Når der opstår mistanke om uregelmæssigheder i økonomien, sidder økonomifunktionen med nøglen til de vigtigste spor: bankens historik, bogføringssystemets ændringslog og bilagene. Økonomi kan selv trække meget og fastfryse en del, men skal ikke selv undersøge, hvem der har gjort hvad. Opgaven er at bevare, dokumentere og give besked til den, der ejer sagen.
Artiklen er til økonomichefen, bogholderen eller controlleren, der har set noget, der ikke stemmer. Den handler om de første dage, ikke om den endelige revision. Har I allerede fundet konkrete fejl i bogføringen, så læs også, hvad ledelsen gør derefter.
→ Uregelmæssigheder i bogføringen
Først: hvem skal vide det?
Fortæl det til den, der ejer sagen, typisk den administrerende direktør. Er mistanken rettet mod direktøren eller mod en i økonomifunktionen, går beskeden til bestyrelsesformanden eller en ejer. Fortæl det ikke til kolleger i afdelingen, heller ikke dem, I stoler på. I en lille økonomiafdeling ved alle, hvad de andre laver, og et spørgsmål ved kaffemaskinen kan være nok til, at nogen begynder at rydde op.
Skriv et kort notat: hvad I har set, hvornår, i hvilket system og med hvilke bilagsnumre. Skriv det, I har observeret, ikke det, I tror. “Leverandør X fik ændret kontonummer den 4. februar” er brugbart. “Nogen har snydt” er ikke.
Det kan økonomi selv trække nu
Meget af det, en senere undersøgelse skal bruge, kan økonomi selv tage ud uden at ændre noget. Brug læseadgang, og gem filerne et sted, hvor kun sagsejeren og I har adgang.
- Kontoudtog fra erhvervsnetbanken for den relevante periode, gerne lidt bredere end mistanken. Hent dem både som PDF og som eksportfil.
- Betalingsoversigten med oplysning om, hvem der oprettede, og hvem der godkendte hver betaling, hvis banken viser det.
- Kreditorkartoteket som eksport, inklusive bankoplysninger på leverandørerne.
- Ændringslog eller revisionsspor fra bogføringssystemet eller ERP, hvis systemet har en.
- Brugerlisten i økonomisystemet og netbanken med roller og rettigheder, som den ser ud i dag.
- Bilag til de konkrete posteringer, I er i tvivl om.
Notér for hver fil, hvem der trak den, hvornår og fra hvilket system. Læg ikke filerne i en fælles mappe, og send dem ikke rundt på mail. Omdøb dem heller ikke til noget, der afslører mistanken.
→ Erhvervsnetbanken: hvem oprettede og godkendte betalingen?
Det kan økonomi fastfryse
Nogle data forsvinder af sig selv. Spørg jeres leverandør af økonomisystemet, hvor længe ændringsloggen gemmes, og om den kan eksporteres i fuld form. Spørg banken, hvor langt tilbage I kan se godkendelsesspor i erhvervsportalen. Svarene afgør, hvor travlt I har.
Overvej også rettighederne. Kan den person, mistanken angår, stadig oprette eller godkende betalinger, er det en ledelsesbeslutning, om rettigheden skal fjernes nu. Det kan være nødvendigt for at stoppe et tab, men det kan også afsløre, at der er mistanke. Tag ikke beslutningen alene i økonomifunktionen. Skriv ned, hvem der besluttede hvad, og hvornår.
Stop ikke den daglige drift unødigt, men vær opmærksom på rutiner, der ændrer data. Lukker I en periode, kører årsafslutning eller sletter gamle kladder, kan I komme til at ændre det, der skal undersøges. Lad periodeafslutning og oprydning i de berørte konti vente, til sagsejeren har sagt god for det.
Det samme gælder automatiske regler. Mange systemer sletter kladder, gamle godkendelsesflow eller vedhæftede filer efter en fast periode. Bed systemleverandøren om at sætte sletningen på pause for de berørte konti og brugere, og få svaret på skrift. Så kan I senere vise, hvad I gjorde for at bevare data, og hvornår.
Det skal økonomi ikke gøre
- Rette posteringer. En rettelse er fristende, når tallene er forkerte, men den lægger nye spor oven i de gamle. Vent, til det er besluttet, hvordan fejlen skal rettes.
- Spørge den involverede. Heller ikke “bare for at forstå bilaget”. Samtaler med en medarbejder under mistanke planlægges sammen med HR og advokat.
- Logge ind som en anden. Har I adgang til en kollegas brugerkonto eller nøglekort til netbanken, så brug det ikke. Det gør sporene utydelige.
- Gennemgå mails. Økonomi har ikke grundlag for at læse en kollegas postkasse. Det kræver en vurdering af reglerne for kontrol med medarbejdere og eventuelt en kontrolaftale eller overenskomst.
- Lave egen analyse i regneark og sende den rundt. Et regneark med navne og konklusioner kan senere blive bevis, også mod jer.
Hvem gør hvad?
- Økonomi · Trækker data, fastholder logs, holder styr på bilag
- Sagsejer · Beslutter om rettigheder, kreds og næste skridt
- IT · Bevarer postkasser, logs og systemadgange
- Revisor · Vurderer de regnskabsmæssige konsekvenser
- Advokat og IT-sagkyndig · Vurderer jura og sikrer data forsvarligt
Revisoren skal typisk orienteres, men aftal med sagsejeren, hvornår og hvordan. Revisor har sine egne pligter, og en henvendelse kan sætte noget i gang, som I skal være klar til.
Betalingsspor rækker uden for jeres egne systemer
En betaling efterlader spor flere steder: i jeres ERP, i netbanken, i mails med fakturaer og godkendelser og nogle gange i et separat system til fakturagodkendelse. Sporene skal hænge sammen, før de kan bruges. Derfor er det vigtigt, at IT bevarer postkasser og logs for de personer, der indgår i betalingsflowet, samtidig med at I trækker data fra økonomisystemerne.
Et kontoudtog alene viser, at pengene gik ud. Det viser ikke, hvem der ændrede leverandørens kontonummer, eller hvem der godkendte fakturaen. Det svar ligger i logs og mails, og de kan forsvinde, hvis ingen beder om at få dem bevaret.
Her kommer en IT-sagkyndig typisk ind. Ændringslogs i økonomisystemer kan være svære at tolke, og nogle systemer gemmer kun den seneste ændring af et felt. Den IT-sagkyndige kan sikre loggen og systemets data, så de kan efterprøves, og forklare, hvad loggen viser, og hvad den ikke viser.
→ Bevissikring af regnskabssystemer
Hvem skal undersøge?
Økonomi kan finde uoverensstemmelser, men bør ikke stå for undersøgelsen selv, når en kollega kan være involveret. I er tæt på personen, I kan blive vidner, og I er selv en del af de processer, der skal undersøges. Om undersøgelsen skal ledes af revisor, advokat eller IT-sagkyndig, afhænger af, hvad der skal afklares.
→ Intern undersøgelse af økonomien: revisor, advokat eller IT-sagkyndig?
Advokaten vil ofte spørge, hvad bogføringssystemet kan vise om ændringer og brugere. Har I en kort oversigt over systemets logning klar, sparer det tid, og det gør det lettere at vurdere, hvad der kan dokumenteres.
→ Digitale bogføringssystemer: hvad systemet skal kunne vise
Når det haster
Er der betalinger på vej ud, som I mistænker, så kontakt banken med det samme. Det er en driftsbeslutning, ikke en undersøgelse. Skriv ned, hvad I bad banken om, og hvad banken svarede.
Haster sikringen af logs eller systemdata, fordi de udløber, så sig det tydeligt, når I kontakter hjælp udefra. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Læs også: Det må IT ikke gøre, før beviserne er sikret · Fejl, ledelsen begår i de første timer
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
