For bestyrelser

Når mistanken retter sig mod direktionen, eller sagen er så stor, at den kræver bestyrelsens beslutning, skal undersøgelsen styres uden om dem, den handler om. Se også Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen.

Medarbejderen siger op og stopper

• Direktør eller ledende medarbejder fratræder i konflikt Når en direktør eller leder fratræder i konflikt, skal bestyrelsen sikre adgange til systemer, bank, domæne og mailboks. Her er rækkefølgen og rollerne.

Mistanke mod en medarbejder

• Mistanke mod IT-administratoren: når den mistænkte har nøglerne Mistanke mod jeres IT-administrator? Sådan beslutter ledelse og bestyrelse, hvem der tager over, og hvordan I undgår at advare og at miste data.
• En leder misbruger sin adgang til andres mail og filer Mistanke om, at en leder bruger sin adgang til at læse andres mail og filer? Sådan håndterer bestyrelse og IT sagen, sikrer loggen og beskytter de berørte.

HR-sager: chikane, krænkelser og konflikter

• Leder anklaget for krænkelser: dokumentation til begge sider En leder er anklaget for krænkelser. Sådan sikrer HR og bestyrelse data hos både klager og leder, så undersøgelsen bliver fair og holder bagefter.

Intern undersøgelse trin for trin

• Whistleblowerordningen og digitale beviser En indberetning peger på mails, filer eller logs? Sådan sikrer I de digitale spor hurtigt og bredt uden at afsløre indberetteren. Praktisk guide.
• Undersøgelsesrapporten: en struktur, ledelsen kan bruge Hvad skal en rapport fra en intern undersøgelse indeholde? En struktur, som ledelse og bestyrelse kan beslutte ud fra: konklusion, grundlag og usikkerhed.

Første timer og valg af hjælp

• IT-sikkerhedsfirma, revisionsfirma eller IT-sagkyndig: hvad er forskellen? Forensic hos et revisionsfirma, et IT-sikkerhedsfirma eller en IT-sagkyndig? Forskellene forklaret neutralt til ledere og bestyrelser, der skal vælge hjælp
• Hvad får I ud af en IT-undersøgelse, og hvordan læser ledelsen rapporten? Hvad indeholder en forensic rapport, og hvordan læser ledelsen den? Konklusion, usikkerhed og næste beslutning forklaret for ledere og bestyrelser.

Ledelse, bestyrelse og ejere

• Ejertvist og partnerbrud: sikring af fælles systemer Ejertvist eller partnerbrud? Sådan kortlægger I adgange til mail, domæne og data og sikrer historikken, før administratorrettigheder bliver et våben.
• Mistanke mod direktøren: hvem undersøger, og hvordan? Mistanke mod direktøren? Sådan beslutter bestyrelsen, hvem der undersøger, bestiller og modtager rapporten, når toppen er part og har adgang til alt.
• Bestyrelsen modtager en alvorlig henvendelse: de første skridt Har bestyrelsen modtaget en alvorlig eller anonym henvendelse? De første skridt: sikring af henvendelsen, uafhængighed og protokol, før der tages stilling.
• Bestyrelsen vil have en uvildig undersøgelse: sådan bestilles den Bestyrelsen vil have en uvildig undersøgelse. Sådan skriver I opdraget, sikrer uafhængigheden og beslutter, hvornår eksterne skal ind i sagen.
• Rapportering til bestyrelsen om en intern undersøgelse Sådan orienterer direktionen bestyrelsen om en intern undersøgelse: hvad, hvornår og hvor detaljeret, og hvordan protokollen formuleres sagligt.
• Bestyrelsens spørgsmål om bevisberedskab Spørgsmål, bestyrelsen kan stille direktionen om bevisberedskab: logs, backup, roller og leverandører, så virksomheden er klar, hvis en sag opstår.
• Ledelsens IT-beslutninger: dokumentér dem, før de bliver et ansvarsspørgsmål Ledelsens IT-beslutninger kan blive et ansvarsspørgsmål. Sådan dokumenterer direktion og bestyrelse valg, fravalg og risici, før en hændelse sker.
• Bestyrelsesmedlemmer, der bruger privat mail Bestyrelsesmateriale på private mailkonti er svært at finde og sikre. Sådan flytter bestyrelsen arbejdet hjem, og sådan håndteres det, der ligger privat.
• Ledelsesansvarsforsikringen: når ledelsen er under mistanke, eller kravet kommer Når ledelsen er under mistanke, eller et krav rejses: sådan sikrer bestyrelse og direktion data og dokumentation, som ledelsesansvarsforsikringen beder om.
• Mistanke om, at en medejer flytter værdier ud af selskabet Mistanke om, at en medejer overfører penge eller værdier ud af selskabet? Sådan sikrer selskabet bank, bogføring og adgange, før I konfronterer nogen.
• Familievirksomheder: når konflikten også er i familien Når konflikten i familievirksomheden også handler om adgange og data. Sådan sikrer ejere og bestyrelse dokumentationen roligt og uden at optrappe striden.

Økonomi og uregelmæssigheder

• Mistanke om besvigelser: uregelmæssigheder i bogføringen Mistanke om besvigelser? Fakturaer, der ikke passer, og ændrede posteringer. Sådan sikrer ledelse og økonomi regnskabsdata, før undersøgelsen begynder.
• Revisoren har fundet noget: næste skridt for ledelsen Revisoren har opdaget uregelmæssigheder. Her er ledelsens og bestyrelsens næste skridt, og sådan fordeles opgaverne mellem revisor og IT-sagkyndig.
• Intern undersøgelse af økonomien: revisor, advokat eller IT-sagkyndig? Skal en intern undersøgelse af økonomien ledes af revisor, advokat eller IT-sagkyndig? Beslutningsstøtte til bestyrelse og ejere om roller og rækkefølge.

Bevisberedskab, politikker og kontrakter

• Bevisberedskab: vær klar, før sagen opstår Hvad er bevisberedskab, og hvad skal virksomheden have på plads, før en sag opstår? En praktisk gennemgang for ledelse, IT og bestyrelse i små firmaer.
• Øv en bevissag: skrivebordsøvelse for ledelsen Sådan holder ledelsen en skrivebordsøvelse om en sag med digitale beviser. Med et fiktivt scenarie, spørgsmål til hver fase og en plan for opfølgningen.
• NIS2 og bevisberedskab: hvad betyder kravene i praksis? Hvad betyder NIS2 for logning, hændelser og dokumentation i praksis? Bevis- og logningsvinklen på kravene, forklaret for IT-ansvarlige og bestyrelser.

Brancher og virksomhedstyper

• Foreninger: kassereren, MobilePay og Facebook-gruppen Uregelmæssigheder hos kassereren, eller har en tidligere formand stadig adgange? Handleplan for frivillige bestyrelser: sikr bank, MobilePay og konti.
• Ejendomsadministration: beboerdata og skift af administrator Skifter foreningen administrator, og kommer data ikke med? Handleplan for bestyrelser og nye administratorer: aftal udlevering og bevar historikken.

Tjeklister og skabeloner

• Skabelon: kommissorium for en intern undersøgelse Skabelon til et kommissorium for en intern undersøgelse: formål, afgrænsning, mandat, data, frister og modtager af rapporten. Til ledelse og bestyrelse.

Brug for hjælp udefra?

• Det haster Data kan forsvinde i dag. Ring 70 13 63 23. Hastesager koster ekstra.
• IT-sagkyndig for virksomheder Uvildig sikring og undersøgelse af digitale beviser i hele landet.
• Intern IT-undersøgelse Når mistanken skal afklares, før I beslutter noget.
• Beskriv jeres sag Hvad I skal skrive, og hvad der sker bagefter. Fortrolighedsaftale på forespørgsel.

Afgrænsning

Siden handler om civile sager, interne undersøgelser og udenretlige tvister. Læs mere om, hvad der ligger uden for: Afgrænsning.