Gennemgang af en medarbejders mailkonto

Postkassen er virksomhedens hukommelse. Her ligger aftaler med kunder, tilbud, interne beslutninger og de mails, der viser, om noget er sendt ud af huset. Derfor er en gennemgang af en medarbejders mailkonto en af de mest almindelige opgaver i en sag. Den er også en af de mest følsomme, fordi postkassen næsten altid indeholder mails, der ikke vedrører arbejdet.

En god gennemgang følger tre principper: bevar først, afgræns derefter, og log hvem der har set hvad.

Typiske anledninger

• Mistanke om, at en medarbejder har sendt kundelister, tilbud eller tegninger til en privat adresse.
• En tvist med en kunde, hvor det skal dokumenteres, hvad der blev lovet. → Kunden påstår, at I har lovet noget
• En klage over en leders kommunikation.
• En overtaget konto, hvor nogen har sendt mails i virksomhedens navn.
• En fratrådt medarbejder, hvis postkasse skal lukkes, men måske indeholder noget vigtigt.

→ Medarbejderen har sendt filer til sin private mail

Først: bevar postkassen

Postkasser i Microsoft 365 og Google Workspace kan miste indhold på flere måder. Brugeren kan slette mails og tømme mappen med slettede elementer. Kontoen kan blive slettet ved fratrædelse, og så forsvinder indholdet efter en frist. Licensen kan blive fjernet. Logs over login og aktivitet gemmes kun i en begrænset periode, afhængigt af licens og opsætning.

Bed derfor IT om at:

• sætte postkassen på hold eller i en tilbageholdelse, så slettede mails bevares,
• lade kontoen være, også selvom medarbejderen er stoppet; spær den hellere end at slette den,
• gemme loginhistorikken og listen over regler og videresendelser,
• notere, hvad der er gjort og hvornår.

De præcise indstillinger og frister afhænger af jeres licens og bør slås op hos leverandøren eller tjekkes af en, der kender systemet. → Litigation hold i Microsoft 365 og Google Workspace: slet ikke kontoen endnu

Hvem må se mails?

Det er ikke nok, at virksomheden ejer mailsystemet. Hvem der må læse en medarbejders mails, og hvor meget, afhænger af jeres IT-politik, hvad medarbejderne er orienteret om, aftaler om privat brug og databeskyttelsesreglerne. Mails markeret som private eller sendt til læge, fagforening eller familie kræver særlig forsigtighed.

Afklar med jeres advokat, hvad der er grundlag for i den konkrete sag. → Må vi læse medarbejderens mail?

I praksis betyder det, at gennemgangen ikke skal laves af medarbejderens nærmeste leder eller en kollega. Den skal laves af en person, der ikke har en personlig interesse, og som kun rapporterer det, der er relevant for sagen.

Sådan foregår en gennemgang

1. Eksport. Postkassen eksporteres i sin helhed fra systemet, med metadata. Det sker med systemets egne værktøjer eller med værktøjer til formålet, og eksporten dokumenteres.
2. Afgrænsning. Ud fra sagens spørgsmål vælges en periode, søgeord og eventuelt bestemte afsendere eller modtagere. → Søgeord i en intern undersøgelse
3. Søgning. Eksporten søges igennem uden at røre den oprindelige postkasse. Der ses også på vedhæftede filer, videresendelser og mails sendt til eksterne adresser.
4. Log. Det registreres, hvilke søgninger der er lavet, og hvilke mails der er åbnet. Det beskytter både virksomheden og medarbejderen.
5. Rapport. De relevante mails beskrives og vedlægges, med oplysninger om afsender, modtager, tidspunkt og hvordan de er fundet.

Det, der ikke står i mails

En gennemgang handler ikke kun om indholdet. Ofte er det sporene omkring mails, der afgør sagen:

• Videresendelsesregler, der automatisk har sendt mails videre til en privat adresse. → Videresendelsesregler i mailen
• Login fra ukendte steder, der kan vise, om andre har haft adgang.
• Delte postkasser, hvor flere kan have skrevet fra samme adresse. → Delte postkasser
• Slettede mails, der kan genskabes, hvis postkassen er bevaret i tide.

Typiske fejl

• At slette kontoen ved fratrædelsen, fordi det er rutinen.
• At lade en leder søge selv i postkassen og videresende fund til HR.
• At søge bredt “for at se, hvad der er” uden en afgrænsning.
• At glemme loggen over gennemgangen, så I ikke kan vise, hvem der har set hvad.

Hvad påvirker prisen?

Der står ingen beløb her, fordi prisen afhænger af sagen. Det, der især påvirker den, er:

• hvor mange personer og postkasser der er med,
• om delte postkasser, OneDrive, Teams eller Google Drev også skal med,
• hvor lang en periode der skal gennemgås,
• hvor mange kilder der skal ses sammen, fx mail, logs og telefon,
• om det haster,
• hvilken form rapporten skal have,
• om den IT-sagkyndige skal forklare sig i retten.

I kan nøjes med en sikring nu og beslutte senere, om der skal undersøges. Så er postkassen bevaret, mens I afklarer, hvad I må se. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne og Dækker forsikringen bevissikring og en IT-undersøgelse?

Hvem der laver gennemgangen

Nielco IT er John Nielsen, uvildig IT-sagkyndig med retssagserfaring. Nielco IT sælger ingen produkter og har ingen bindinger til jeres IT-leverandør. Opgaver løses i hele landet. Haster det, fordi en konto er ved at blive slettet, kan sikringen begynde samme dag, hvis det praktisk kan nås. Hastesager koster ekstra. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne.

Den tekniske side af sikring af mail og cloud i en retssag er beskrevet for advokater. → Sikring af mail og cloud i en tvist

Afgrænsning

Gennemgang af mailkonti sker i civile sager og interne undersøgelser. Nielco IT påtager sig ikke opgaver for personer, der er politianmeldt eller sigtet i sager om økonomiske forhold. Se afgrænsningen.

Ring 70 13 63 23, eller læs om digital bevissikring hos Nielco IT.