Bevaring skal næsten altid ske nu, fordi den er billig og ikke afslører noget. Den egentlige sikring, hvor en IT-sagkyndig tager forensiske kopier, kan nogle gange vente nogle dage. Den skal ske med det samme, hvis data kan forsvinde, ændres eller blive overskrevet inden for kort tid. Beslutningstræet nedenfor tager udgangspunkt i den situation, I står i, ikke i juridiske retsmidler.
Mange ledere tøver, fordi de ikke vil gøre sagen større, end den er. Det er en forståelig tanke, men den blander to ting sammen. At bevare data er ikke en anklage. Det er en sikkerhedsforanstaltning, der holder alle muligheder åbne. Om I senere vil bruge dataene, kan I tage stilling til, når I ved mere.
Advokatsitet har et beslutningstræ, der tager udgangspunkt i de juridiske skridt. Hubben forklarer, hvordan data forsvinder dag for dag. Her handler det om virksomhedens praktiske situation.
→ Beslutningstræ: skal data sikres nu, eller kan det vente? (for advokater)
→ Hvad koster det at vente? Data, der forsvinder dag for dag
Skel mellem bevaring og sikring
- Hvem · Bevaring: Egen IT eller leverandør · Sikring: IT-sagkyndig
- Hvad · Bevaring: Stop sletning, hold på konti · Sikring: Forensiske kopier med dokumentation
- Hvornår · Bevaring: Altid med det samme · Sikring: Efter beslutningstræet
Bevaring koster typisk lidt og kan laves i stilhed. Gør det nu, uanset hvad I beslutter om resten.
Konkret betyder bevaring, at IT:
- stopper automatisk sletning af konti, postkasser og filer for de relevante personer,
- spærrer konti, der skal lukkes, uden at slette dem,
- tager relevante backupkopier ud af rotation,
- lægger udstyr til side i stedet for at geninstallere det,
- noterer, hvad der er gjort, og hvornår.
Beslutningstræet
Gå spørgsmålene igennem i rækkefølge. Hvert ja betyder: sikr nu, eller i hvert fald inden for et døgn.
1. Skal udstyret bruges af en anden snart?
En computer, der skal geninstalleres til en ny medarbejder, eller en telefon, der skal nulstilles, mister sine spor i samme øjeblik. Ja: Stop det, og sikr nu.
2. Slettes eller udløber data automatisk?
Konti for fratrådte brugere slettes ofte efter en fast periode. Login- og aktivitetslogs gemmes kun i en begrænset tid, afhængig af licens og opsætning. Backup roteres. Ja: Bevar straks, og sikr, før fristen udløber.
→ Hvor længe skal virksomheden gemme logs?
3. Har nogen stadig adgang, som ikke burde have det?
En tidligere medarbejder, en fratrådt partner eller en ukendt person, der logger ind, kan ændre eller slette data. Ja: Sikr loggen, før adgangen lukkes, og luk derefter adgangen. Gør det i den rækkefølge, men uden at vente.
4. Ved den, sagen handler om, at I har en mistanke?
Hvis personen ved det, eller sandsynligvis snart får det at vide, er der risiko for, at data bliver slettet. Ja: Sikr nu.
5. Skal der træffes en beslutning om en medarbejder snart?
En afskedigelse, fritstilling eller bortvisning gør det synligt, at der er en sag. Ja: Sikr, før beslutningen meddeles.
6. Er der sket et angreb eller et brud?
Oprydning og genopretning fjerner spor. Ja: Sikr parallelt med genopretningen, og bed om, at intet slettes uden aftale.
7. Har I modtaget et krav, et brev eller en henvendelse fra en modpart?
Så kan der være en pligt til at bevare data, og modparten kan senere spørge, hvad I gjorde. Ja: Bevar straks, og tal med advokaten om sikring.
8. Ingen af delene?
Så kan selve sikringen ofte vente nogle dage, mens I får rådgivning. Bevar data, skriv ned, hvad I har gjort, og sæt en dato for, hvornår I tager stilling igen.
Typiske situationer
Medarbejder har sagt op og skal til en konkurrent. Udstyr afleveres, og kontoen skal lukkes ved fratræden. Spørgsmål 1, 2 og 5 giver ja. Sikr nu.
Mistanke om uregelmæssigheder i økonomien, ingen ved noget endnu. Spørgsmål 2 kan give ja for logs. Bevar straks, sikr logs, før de udløber, og planlæg resten med advokaten.
En kunde påstår, at I har lovet noget. Typisk ingen af spørgsmålene. Bevar korrespondancen og vent med sikring, til det er klart, om sagen vokser.
Mailkontoen er overtaget. Spørgsmål 3 og 6 giver ja. Sikr loggen og reglerne i postkassen, før I nulstiller.
Fredag eftermiddag
Mange mistanker opstår lige før en weekend eller en ferie. Det gør ikke data mere stabile. Automatisk sletning kører også i weekenden, og en medarbejder med adgang kan bruge den. Bevar før weekenden, og vurder, om sikringen kan vente til mandag.
→ Mistanken opstår fredag eftermiddag
Hvad det koster at vente
Data, der først er væk, kan sjældent skaffes tilbage. Nogle spor kan genskabes fra andre kilder, men ikke alle, og det tager ofte længere tid og koster mere end en sikring i tide. Omvendt kan en sikring, der viser sig ikke at være nødvendig, gemmes og slettes igen, når sagen er afsluttet.
Det skal I ikke gøre, mens I beslutter jer
- Lad være med at kigge i udstyret for at se, om det er nødvendigt at sikre.
- Lad være med at lade IT “teste”, om data stadig er der.
- Lad være med at give medarbejderen besked om, at udstyret skal afleveres tidligere end planlagt, uden en plan.
- Lad være med at lade beslutningen hænge hos en, der ikke har mandat.
Hvis I allerede har ventet
Måske er der gået uger, før mistanken blev taget alvorligt. Det betyder ikke, at det er for sent. Nogle spor ligger længe, for eksempel i filer, backup eller hos kolleger og kunder. Start med bevaring i dag, og bed en IT-sagkyndig vurdere, hvad der stadig kan sikres. Skriv ned, hvornår mistanken opstod, og hvorfor I ikke handlede før. Det er bedre at have en ærlig forklaring end ingen.
Hvem beslutter?
Sagsejeren beslutter, gerne efter en kort snak med advokaten og den IT-sagkyndige. IT kan sige, hvad der udløber hvornår, men skal ikke selv tage stilling til, om en sag skal sikres. Skriv beslutningen ned med dato og begrundelse. Det gælder også, hvis I beslutter at vente. En kort note som “bevaring sat i gang den 4. marts, sikring udskudt til efter mødet med advokaten den 6. marts, fordi intet udløber før” er nok. Den viser senere, at beslutningen var gennemtænkt, og den gør det let at følge op, hvis situationen ændrer sig undervejs.
Når det haster
Er svaret ja på et af spørgsmålene, så ring i dag. Nielco IT arbejder i hele landet og kan i akutte sager være på stedet inden for få timer. Hastesager koster ekstra, så sig det tydeligt, hvis det haster, og hvorfor.
Læs også: Når IT-driften ligger hos en ekstern leverandør: det kan I kræve · Alt, I skriver om sagen, kan blive bevis
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
