Licensen til Microsoft 365 eller Google Workspace bestemmer ikke kun, hvilke programmer medarbejderne får. Den bestemmer også, hvor længe loggen gemmes, om I kan sætte et hold på en postkasse, og hvor nemt I kan søge og eksportere, når en sag opstår. Mange mindre virksomheder vælger licens ud fra pris og programmer. Det er forståeligt, men bevissiden bør også med i beslutningen.
Artiklen er til IT-ansvarlige og økonomifolk, der skal vælge eller forny licenser. Den handler ikke om at købe det dyreste. Den handler om at vide, hvad I fravælger.
Det, licensen typisk afgør
Forskellene mellem licensniveauerne ændrer sig over tid, og navnene skifter. Derfor er det vigtigste at kende de spørgsmål, I skal have svar på, og så tjekke svaret for jeres egen licens.
- Gemmetid for revisionslog · Afgør, hvor langt tilbage I kan se logins, delinger og sletninger
- Hold på postkasser og filer · Bevarer indhold, selv om brugeren sletter
- Søgning og eksport på tværs · Gør det muligt at finde og udlevere det relevante, uden at nogen læser alt
- Arkiv og opbevaringspolitikker · Sikrer, at data ikke forsvinder efter en standardfrist
→ Microsoft Purview eDiscovery
Hvordan forskellen viser sig i praksis
Forestil jer en typisk situation. En sælger siger op og starter hos en konkurrent. Fire måneder senere opdager I, at flere kunder er skiftet. Advokaten spørger, om I kan se, hvilke filer sælgeren åbnede og delte i den sidste måned.
Med en licens, der gemmer loggen kort, er svaret måske nej. Loggen er udløbet. Med en licens, der gemmer den længere, er svaret måske ja. Forskellen er ikke teknisk kunnen. Det er en indstilling, der blev valgt, da licensen blev købt.
Det samme gælder for hold. Har sælgeren slettet mails i opsigelsesperioden, kan et hold have bevaret dem. Uden mulighed for hold er I afhængige af den korte periode, hvor slettede elementer kan gendannes.
Log, hold og eksport er tre forskellige ting
Det er let at blande begreberne sammen, og leverandører bruger dem ikke altid ens. Kort fortalt:
- Loggen viser handlinger: hvem loggede ind, hvem åbnede, delte eller slettede, og hvornår. Den indeholder ikke selve filerne eller mailene.
- Hold bevarer indhold: mails, chats og filer, også når brugeren sletter dem. Det viser ikke, hvem der gjorde hvad.
- Søgning og eksport gør det muligt at finde det relevante og udlevere det i en form, som en advokat og en sagkyndig kan bruge.
I en sag har I typisk brug for alle tre. En licens, der giver det ene, giver ikke nødvendigvis de andre. Spørg derfor til hver af dem for sig, når I sammenligner.
Sådan træffer I beslutningen
1. Kend jeres nuværende licenser
Bed IT eller IT-leverandøren om en oversigt: hvilke licenser har I, hvor mange af hver, og hvad betyder de for log, hold og eksport? Få det på skrift. → Er auditloggen slået til? Spørgsmål til IT-leverandøren
2. Tænk i roller, ikke i hele virksomheden
Det er ikke nødvendigvis alle medarbejdere, der skal have den dyreste licens. Mange virksomheder kan nøjes med at give en højere licens til de roller, hvor risikoen er størst: ledelse, salg, økonomi, udvikling og IT-administratorer. Spørg, om jeres leverandør kan blande licenser, og hvad det betyder for loggen. Nogle funktioner gælder kun for de brugere, der har licensen.
3. Tjek tilkøb
Ofte findes der tilkøb, der giver længere gemmetid eller mulighed for hold, uden at hele licensen skal skiftes. Få en konkret pris pr. bruger, så I kan sammenligne.
4. Sammenlign med jeres risiko
Spørg jer selv:
- Hvor ofte har vi medarbejdere, der går til konkurrenter?
- Har vi kunder eller leverandører, vi typisk ender i tvist med?
- Har vi forretningshemmeligheder, der er afgørende for os?
- Hvor lang tid går der typisk, før vi opdager et problem?
Er svaret ofte ja, eller går der lang tid, taler det for en længere gemmetid. Er svaret nej, kan en enkel licens være fin, så længe I kender begrænsningerne og har en plan for, hvad I gør, når en sag alligevel opstår. Den plan kan være så enkel som at bevare postkasse og filer for alle, der fratræder i uenighed, og at bede IT sikre loggen med det samme, når der opstår mistanke.
5. Skriv beslutningen ned
Notér, hvad I valgte, og hvorfor. Hvis I senere står i en sag og mangler noget, kan I vise, at det var en bevidst afvejning. Det er bedre end at opdage valget for første gang, når advokaten spørger.
Økonomis rolle
Økonomi ser licensen som en udgift. Det er den også. Men en tabt sag eller en sag, der ikke kan bevises, er også en udgift, og den er sjældent med i regnestykket. Bed økonomi om at tage bevissiden med, når licenser fornyes. Det kræver ikke en stor analyse. Et par spørgsmål til IT og et notat er nok. → Økonomiafdelingens rolle
Når I nedgraderer
Den farligste situation er ikke, at I har en billig licens. Det er, at I skifter til en billigere licens uden at vide, hvad der forsvinder. Hvis en bruger mister mulighed for hold, kan bevarede data blive frigivet. Hvis loggens gemmetid bliver kortere, kan ældre logs forsvinde.
Før en nedgradering:
- ☐ Spørg, om der er åbne sager eller tvister, hvor data skal bevares.
- ☐ Spørg IT, hvad der sker med eksisterende hold og ældre logs.
- ☐ Eksportér det, der skal bevares, før skiftet.
- ☐ Notér datoen for skiftet.
→ Litigation hold i Microsoft 365
Det skal I lade være med
- At vælge licens alene ud fra programmer. Spørg også, hvad den gemmer.
- At tro, at backup erstatter log og hold. En backup af mails viser ikke, hvem der åbnede hvad.
- At give en højere licens for at overvåge bestemte medarbejdere. Logning skal have et sagligt formål og ske efter jeres IT-politik. Tjek reglerne og eventuel kontrolaftale eller overenskomst.
- At lade licensen udløbe stille. Se hvorfor i artiklen om opsagte licenser. → Licensen er opsagt: data, der forsvinder i stilhed
Hvem gør hvad
- IT: Beskriver forskellen mellem licenserne for log, hold og eksport.
- Økonomi: Regner på prisen for de relevante roller.
- Leder eller ejer: Træffer beslutningen og skriver den ned.
- HR: Sørger for, at IT-politikken beskriver logningen.
Hvornår skal I have hjælp udefra
De fleste kan træffe beslutningen med hjælp fra deres IT-leverandør. Hvis leverandøren også sælger licenserne, kan det være en god idé at få en uvildig vurdering af, hvad I faktisk har brug for set fra bevissiden. Og står I allerede i en sag, hvor loggen er ved at udløbe, så tal med en IT-sagkyndig med det samme, i stedet for at vente på en licensændring.
Læs også: Er auditloggen slået til? Spørgsmål til IT-leverandøren · Licensen er opsagt: data, der forsvinder i stilhed
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
