Giv forsikringsselskabet besked så hurtigt som muligt, også før I har overblikket. Det er det korte svar. Mange policer kræver hurtig besked ved en sikkerhedshændelse, og nogle kræver, at I bruger selskabets egne leverandører eller får godkendt jeres valg, før arbejdet starter. Det, I sender først, behøver ikke være fyldestgørende. Det skal være rigtigt, og det skal være dokumenteret, at I sendte det.
Artiklen handler om den første kontakt og den løbende dialog. Hvad selskabet vil have dokumenteret efter ransomware, står i Ransomware: hvad skal forsikringsselskabet have dokumenteret?
Hvorfor timingen betyder noget
Forsikringsbetingelser indeholder ofte en pligt til at give besked uden ugrundet ophold, og nogle cyberpolicer har konkrete frister målt i timer eller dage. Gives beskeden for sent, kan det i værste fald påvirke dækningen.
Der er også en praktisk grund. Mange selskaber har et beredskab, der kan hjælpe med det samme: en hotline, en IT-leverandør til hændelser, en advokat med erfaring i persondata. Får I fat i dem tidligt, kan de hjælpe med at undgå fejl, der koster dyrt senere.
Hvornår skal I give besked?
Tænk det sådan: Hvis I tænker over, om I bør give besked, så gør det. Typiske situationer er:
- systemer er krypteret, eller der er en løsesumsbesked,
- en mailkonto er overtaget og brugt til at sende mails i jeres navn,
- I har betalt en falsk faktura eller overført penge efter en falsk mail, → Vi har betalt en falsk faktura
- persondata kan være kommet ud,
- en kunde eller leverandør påstår, at de har lidt et tab på grund af jer,
- en myndighed har henvendt sig om en hændelse.
Er I i tvivl, om hændelsen er dækket, så giv alligevel besked. Det er selskabet, der vurderer dækningen. I risikerer mere ved at vente end ved at melde en hændelse, der viser sig at være lille.
Hvad skal I have klar til det første opkald?
Det første opkald eller den første mail behøver ikke være lang. Hav dette klar:
- ☐ Policenummer og virksomhedens oplysninger
- ☐ Hvornår hændelsen blev opdaget, og af hvem
- ☐ Hvad I ved om, hvad der er sket, i få sætninger
- ☐ Hvilke systemer der ser ud til at være ramt
- ☐ Hvad I allerede har gjort, for eksempel isoleret maskiner eller lukket adgange
- ☐ Hvem der er kontaktperson hos jer, med telefonnummer
- ☐ Om I allerede har kontaktet en IT-leverandør eller en IT-sagkyndig
Skriv “foreløbig” i overskriften, og skriv, hvad I ikke ved endnu. Det er bedre end at gætte.
Spørgsmål, I skal stille selskabet
- Skal vi bruge jeres leverandører, eller må vi selv vælge?
- Skal udgifter godkendes, før arbejdet starter?
- Hvilken dokumentation vil I have, og hvornår?
- Er der noget, vi ikke må gøre, for eksempel genetablere, før systemerne er undersøgt?
- Hvem er vores kontaktperson, og hvordan når vi vedkommende uden for åbningstid?
Skriv svarene ned med tidspunkt og navn. Bekræft vigtige svar i en mail bagefter. → Dækker forsikringen bevissikring og en IT-undersøgelse?
Når hændelsen rammer flere forsikringer
En hændelse kan berøre mere end én police. Et angreb, der krypterer systemerne, kan være en sag for cyberforsikringen. Et tab hos en kunde kan blive en sag for erhvervsansvarsforsikringen. En falsk betaling kan være dækket af en særlig dækning for besvigelser eller slet ikke. Giv besked til alle de selskaber og policer, der kan være relevante, og skriv i hver besked, at I også har kontaktet de andre.
Har I en mægler, så bed mægleren om at koordinere. Mægleren kender jeres policer og kan hjælpe med at finde ud af, hvor hændelsen hører hjemme. Bed alligevel om at få kopi af alt, der sendes på jeres vegne, så jeres egen log er komplet.
Hvis I allerede er for sent på den
Måske er hændelsen opdaget for flere uger siden, og ingen har tænkt på forsikringen. Giv besked nu. Forklar ærligt, hvornår hændelsen blev opdaget, og hvorfor beskeden kommer nu. Skriv ikke en dato, der ser bedre ud. Det er ikke sikkert, at en sen besked koster dækningen, men en forkert dato kan gøre det.
Hvem gør hvad
- Direktør eller leder · Beslutter at give besked, er kontaktperson
- Økonomi · Finder policen, fører log over kontakt og udgifter
- IT · Leverer de tekniske oplysninger til beskeden
- Advokat · Inddrages, hvis der er persondata, krav fra tredjemand eller tvivl om dækning
Dokumentér selve kontakten
Hold en enkel log over al kontakt med selskabet: dato, tidspunkt, hvem I talte med, og hvad der blev sagt eller aftalt. Gem alle mails i én mappe. Det kan lyde overdrevet, men hvis der senere opstår uenighed om, hvornår selskabet fik besked, eller hvad der blev aftalt om leverandører, er loggen jeres bevis.
Tag skærmbilleder, hvis beskeden gives via en portal, og gem kvitteringen. Brug en virksomhedsmail, der ikke er ramt af hændelsen. Er hele mailsystemet nede, så ring, og send en skriftlig bekræftelse fra en anden konto, så snart det kan lade sig gøre. Notér i loggen, hvorfor beskeden blev givet mundtligt først, og hvem der tog imod den hos selskabet.
Det skal I lade være med
- Vent ikke på overblikket. Den første besked kan følges op senere.
- Lov ikke noget om årsagen. Skriv, hvad I ved, ikke hvad I tror.
- Genetablér ikke alt, før I har spurgt selskabet, om de vil have noget sikret først.
- Brug ikke den ramte konto til kontakten. Hvis mailsystemet er kompromitteret, kan angriberen læse med.
- Bestil ikke store opgaver uden afklaring, hvis policen kræver godkendelse. Tal med selskabet først, medmindre noget er ved at forsvinde.
Persondata har sin egen frist
Er persondata berørt, har I også en pligt over for Datatilsynet med en kort frist. Den frist løber uafhængigt af forsikringen. Brug den samme logbog til begge, men forveksl ikke de to. → Persondatabrud: dokumentationen inden for 72 timer
Den løbende dialog
Efter den første besked kommer der ofte spørgsmål i ugerne efter. Selskabet vil have status, rapporter og opgørelser. Udpeg én person, der har kontakten, så selskabet ikke får forskellige svar fra forskellige personer. Send kun dokumenter, I har tjekket, og gem en kopi af alt, der sendes. Opdager I noget nyt, der ændrer billedet, så giv besked hurtigt. Det styrker jeres troværdighed.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Hvis I ikke har en IT-leverandør, der kan levere de tekniske oplysninger hurtigt, eller hvis selskabet beder om en uafhængig undersøgelse, kan en uvildig IT-sagkyndig hjælpe. Spørg selskabet, om de har krav til, hvem det er. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Læs også: Retshjælpsdækning i erhvervsforsikringen · Kunderne kræver erstatning efter jeres databrud
→ Hacket eller snydt? Hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
