Et referat af en tjenstlig samtale skal vise, hvad der blev sagt, hvad der blev vist, og hvad medarbejderen svarede. Når sagen handler om digitale beviser, skal referatet også vise, hvilke enheder og konti der blev talt om, hvilke dokumenter eller skærmbilleder medarbejderen blev præsenteret for, og hvad medarbejderen oplyste om adgangskoder, udstyr og private kopier. Det er de oplysninger, der senere bliver vigtige, og de er dem, der oftest mangler.
Skabelonen her er til HR og den leder, der holder samtalen. Den er ikke en vejledning i, hvordan samtalen skal føres juridisk. Tal med jeres advokat om det, og tjek reglerne i en eventuel overenskomst, før samtalen holdes.
Før samtalen
- ☐ Beslut, hvilke beviser der skal vises, og hvilke der ikke skal. → Tjenstlig samtale og interview: hvornår viser I de digitale beviser?
- ☐ Print eller forbered præcis det materiale, der skal vises, og nummerér det.
- ☐ Aftal, hvem der fører referat. Det skal ikke være den, der fører samtalen.
- ☐ Beslut, om udstyr skal afleveres under samtalen, og hav en udstyrskvittering klar.
- ☐ Sørg for, at data er sikret, før samtalen holdes. Efter samtalen kan det være for sent.
Skabelonen
Referat af samtale
1. Grundoplysninger
- Sag (kodenavn):
- Dato, starttidspunkt og sluttidspunkt:
- Sted (eller online, hvilket værktøj):
- Til stede for virksomheden (navn og rolle):
- Medarbejder:
- Bisidder (navn og rolle, fx tillidsrepræsentant):
- Referent:
2. Formål med samtalen
Skriv kort, hvad medarbejderen fik at vide om formålet ved samtalens start. Brug samme formulering som i indkaldelsen.
3. Materiale, der blev vist
- 1 · Beskrivelse: Mail af [dato] til [adresse] · Vist hvordan: Udskrift
- 2 · Beskrivelse: Uddrag af log fra [system] · Vist hvordan: Skærm
Skriv kun det, der faktisk blev vist. Fik medarbejderen en kopi, så skriv det. Blev noget nævnt, men ikke vist, så skriv det særskilt.
4. Medarbejderens forklaring
Skriv medarbejderens svar så tæt på det sagte som muligt. Brug medarbejderens egne ord ved vigtige udsagn, fx: “Jeg sendte filerne til min private mail, fordi jeg ville arbejde hjemme i weekenden.” Skriv ikke en opsummering, der fortolker.
5. Enheder og konti
- Arbejdsudstyr, som medarbejderen har (type, serienummer):
- Private enheder, som medarbejderen har brugt til arbejde:
- Private konti, som er brugt til arbejdsdata (mail, cloud, chat):
- Oplyste adgangskoder: ja/nej (skriv aldrig selve koden i referatet)
- Er udstyr afleveret under samtalen? Henvis til kvitteringen.
6. Spørgsmål om data
- Har medarbejderen kopier af virksomhedens data uden for virksomhedens systemer? Svar:
- Har medarbejderen sendt data videre til andre? Svar:
- Har medarbejderen slettet noget i den seneste tid? Svar:
7. Medarbejderens bemærkninger
Giv medarbejderen mulighed for at tilføje noget, og skriv det ned. Skriv også, hvis medarbejderen ikke ønsker at sige noget.
8. Aftaler og næste skridt
Skriv, hvad der blev aftalt: frister, aflevering af udstyr, fritstilling, ny samtale.
9. Godkendelse
- Referatet er sendt til medarbejderen den:
- Medarbejderens bemærkninger til referatet:
- Underskrifter eller skriftlig kvittering:
Online-samtaler
Holdes samtalen på Teams, Zoom eller et lignende værktøj, kommer der et par ekstra punkter. Skriv i referatet, hvilket værktøj der blev brugt, og om skærmdeling blev brugt til at vise materiale. Notér, hvis medarbejderen har slået kameraet fra, eller hvis der var andre til stede i rummet hos medarbejderen. Vær opmærksom på, at værktøjet kan have automatisk optagelse, transskription eller AI-referat slået til. Tjek det før samtalen, og slå det fra, medmindre det er aftalt åbent med medarbejderen. Et automatisk referat, som ingen har godkendt, kan senere blive brugt mod jeres eget.
Hvis samtalen bliver afbrudt
Det sker, at en medarbejder rejser sig og går, eller at samtalen må stoppes, fordi den bliver for ophedet. Skriv i referatet, hvornår og hvordan samtalen sluttede, og hvad der var nået. Skriv også, om der var aftaler, der ikke blev indgået, fx om aflevering af udstyr. Det er vigtigt for at kunne vise, at medarbejderen fik mulighed for at forklare sig, og hvad der skete bagefter.
Skriv referatet samme dag
Et referat, der skrives en uge senere, er svagere end et, der skrives samme dag. Hukommelsen er frisk, og der er færre muligheder for at påstå, at referatet er tilpasset. Gem første udgave, og lav ændringer som nye versioner med dato.
Lydoptagelse af samtalen
Nogle virksomheder overvejer at optage samtalen. Gør det kun åbent, med medarbejderens viden, og efter at have talt med en advokat. Regler om persondata og eventuel overenskomst skal tjekkes. Husk også, at medarbejderen selv kan optage samtalen, ofte uden at sige det. Skriv derfor referatet, som om det kan blive sammenlignet med en optagelse. → Lydoptagelser som bevis
Send referatet til medarbejderen
Send referatet til medarbejderen inden for et par dage, og giv en rimelig frist til bemærkninger. Skriv i følgebrevet, at bemærkninger kan sendes skriftligt, og at de vil blive vedlagt referatet. Ændr ikke selve referatet på baggrund af bemærkningerne, medmindre I er enige om en fejl. Er I uenige, vedlægges bemærkningerne som et særskilt dokument. Så kan begge versioner ses, hvis sagen går videre.
Hvem gør hvad?
- Leder · Fører samtalen
- HR · Fører referatet og sender det til godkendelse
- Advokat · Forbereder spørgsmål og gennemgår referatet
- IT-sagkyndig · Hjælper med, hvilke tekniske spørgsmål der skal stilles
- Tillidsrepræsentant · Bisidder for medarbejderen, hvis ønsket
Det skal I lade være med
- Kræve adgangskoden til en privat telefon · Det kan krænke medarbejderens rettigheder og svække sagen
- Vise alt materiale · Medarbejderen kan tilpasse forklaringen til det, I har
- Tage telefonen fra medarbejderen · Det er ikke virksomhedens enhed
- Skrive vurderinger i referatet · Referatet skal gengive, ikke konkludere
- Ændre referatet uden versionsstyring · Troværdigheden forsvinder
Spørger I til adgangskoder, så gør det til arbejdsudstyr og arbejdskonti. Siger medarbejderen nej, så skriv det, og tal med advokaten bagefter. → Medarbejderen vil ikke oplyse adgangskoden til arbejdscomputeren
Efter samtalen
Gem referatet i sagsmappen sammen med det viste materiale. Notér, hvis medarbejderen nævnte nye datakilder, fx en privat konto eller en ekstern disk. Det kan betyde, at der skal sikres mere, og det skal ske hurtigt, før data forsvinder. Sig det til den IT-sagkyndige samme dag.
Skal referatet senere bruges i en tvist, er det vigtigt, at det kan ses, hvem der skrev det, hvornår, og om medarbejderen har haft det til gennemsyn. Læg referatet på samme sted som resten af materialet, med begrænset adgang. → Den sikre sagsmappe
Kort sagt
Skriv referatet samme dag, af en anden end den, der fører samtalen. Nummerér det viste materiale, gengiv medarbejderens egne ord, og spørg konkret til enheder, konti og kopier. Skriv aldrig adgangskoder i referatet, og lad medarbejderen komme med bemærkninger.
Læs også: Skabelon: erklæring om tilbagelevering og sletning af data · Skabelon: tidslinje over hændelsen · Alle tjeklister og værktøjer
→ Beskriv jeres sag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
