Når et krav mod ledelsen rejses, eller når der opstår mistanke om, at en direktør eller et bestyrelsesmedlem har handlet forkert, er det første, der skal ske, at dokumentationen bevares. Forsikringsselskabet, advokaterne og eventuelt en domstol vil senere spørge, hvad ledelsen vidste og besluttede. Svaret ligger i mails, referater, filer og logs, som kan forsvinde, hvis ingen stopper den almindelige sletning.
Artiklen er til bestyrelsesmedlemmer og direktører i virksomheder, der har en ledelsesansvarsforsikring, ofte kaldet D&O-forsikring. Den handler om den digitale side: hvad I selv skal have sikret, og hvad I skal være opmærksomme på, når I underretter forsikringen. Den handler ikke om, hvad forsikringen dækker. Det står i jeres police.
To typiske situationer
Kravet kommer udefra. En kurator, en ejer, en långiver eller en køber af virksomheden mener, at ledelsen har handlet ansvarspådragende. Kravet kommer ofte som et brev fra en advokat.
Mistanken opstår indefra. Bestyrelsen eller en ny direktør opdager forhold, som kan føre til et krav mod en tidligere eller nuværende leder. Her er virksomheden selv den, der undersøger.
I begge tilfælde er der flere interesser i spil. Virksomheden, de enkelte ledelsesmedlemmer og forsikringsselskabet ønsker ikke nødvendigvis det samme. Det er en af grundene til, at hver part kan have brug for sin egen rådgivning. Tal med advokaten om det tidligt.
Hvad gør I nu?
- Stop sletning. Bed IT bevare postkasser, filer og logs for de relevante personer og perioder. Det gælder også personer, der er fratrådt. → I har modtaget et krav om at bevare data
- Find policen frem. Se efter krav til, hvornår og hvordan forsikringsselskabet skal underrettes, og om I skal have samtykke, før I bruger penge på rådgivning eller undersøgelser.
- Underret forsikringsselskabet. Gør det skriftligt og i god tid. Beskriv sagen kort og sagligt. → Underret forsikringsselskabet: hvornår og med hvad?
- Saml ledelsens beslutningsgrundlag. Referater, protokoller, bestyrelsesmateriale, beslutningslogs og rapporter fra rådgivere.
- Hent advokatbistand. Både til selve kravet og til spørgsmålet om, hvem der repræsenterer hvem.
Det skal bestyrelsen have sikret
Ledelsens ansvar vurderes typisk ud fra, hvad ledelsen vidste eller burde vide på det tidspunkt, beslutningen blev truffet. Derfor er det materiale fra perioden, der tæller.
- ☐ Bestyrelsesmateriale fra portalen eller fra mail, inklusive bilag
- ☐ Protokoller og referater med tidspunkter
- ☐ Mails mellem direktion, bestyrelse og rådgivere
- ☐ Rapporter og anbefalinger fra revisor, advokat og IT-leverandør
- ☐ Regnskabsdata og ændringslog fra økonomisystemet for perioden
- ☐ Beskeder i grupper eller chats, hvor sagen er drøftet
- ☐ Materiale hos udtrådte ledelsesmedlemmer, hvis det kan skaffes lovligt
Har ledelsen ført en beslutningslog, er den ofte værdifuld her. → Dokumentér ledelsens IT-beslutninger
Når den, der er under mistanke, sidder i ledelsen
Er mistanken rettet mod en siddende direktør eller et bestyrelsesmedlem, må vedkommende ikke styre bevarelsen. Formanden, eller et andet bestyrelsesmedlem uden forbindelse til sagen, giver IT en direkte instruks. Notér, hvornår instruksen er givet, og hvad den omfattede.
Det kan være nødvendigt at begrænse den mistænktes adgang til bestemte systemer under undersøgelsen. Det skal ske varsomt og efter rådgivning, fordi personen stadig kan have en rolle og rettigheder i selskabet.
→ Mistanke mod direktøren: hvem undersøger, og hvordan?
Hvem gør hvad?
- Formand · Ejer sagen og giver instruks til IT
- Advokat · Krav, police og interessekonflikter
- IT · Bevarer data efter instruks
- IT-sagkyndig · Sikrer og dokumenterer data
- Økonomi · Bevarer regnskabsdata og bankspor
Det skal I lade være med
- At rydde op. Selv almindelig oprydning i mapper eller mails efter, at kravet er rejst, kan se ud som et forsøg på at skjule noget.
- At skrive vurderinger til forsikringsselskabet, før I kender sagen. Hold jer til fakta.
- At lade den enkelte leder selv aflevere “det relevante”. Lad sikringen omfatte det hele inden for afgrænsningen, og lad udvælgelsen ske bagefter.
- At bruge den samme rådgiver for alle parter uden at overveje det.
- At glemme frister. Policer har ofte krav til, hvor hurtigt en sag skal anmeldes.
Hvad dækker forsikringen af undersøgelsen?
Det varierer. Nogle policer dækker omkostninger til undersøgelse og forsvar, andre kun når bestemte betingelser er opfyldt. Spørg forsikringsselskabet, før I bestiller større opgaver, og få svaret skriftligt. → Dækker forsikringen bevissikring og en IT-undersøgelse?
Selv hvis dækningen er uafklaret, bør bevarelsen af data ikke vente. Bevarelse er billig i forhold til at miste materialet.
Gem al korrespondance med forsikringsselskabet samlet, med datoer. Notér også telefonsamtaler kort: hvem I talte med, hvornår, og hvad der blev sagt. Hvis der senere opstår uenighed om, hvornår sagen blev anmeldt, eller hvad selskabet har givet samtykke til, er det denne dokumentation, der tæller.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når der er et krav mod ledelsen, er det ofte en fordel, at data er sikret af en uafhængig part. Så kan ingen senere påstå, at materialet er udvalgt eller ændret af en, der havde interesse i udfaldet. En IT-sagkyndig kan sikre postkasser, filer og logs og dokumentere, hvad der er sikret, så det kan efterprøves.
Nielco IT er uvildig, sælger ikke produkter og tager ikke opgaver for modparten i samme tvist. Før et overslag laves der et konflikttjek. Haster det, kan sikringen ske hurtigt, men hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Når kravet kommer længe efter
Krav mod ledelsen kommer ofte år efter de beslutninger, de handler om. Det kan være efter et salg, efter en konkurs eller når en ny ledelse gennemgår gamle forhold. Så er de personer, der traf beslutningerne, måske fratrådt, og deres konti kan være lukket.
Her er det afgørende, hvad virksomheden har gemt undervejs. Tjek blandt andet:
- om postkasser fra fratrådte ledere er bevaret, eller om de er slettet efter fast praksis,
- om bestyrelsesportalen stadig indeholder materialet fra den relevante periode,
- om der findes backup, der går langt nok tilbage,
- om regnskabssystemet har en ændringslog, der viser, hvornår poster blev oprettet og rettet,
- om rådgivere, revisor eller IT-leverandøren har kopier af rapporter og korrespondance.
Hvis noget mangler, så skriv ned, hvad der mangler, og hvorfor. En forklaring som “postkassen blev slettet efter den almindelige slettepolitik to år efter fratrædelsen” er langt bedre end tavshed. Den viser, at der ikke er tale om en bevidst handling.
Forebyggelse: det, der gør en forskel næste gang
Den bedste forberedelse til et krav mod ledelsen er god dokumentation i hverdagen. Det betyder ikke mere papir, men faste vaner: korte, saglige referater, beslutninger med begrundelse, materiale i virksomhedens egne systemer og en slettepolitik, der tager højde for, at ledelsens beslutningsgrundlag kan blive efterspurgt længe efter.
Læs også: Bestyrelsesmedlemmer, der bruger privat mail · Mistanke om, at en medejer flytter værdier ud af selskabet
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
