Undersøgelse af firmatelefonen

Firmatelefonen er det stykke udstyr, der følger medarbejderen tættest. Den har opkald, sms’er, beskeder i apps, billeder, kalender og ofte adgang til mail og cloudlagre. I sager om fratrædelser, kundeflugt og konflikter mellem kolleger er den derfor ofte vigtigere end computeren.

Den er også det mest skrøbelige bevis. En telefon kan fjernslettes, låses til en privat konto eller nulstilles med få tryk. Beskeder kan være sat til at forsvinde. Og den indeholder næsten altid private oplysninger. Det stiller krav til, hvordan I håndterer den, fra det øjeblik den er i jeres hænder.

Når telefonen bliver relevant

• En sælger stopper, og I vil vide, om kunderne er blevet kontaktet fra telefonen før fratrædelsen.
• En medarbejder har brugt WhatsApp eller sms til kundekontakt, og samtalerne er nu en del af en tvist.
• En kollega klager over beskeder, der er sendt fra en firmatelefon.
• En telefon er afleveret nulstillet eller låst.
• En medarbejder nægter at aflevere telefonen eller vil købe den.

→ Kundekontakt på WhatsApp og sms

Sådan opbevarer I telefonen

Når telefonen er afleveret, gælder fire enkle regler:

1. Lad den være tændt, hvis den er tændt. En genstart kan gøre det sværere at få adgang til data.
2. Hold den opladet. Sæt den til strøm, hvor ingen bruger den.
3. Afskær den fra netværket, hvis det kan gøres uden at slukke. Det beskytter mod fjernsletning. Spørg, hvis I er i tvivl om hvordan.
4. Kig ikke i den. Åbn ikke apps, og læs ikke beskeder, heller ikke “bare for at se”. Notér, hvem der har haft den.

Har I en MDM-løsning, der styrer firmatelefonerne, skal I sikre jer, at den ikke er sat til at slette telefonen automatisk, når medarbejderen fjernes fra systemet. → MDM og firmatelefoner

Hvad må I?

At telefonen er betalt af virksomheden, giver ikke automatisk adgang til alt indhold. Mange firmatelefoner bruges også privat, og medarbejderen kan have private beskeder, billeder og helbredsdata på den. Hvad I må, afhænger af jeres aftaler om privat brug, IT-politikken, om der er varslet kontrol, og databeskyttelsesreglerne. Afklar det med jeres advokat, før telefonen gennemgås. → Må vi gennemgå firmatelefonen?

Sikringen af telefonen er noget andet end gennemgangen. Sikringen bevarer data, så de ikke går tabt. Om og hvordan de må gennemgås, kan afgøres bagefter.

Er det medarbejderens private telefon, gælder andre og strengere forhold. → Må vi bede om beskeder fra medarbejderens private telefon?

Hvad en undersøgelse kan vise

Ved en sikring laves et udtræk af telefonens data med værktøjer, der er lavet til formålet. Udbyttet varierer med telefonens type, softwareversion og om koden er kendt. Typisk kan en undersøgelse belyse:

• opkald og sms’er i en bestemt periode,
• beskeder i apps som WhatsApp, Teams og Messenger, hvis de ligger på telefonen,
• billeder af dokumenter, skærme eller tavler,
• hvilke apps og konti der har været i brug, herunder private lagre,
• om data er slettet, og om telefonen er nulstillet.

Mange beskeder ligger kun på telefonen. Andre findes også i en cloudbackup. Derfor ser undersøgelsen også på, hvor telefonen har synkroniseret til.

Den proceduremæssige side, set fra advokatens bord, er beskrevet på advokatsitet. → Sikring af mobiltelefonen i en civil sag

Telefonen er låst eller nulstillet

Kender I ikke koden, så lad være med at gætte. For mange forkerte forsøg kan låse telefonen yderligere eller slette den. Bed medarbejderen om koden skriftligt, og notér svaret. → Medarbejderen vil ikke oplyse adgangskoden

Er telefonen bundet til medarbejderens private Apple-ID, kan I ikke selv fjerne låsen. → Firmatelefonen er låst til et privat Apple-ID

Er telefonen nulstillet, er data på selve telefonen som regel væk. Men abonnementet, cloudbackuppen og de tjenester, telefonen var koblet til, kan stadig rumme spor. → Teleudbyderens erhvervsportal

Typiske fejl

• At give telefonen videre til en ny medarbejder, før sagen er afklaret.
• At fjerne medarbejderen fra MDM, så telefonen slettes automatisk.
• At tage skærmbilleder af beskeder i stedet for at sikre telefonen.
• At sælge telefonen til medarbejderen ved fratrædelsen uden at have sikret den først. → Medarbejderen vil købe firmatelefonen

Hvem der sikrer telefonen

Nielco IT er John Nielsen, IT-sagkyndig med retssagserfaring og mere end 30 års erfaring med IT-sikkerhed. Opgaver løses i hele landet, og i akutte sager kan John Nielsen være på stedet inden for få timer. Hastesager koster ekstra. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne.

Afgrænsning

Firmatelefoner sikres og undersøges i civile sager og interne undersøgelser. Er en medarbejder udsat for digital stalking, kan Nielco IT hjælpe med at sikre spor. Se stalking-hjælp og afgrænsningen.

Ring 70 13 63 23, eller læs om digital bevissikring hos Nielco IT.