Et litigation hold i Microsoft 365 betyder, at indholdet i en postkasse og typisk også i OneDrive ikke kan slettes endeligt, selv hvis brugeren eller en administrator sletter det. Det er et af de enkleste og billigste værktøjer til at bevare beviser. Ledelsen skal bede IT slå det til, så snart der er en realistisk mulighed for en tvist, en intern undersøgelse eller et krav, hvor data i Microsoft 365 kan få betydning. Ikke når sagen er anlagt. Når den kan forudses.
Bevarelsespligten set fra advokatens side er beskrevet her: → Bevarelsespligt og litigation hold
Hvad et hold gør, og hvad det ikke gør
Et hold bevarer. Det undersøger ikke, og det ændrer ikke på det, brugeren ser. Brugeren kan stadig arbejde, læse, flytte og slette som normalt. Forskellen er, at det slettede gemmes et sted, brugeren ikke kan se, og hvor det kan findes frem ved en senere søgning.
Det betyder:
- Et hold er diskret. Brugeren får som udgangspunkt ikke besked. Det kan være en fordel, når I ikke vil advare nogen.
- Et hold overlever sletning af kontoen. Slettes brugeren, bliver postkassen liggende som inaktiv, så længe holdet gælder.
- Et hold virker kun fremad. Det, der var endeligt slettet, før holdet blev sat, kommer ikke tilbage.
- Et hold er ikke en sikring. Det er en bevaring. En forensisk sikring af indholdet kan stadig være nødvendig senere.
Den tekniske side, herunder hvordan søgning og eksport sker i Microsoft Purview, står her: → Microsoft Purview eDiscovery
Hvornår skal ledelsen bede om det?
Tommelfingerreglen er: Når I begynder at tænke, at det her kan ende hos en advokat. Typiske situationer:
- En medarbejder siger op og skal til en konkurrent, og der er tegn på, at kundedata kan være taget med.
- En medarbejder fratræder i en konflikt.
- Der er mistanke om uregelmæssigheder i økonomien.
- I modtager et krav eller et brev fra en modparts advokat. → I har modtaget et krav om at bevare data
- En kunde, leverandør eller samarbejdspartner varsler en tvist.
- Der er en klage om chikane eller krænkelser, der skal undersøges.
- Der har været en sikkerhedshændelse, som kan føre til krav.
I alle situationerne er det billigt at sætte et hold og dyrt at have glemt det.
Hvad skal ledelsen bestille?
IT har brug for en klar bestilling. Skriv den kort, og send den fra ledelsen, ikke som en mundtlig besked i gangen:
- ☐ Hvem: De postkasser og OneDrive-konti, der skal bevares. Tænk bredt: den involverede, nærmeste kolleger, fælles postkasser, relevante teams.
- ☐ Hvad: Postkasse, OneDrive og eventuelt SharePoint-websteder og Teams.
- ☐ Hvor længe: Til ledelsen skriftligt ophæver holdet. Undgå en fast udløbsdato, medmindre advokaten har sagt andet.
- ☐ Fortrolighed: Hvem må vide, at holdet er sat?
- ☐ Kvittering: IT bekræfter skriftligt, hvornår holdet er sat, og på hvilke konti.
Licensen: tjek det nu
Det er ikke alle licenser i Microsoft 365, der giver adgang til litigation hold. Nogle af de billigere licenser kræver et tillæg. Det er ofte først, når holdet skal sættes, at IT opdager, at det ikke kan lade sig gøre på netop den konto.
Bed derfor IT tjekke i dag, om jeres licenser understøtter hold, og hvad det koster at tilføje det for de konti, der mangler. → Licensniveau og beviser
Et eksempel på en god bestilling
En bestilling behøver ikke være lang. Den kan se sådan ud: “Sæt venligst litigation hold på postkasse og OneDrive for NN og for den fælles postkasse salg@ med virkning fra i dag. Holdet gælder, til direktionen skriftligt ophæver det. Kun du og jeg kender til det. Bekræft venligst på mail, når det er sat, med tidspunkt og de konti, det omfatter.”
Det er fire sætninger, men de svarer på alle de spørgsmål, der senere kan blive stillet: hvem, hvad, hvornår, hvor længe og hvem der vidste det. Gem bestillingen og IT’s svar i sagens mappe, ikke kun i jeres egen postkasse.
Ophævelse er også en beslutning
Når sagen er afsluttet, afgjort ved forlig eller opgivet, skal holdet ophæves. Det sker ikke af sig selv. Lad advokaten bekræfte, at der ikke længere er grund til at bevare, og send derefter en skriftlig besked til IT på samme måde som bestillingen. Notér datoen i oversigten. Ophæves holdet for tidligt, kan det skabe problemer, hvis sagen blusser op igen eller bliver anket.
Hvem beslutter?
- Direktør eller sagsejer · Beslutter at sætte hold og at ophæve det
- Advokat · Rådgiver om, hvornår bevarelsespligten opstår, og hvad der skal omfattes
- HR · Giver besked om personalesager, hvor hold kan være relevant
- IT · Sætter holdet, kvitterer, holder liste over aktive hold
Det er vigtigt, at IT ikke selv beslutter, om et hold skal sættes eller ophæves. Det er en ledelsesbeslutning, fordi den handler om en mulig sag og om medarbejderes data.
Intern dokumentation
Hold en enkel oversigt over alle aktive hold: hvilke konti, hvornår holdet blev sat, hvem der bestilte det, hvorfor, og hvem der kan ophæve det. Gem bestillingen og kvitteringen. Oversigten har to formål. Den viser, at I har handlet rettidigt, hvis bevarelsen senere bliver et spørgsmål i sagen. Og den forhindrer, at hold bliver glemt og ligger i årevis uden grund. Hold på medarbejderes data skal ophæves, når der ikke længere er et formål.
Det skal I lade være med
- Vent ikke på, at sagen er anlagt. Så kan det relevante være slettet.
- Slet ikke kontoen, før holdet er bekræftet. Rækkefølgen er afgørende. → Microsoft 365-kontoen, når medarbejderen er stoppet
- Stol ikke på, at standardopbevaring er nok. Uden hold kan slettede mails forsvinde efter en kort periode.
- Brug ikke holdet som undskyldning for at undersøge. Holdet bevarer. En gennemgang af indholdet kræver sit eget grundlag.
- Glem ikke data uden for Microsoft 365. Telefoner, lokale computere og andre systemer er ikke omfattet af et hold.
Hvis holdet ikke blev sat i tide
Er der allerede slettet noget, så sæt holdet nu, og skriv ned, hvornår mistanken opstod, og hvornår holdet blev sat. Undersøg, om slettede mails stadig kan genskabes, og om der findes backup uden for Microsoft 365. Fortæl advokaten om forløbet. Det er bedre, at det kommer fra jer.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Et hold kan jeres IT som regel sætte selv. Få hjælp fra en IT-sagkyndig, når indholdet skal sikres og eksporteres, så det kan bruges i en tvist, eller når I er i tvivl om, hvad der er bevaret. Gør holdet til en fast del af jeres beredskab. → Bevisberedskab i Microsoft 365
Læs også: OneDrive hos en fratrådt medarbejder: fristen før filerne slettes · Bevisberedskab i Microsoft 365: indstillinger, I bør tjekke i dag
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
