Jeres IT-leverandør kan typisk stoppe sletning, sætte bevarelse på konti, eksportere logs og levere oversigter over brugere og adgange. Det er jeres data, og leverandøren arbejder for jer. Men leverandøren gør kun det, der bliver bestilt, og kun inden for kontrakten. Bestil derfor skriftligt, præcist og med en frist, og bed om dokumentation for, hvad der er gjort.
Mange mindre og mellemstore virksomheder har ikke egen IT-afdeling. Driften ligger hos en leverandør, der kender systemerne bedst. Når der opstår en sag, er leverandøren derfor den første, der kan stoppe tabet af data. Artiklen beskriver, hvad I kan bede om, hvordan I formulerer det, og hvad leverandøren ikke bør gøre.
Det kan leverandøren typisk levere
- Stop for sletning: automatisk oprydning, sletning af fratrådte brugere, rotation af backup.
- Bevarelse: hold på postkasser og filer i Microsoft 365 eller Google Workspace, hvis licensen tillader det.
- Spærring: spærre en konto uden at slette den, og logge brugeren ud af alle enheder.
- Logs: eksport af login- og aktivitetslogs, før de udløber.
- Oversigter: brugere, roller, administratorer, registrerede enheder, videresendelsesregler.
- Backupkopier: tage relevante kopier ud af rotation.
- Adgang: give en IT-sagkyndig den adgang, der skal bruges til sikringen.
Det er bevaring og adgang. Leverandøren skal ikke undersøge indholdet.
Sådan formulerer I bestillingen
En mundtlig besked i telefonen bliver let misforstået, og den kan ikke dokumenteres bagefter. Skriv en kort mail eller brug leverandørens sagssystem. Bestillingen skal indeholde:
- hvem der bestiller, og at bestillingen er fortrolig,
- hvilke brugere, konti og enheder det drejer sig om,
- hvad der skal gøres, punkt for punkt,
- hvad der ikke må gøres, for eksempel sletning eller geninstallation,
- en frist, og hvem leverandøren skal svare til,
- et krav om skriftlig bekræftelse af, hvad der er gjort, og hvornår.
Et eksempel på formulering: “Vi beder jer om at stoppe al automatisk sletning for brugeren, sætte bevarelse på brugerens postkasse og OneDrive og eksportere loginloggen for de seneste 90 dage. Intet må slettes eller nulstilles. Bekræft på skrift, hvad der er gjort, og hvornår.”
Det skal leverandøren ikke gøre
- undersøge indholdet af postkasser, filer eller computere,
- geninstallere eller nulstille udstyr,
- slette konti efter sin sædvanlige procedure,
- fortælle andre hos jer om sagen,
- give den, sagen handler om, besked om ændringer.
Leverandørens medarbejdere kan kende den, sagen handler om. Bed om, at kun de nødvendige personer hos leverandøren involveres, og at sagen behandles fortroligt. Bed også om navnene på dem, der har arbejdet med sagen, så I senere kan redegøre for, hvem der har haft adgang.
Hvad siger kontrakten?
Tjek jeres kontrakt for, hvad leverandøren er forpligtet til, og hvad det koster. Mange kontrakter siger ikke noget om bistand ved bevissikring, og så bliver det en ekstraopgave. Det er ikke et problem, men aftal pris og tidsramme. Tjek også databehandleraftalen, som ofte beskriver, hvordan leverandøren skal hjælpe jer med at udlevere og beskytte data.
Mangler kontrakten krav om logs og bistand, er det et punkt til næste forhandling.
→ IT-leverandørkontrakten: krav om logs og bistand ved bevissikring
Er logningen overhovedet slået til?
En leverandør kan ikke levere logs, der ikke findes. Spørg allerede nu, hvilke logs der er slået til, og hvor længe de gemmes. Det afhænger af licens, opsætning og leverandørens egne systemer.
→ Er auditloggen slået til? Spørgsmål til IT-leverandøren
Når leverandøren ikke vil eller ikke kan
Det kan ske, at leverandøren trækker tiden, ikke svarer klart eller ikke vil udlevere data. Skriv ned, hvad I har bedt om, og hvornår. Giv en klar frist. Henvis til kontrakten og databehandleraftalen. Kommer der stadig ikke noget, er det en sag for advokaten.
→ IT-leverandøren vil ikke udlevere adgange eller data
Når leverandøren selv kan være en del af sagen
Nogle sager handler om leverandøren: et sikkerhedsbrud, en fejl i backup, timer, der ikke er brugt, eller adgange, der er misbrugt. Så kan leverandøren ikke stå for bevarelsen alene. Bed stadig om, at intet slettes, men lad en uvildig IT-sagkyndig sikre data, og tal med advokaten om, hvordan I skaffer adgang. Advokatsitet beskriver sagen set fra den side, hvor leverandøren er part.
→ Når klienten er IT-leverandøren: egen dokumentation
Når I skifter leverandør midt i sagen
Skifter I leverandør, mens der kører en sag, eller er kontrakten opsagt, skal I sikre jer data og logs, før den gamle leverandør lukker adgangene. Ellers kan vigtige oplysninger forsvinde i overgangen.
→ Opsigelse af IT-leverandør: sikr data
Når data ligger hos flere leverandører
Ofte er der ikke kun én leverandør. Mail og filer ligger i en cloudtjeneste, økonomisystemet hos en anden, telefonien hos en tredje, og hjemmesiden hos et bureau. Driftsleverandøren har ikke nødvendigvis adgang til det hele. Lav en liste over, hvor jeres data ligger, og hvem der kan stoppe sletning hvert sted. Send en bestilling til hver, der er relevant for sagen, og hold styr på svarene.
Store cloudtjenester har sjældent en person, I kan ringe til. Her er det jeres administrator, typisk driftsleverandøren, der skal bruge tjenestens egne funktioner til bevarelse og eksport. Tjek, at den, der har administratorrettighederne, er en, I kan stole på i sagen.
Hvad koster det?
Bevaring tager som regel ikke lang tid, men eksport af logs og hjælp til en IT-sagkyndig kan være en ekstraopgave. Bed om et overslag, men lad ikke bevarelsen vente på det. Skriv i bestillingen, at bevaring skal ske straks, og at pris for den øvrige bistand aftales bagefter.
Hvem gør hvad?
- Sagsejer · Bestiller skriftligt, følger op
- IT-leverandør · Bevarer, eksporterer, giver adgang
- IT-sagkyndig · Sikrer og undersøger
- Advokat · Vurderer kontrakten og tvister med leverandøren
Typiske fejl
- At ringe og bede om “hjælp” uden at skrive ned, hvad der er bestilt.
- At lade leverandøren gennemgå medarbejderens postkasse.
- At glemme, at leverandørens sædvanlige procedure for fratrådte brugere kan slette data.
- At vente på et tilbud, mens logs udløber.
Forbered jer, før der sker noget
Det er lettere at få hjælp, når I har aftalt det på forhånd. Bed leverandøren om en kort beskrivelse af, hvad de kan levere i en bevissag, og hvem der er kontaktperson. Læg den i jeres beredskab sammen med en liste over systemer og administratorer.
Spørg også, hvem hos leverandøren der har administratoradgang til jeres systemer, og hvordan deres handlinger logges. Det er nyttigt at vide i alle sager, og helt afgørende, hvis mistanken en dag skulle falde på en af leverandørens egne medarbejdere. Aftal desuden, at leverandøren ikke sletter fratrådte brugere uden en skriftlig besked fra jer. Det ene punkt forhindrer mange af de tab af data, der ellers sker i stilhed, når en medarbejder stopper.
Læs også: Hvad får I ud af en IT-undersøgelse, og hvordan læser ledelsen rapporten? · Beslutningstræ: skal vi sikre data nu, eller kan det vente?
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
