Tjeklister, skabeloner og værktøjer

Værktøjerne her er praktiske udgangspunkter, som I tilpasser jeres virksomhed. De er ikke juridisk rådgivning. Start med en af selvtestene: Hvor akut er jeres sag? eller Hvor godt er jeres bevisberedskab?.

Tjeklister og skabeloner

• Skabelon til intern log over beviser En enkel log over, hvem der har haft hvilke beviser og hvornår, kan afgøre, om de holder. Her er tre skabeloner, I kan kopiere, og en vejledning.
• Tjekliste: den første time ved mistanke Mistanke mod en medarbejder? Tjeklisten til den første time: hvad lederen gør, hvad der skal vente, og hvem der skal ringes til. Kort og til print.
• Skabelon: kommissorium for en intern undersøgelse Skabelon til et kommissorium for en intern undersøgelse: formål, afgrænsning, mandat, data, frister og modtager af rapporten. Til ledelse og bestyrelse.
• Skabelon: brief til den IT-sagkyndige Hvad skal en IT-sagkyndig vide fra jer? Skabelon til en kort brief med systemer, personer, tidspunkter og spørgsmål. Til leder og HR før sikringen.
• Skabelon: intern instruks om at bevare data Skabelon til en intern instruks om at bevare data (litigation hold) til egne medarbejdere og IT: indhold, afsender, og hvad den ikke må gøre.
• Skabelon: kvittering for udlevering og aflevering af udstyr Skabelon til kvittering for udlevering og aflevering af computer og firmatelefon. Sådan dokumenterer HR og IT tilstand, tid og hvem der havde den.
• Skabelon: erklæring om tilbagelevering og sletning af data Skabelon til en erklæring om tilbagelevering og sletning af data fra en medarbejder. Hvad erklæringen kan, hvad den ikke kan, og hvordan HR bruger den.
• Skabelon: referat af samtalen med medarbejderen Skabelon til referat af en tjenstlig samtale, når sagen har digitale beviser: enheder, konti, hvad der blev vist, og medarbejderens bemærkninger. Til HR.
• Skabelon: tidslinje over hændelsen Skabelon til en tidslinje over hændelsen i en sag med digitale beviser. Sådan skriver HR og ledelse forløbet ned med kilder, tidspunkter og usikkerheder.
• Skabelon: ledelsens beslutningslog Skabelon til ledelsens beslutningslog i en sag med digitale beviser: hvem besluttede hvad, hvornår og hvorfor. Til ledere, der skal kunne forklare valgene.
• Skabelon: kontaktliste til systemejere og leverandører Skabelon til en kontaktliste over systemejere, IT-leverandører og rådgivere, når data skal bevares hurtigt. Pr. system og rolle. Til IT og ledelse.
• Skabelon: IT-regler på én side for små virksomheder Skabelon til IT-regler på én side for små virksomheder: udstyr, mail, private konti, deling, sletning og kontrol. Klar tekst, som ejeren kan tilpasse.
• Tjekliste: IT-leverandørens første time i en bevissag Tjekliste til jeres IT-leverandør, når data skal bevares i en sag: hvad leverandøren gør den første time, hvad der skal vente, og hvad der noteres.
• Lommekort til lederhåndbogen: hvis vi får mistanke Et lommekort på én A4-side til lederhåndbogen: hvad lederen gør, når der opstår mistanke mod en medarbejder, og hvem der skal ringes til. Klar til print.
• Skabelon: AI-politik på én side Skabelon til en AI-politik på én side: godkendte værktøjer, konti, data, notetagere, logning og fejl. Færdig tekst, som leder, HR og IT kan tilpasse.
• Skabelon: orientering af medarbejderne om logning og kontrol Færdig skabelon til at orientere medarbejderne om logning og kontrol, med kvitteringsliste. Til HR og IT, der vil kunne vise, at orienteringen er givet.

Ordbog

• Ordbog for ledere Korte forklaringer på de ord, I møder i en sag med digitale beviser.

Afgrænsning

Siden handler om civile sager, interne undersøgelser og udenretlige tvister. Læs mere om, hvad der ligger uden for: Afgrænsning.