiller spørgsmål ved det. → Egen IT, IT-leverandør eller uvildig IT-sagkyndig?
Hvordan vælger vi en IT-sagkyndig?
Se på uafhængighed, erfaring med sager, der ender i retten, og om vedkommende kan forklare metoden i almindeligt sprog. Spørg også, om der er lavet et konflikttjek, så den sagkyndige ikke har arbejdet for modparten. → Sådan vælger virksomheden en uvildig IT-ekspert
Hvordan arbejder advokat, IT-sagkyndig og vores IT sammen?
Advokaten styrer det juridiske, den IT-sagkyndige det tekniske, og jeres IT giver adgang og bevarer efter aftale. Én person i virksomheden holder sammen på det hele og fører en log over, hvem der er kontaktet, og hvad der er aftalt. → Advokat, IT-sagkyndig og intern IT i samme sag
Hvornår skal advokaten senest ind?
Senest når der skal træffes en beslutning over for en medarbejder, eller når der er kommet et brev fra en modpart. Ofte er det bedst at ringe samme dag som det første opkald. → Hvornår skal advokaten ind i sagen?
Hvad er en IT-sagkyndig egentlig?
En person, der sikrer og undersøger digitale data uvildigt og kan forklare resultatet, så det kan bruges i en tvist. → Hvad er en IT-sagkyndig?
Efter de første opkald
Når de første opkald er foretaget, skal der være én i virksomheden, der holder sammen på sagen. Den person holder styr på, hvem der er kontaktet, hvad der er aftalt, og hvad der mangler. Skriv det ned i en enkel log med dato og klokkeslæt. Det gør det lettere for advokaten og den IT-sagkyndige at arbejde sammen, og det viser senere, at I handlede hurtigt og ordentligt.
Ordforklaringer
IT-sagkyndig: En uvildig fagperson, der sikrer og undersøger digitale data og dokumenterer metoden, så resultatet kan efterprøves.
Hold: En indstilling, der bevarer indholdet af en postkasse eller et cloud-lager, også det, der slettes.
Sikring: En dokumenteret kopi af data, taget uden at ændre originalen.
Konflikttjek: Et tjek af, at rådgiveren ikke har arbejdet for modparten eller på anden måde er bundet i sagen.
Fogedforretning: En hurtig retslig behandling, der blandt andet kan bruges til at sikre beviser hos en modpart. Det er advokatens område.
Når det haster
Nielco IT er IT-sagkyndig for virksomheder og arbejder for virksomheder, advokatkontorer og kuratorer i hele landet. I akutte sager kan Nielco IT være på stedet inden for få timer, og sikringen kan begynde samme dag, hvis det praktisk kan nås. Hastesager koster ekstra, så sig tydeligt, om det haster, og hvorfor. → Pris og tilbud
Skal der sikres flere steder på én gang, for eksempel på to adresser eller hos flere medarbejdere samtidig, kan det løses ved, at Nielco IT tilknytter en konsulent, der arbejder som IT-sagkyndig i Nielco IT’s regi. Sig derfor i det første opkald, hvor mange lokationer, personer og enheder sagen omfatter. Så kan omfanget planlægges fra starten. Nielco IT laver et konflikttjek, før der gives et overslag, og påtager sig ikke opgaver for modparten i samme tvist.
Læs også: Fejl, ledelsen begår i de første timer · Hvornår skal advokaten ind i sagen?
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
