En tidslinje over hændelsen er en kronologisk liste over, hvad der skete, hvornår, og hvor I ved det fra. Den samler forløbet i én oversigt, så ledelsen, advokaten og den IT-sagkyndige taler om det samme. Den er ikke en liste over beviser. Den er en beskrivelse af forløbet, hvor hvert punkt peger på en kilde.
Tidslinjen er det dokument, der oftest afslører huller i en sag: et tidsrum, hvor ingen ved, hvad der skete, eller to kilder, der siger noget forskelligt. Det er netop det, der gør den værdifuld. Jo tidligere hullerne bliver opdaget, jo større er chancen for, at de kan lukkes, før data forsvinder.
Tidslinje eller bevislog?
Mange blander de to sammen. De har forskellige formål:
- Tidslinje over hændelsen · Hvad skete der, og hvornår?
- Log over beviser · Hvilke genstande og data har vi, og hvem har haft dem?
- Beslutningslog · Hvad besluttede ledelsen, og hvorfor?
Brug alle tre, men hold dem adskilt. → Skabelon til intern log over beviser
Skabelonen
Brug en tabel med disse kolonner. Et regneark er fint, så længe ændringer kan ses, eller I gemmer versioner med dato.
- Nr. · Løbenummer
- Dato og klokkeslæt · Så præcist som muligt
- Hændelse · Hvad skete der, kort og faktuelt
- Kilde · Hvor ved vi det fra (mail, log, vidne, dokument)
- Sikkerhed · Sikker, sandsynlig eller usikker
- Bemærkning · Afvigelser, tidszoner, spørgsmål
Eksempel på udfyldte linjer, i en typisk situation:
- 1 · Tid: 3. marts 09.12 · Hændelse: Opsigelse modtaget · Kilde: Mail til HR
- 2 · Tid: 3. marts 22.40 · Hændelse: Kundeliste eksporteret fra CRM · Kilde: CRM-log
- 3 · Tid: 4. marts 08.05 · Hændelse: Mail med vedhæftet fil til privat adresse · Kilde: Postkasse
Hold de tre sidste kolonner med i jeres eget dokument. De er udeladt her for at holde eksemplet kort.
Sådan bygger I tidslinjen
1. Start med de faste punkter
Skriv de datoer, I er helt sikre på: ansættelse, opsigelse, fratræden, mødedatoer, datoen for en klage. De er rammen, som resten hænger på. Tag dem fra dokumenter, ikke fra hukommelsen, og skriv, hvilket dokument datoen kommer fra.
2. Tilføj det, I selv har set
Skriv hændelser, som I har direkte dokumentation for: mails, beskeder, referater. Notér kilden, så det altid kan findes igen.
3. Tilføj det, andre har fortalt
Vidneudsagn og oplysninger fra kunder kommer ind med en tydelig kilde og en markering af, at det er en gengivelse. “Kunde X oplyste i telefonen den 12. marts, at …” Skriv ikke det, I selv har konkluderet ud fra udsagnet.
4. Lad tekniske hændelser vente på den sagkyndige
Logdata, filaktivitet og tidsstempler fra computere skal læses af en, der ved, hvordan de skal tolkes. Tilføj dem, når de er sikret og gennemgået. Et tidsstempel kan være i UTC, i dansk tid eller i den tidszone, en server står i. Uden den viden kan et forløb se helt forkert ud. → Tidsstempler og tidszoner: hvornår skete det egentlig?
5. Markér hullerne
Er der perioder, hvor I ikke ved, hvad der skete, så skriv en linje: “Ukendt: 5.-9. marts”. Det er en påmindelse om, hvad der skal undersøges.
Hvilke kilder kan I selv bruge?
En stor del af tidslinjen kan I lave selv, uden at nogen går ind i medarbejderens data. Typiske kilder, der ligger hos virksomheden i forvejen:
- HR-sagen: kontrakt, opsigelse, fratrædelsesaftale, referater,
- kalendere for møder, som ledelsen selv har deltaget i,
- mails, som ledelsen eller HR selv har modtaget eller sendt,
- kundehenvendelser og klager,
- fakturaer, ordrer og andre forretningsdokumenter,
- kvitteringer for udlevering og aflevering af udstyr.
Det, I ikke selv skal gennemgå, er medarbejderens postkasse, filer og logdata. Det kræver afklaring af reglerne og hører hjemme hos den IT-sagkyndige efter aftale med advokaten.
Hvor detaljeret skal den være?
En tidslinje skal være så detaljeret, at den kan bruges, men ikke mere. I de fleste sager er det nok med dag og klokkeslæt for de vigtige hændelser og dato for resten. Tag klokkeslæt med, hvor rækkefølgen inden for samme dag betyder noget, fx om en fil blev sendt før eller efter en opsigelse. Lad være med at fylde tidslinjen op med hverdagshændelser, der ikke har betydning. Det gør den svær at læse, og de vigtige punkter drukner.
Hvem gør hvad?
- HR · Fører tidslinjen for personaleforhold og samtaler
- Leder · Tilføjer forretningsmæssige hændelser
- IT-sagkyndig · Tilføjer og forklarer tekniske hændelser
- Advokat · Bruger tidslinjen til at vurdere sagen
- Sagsejer · Godkender versioner og holder styr på adgangen
Én person skal have ansvaret for dokumentet. Ellers opstår der flere versioner, som ikke stemmer overens.
Del tidslinjen med omtanke
Tidslinjen skal kun deles med den lille kreds: sagsejer, HR, advokat og den IT-sagkyndige. Send den ikke til vidner eller kolleger for at få dem til at udfylde huller. Det kan påvirke deres egne erindringer og gøre deres forklaringer mindre værd. Spørg i stedet vidnerne åbent om, hvad de husker, og tilføj svaret med kilde.
Typiske fejl
- Ingen kilde på punkterne · Det kan ikke efterprøves
- Konklusioner skrevet som fakta · Tidslinjen mister troværdighed
- Tidszoner blandet sammen · Rækkefølgen bliver forkert
- Flere personer retter uden versioner · Ingen ved, hvilken der er den rigtige
- Tidslinjen deles bredt · Fortroligheden brydes, og vidner påvirkes
Skriv neutralt
Tidslinjen kan blive læst af modparten, hvis sagen ender i retten. Skriv derfor hændelser, ikke vurderinger. “Fil sendt til privat mail” er en hændelse. “Medarbejderen forsøgte at skjule det” er en vurdering. Vurderinger hører hjemme i advokatens notater.
Fra intern tidslinje til bilag
Den interne tidslinje er jeres arbejdsredskab. Skal sagen for retten, laver advokaten og eventuelt den IT-sagkyndige en tidslinje til brug som bilag. Den bygger på de samme punkter, men er afgrænset og underbygget med de sikrede data. Advokatsitet beskriver, hvordan tidslinjer bruges og angribes i retten. → Tidslinjer som bevis
Den tekniske tidslinjeanalyse, hvor en sagkyndig sammenstiller tidsstempler fra mange kilder, er en egen disciplin. → Tidslinjeanalyse
Hold tidslinjen levende
En tidslinje er aldrig færdig, mens sagen kører. Nye oplysninger kommer til, og gamle viser sig at være forkerte. Ret aldrig i en tidligere linje uden at skrive det. Tilføj en bemærkning, fx “rettet den 20. marts: tidspunktet var i UTC, ikke dansk tid”. Gem en version med dato hver gang, tidslinjen sendes til advokaten eller den sagkyndige. Så kan det altid ses, hvad hver af dem byggede deres vurdering på.
Kort sagt
Skriv forløbet kronologisk med kilde og sikkerhed på hvert punkt. Start med de faste datoer, tilføj det, I selv har set, og lad tekniske hændelser vente på den sagkyndige. Markér hullerne, skriv neutralt, og hold én version med én ansvarlig.
Læs også: Skabelon: referat af samtalen med medarbejderen · Skabelon: ledelsens beslutningslog · Alle tjeklister og værktøjer
→ Beskriv jeres sag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
