Et digitalt bevis er kun så stærkt som forklaringen på, hvor det har været. Hvis modparten spørger, hvem der har haft computeren siden fratrædelsen, eller hvem der har åbnet eksporten af postkassen, skal I kunne svare præcist. Det kræver ikke et dyrt system. En enkel log, der føres fra første dag, er nok til at dokumentere kæden af ansvar. → Kæde af ansvar
Hvad loggen skal vise
For hvert bevis skal I kunne svare på:
- Hvad er det, og hvordan kan det genkendes?
- Hvor kommer det fra?
- Hvem har sikret det, og hvordan?
- Hvem har haft det siden, og hvornår?
- Hvor opbevares det nu?
- Er det ændret, åbnet eller kopieret?
Skabelon 1: Bevisregister
Ét bevis pr. linje. Giv hvert bevis et fast nummer, som bruges overalt.
- B-001
- B-002
- B-003
Eksempler på beskrivelser: bærbar computer, firmatelefon, eksport af postkasse, revisionslog, USB-nøgle, udskrift af webside.
Metode kan for eksempel være: lagt til side urørt, forensisk kopi, eksport fra administratorportal, gemt webside.
Hashværdi udfyldes, når en IT-sagkyndig har lavet en kopi eller eksport. Den viser, at filen ikke er ændret siden. → Hashværdier forklaret
Skabelon 2: Overdragelseslog
Hver gang et bevis skifter hænder eller flyttes, skrives en linje.
Formål kan være: opbevaring, forensisk sikring, aflevering til advokat, tilbagelevering.
Tilstand kan være: forseglet pose, tændt og opladet, slukket, i flytilstand.
Skabelon 3: Adgangslog for digitale kopier
Eksporter og kopier ligger ofte på et drev eller en server. Notér, hvem der åbner dem.
Handling kan være: åbnet, kopieret, sendt til advokat, gennemgået.
Sådan bruger I skabelonerne
- Start med det samme. Loggen skal begynde, når mistanken opstår, ikke når advokaten beder om den.
- Skriv tidspunkter præcist, med dato og klokkeslæt. → Tidsstempler og tidszoner
- Skriv fakta, ikke vurderinger. “Computeren lå i skuffen” er bedre end “computeren var sikkert ikke rørt”.
- Ret ikke i gamle linjer. Er der en fejl, så skriv en ny linje, der retter den.
- Gem loggen sikkert, med begrænset adgang. Loggen er selv en del af beviset.
- Notér også fejl. Har nogen åbnet computeren, før den blev lagt til side, så skriv det. Det er bedre, at det står i loggen, end at modparten finder det.
Papir eller regneark?
Begge dele kan bruges. Et regneark er let at dele med advokaten, men husk, at det kan ændres uden spor. Et par gode vaner:
- ☐ Gem en datoet kopi af loggen hver dag, der er sket noget.
- ☐ Lad kun én eller to personer skrive i loggen.
- ☐ Print loggen og få den underskrevet ved vigtige overdragelser.
- ☐ Send loggen sammen med beviserne til advokaten. → Send beviser sikkert til din advokat
Typiske huller i loggen
- Ingen ved, hvem der havde telefonen i weekenden · Modparten kan påstå, at den er ændret
- Eksporten blev sendt rundt på mail · Ingen kan sige, hvilken version der er den rigtige
- Udstyr uden serienummer · Det kan ikke bevises, at det er det samme udstyr
- Kun “IT” som navn · En afdeling kan ikke vidne, det kan en person
Hvem fører loggen?
Aftal det fra start. Ofte er det HR eller den, der ejer sagen. → Rollefordeling i en bevissag
Den, der fører loggen, behøver ikke være teknisk. Det vigtigste er, at personen er omhyggelig, kan holde på fortrolige oplysninger og er til stede, når beviser skifter hænder. Udpeg også en stedfortræder, så loggen ikke går i stå i ferier eller ved sygdom.
Fysisk opbevaring
Loggen hjælper kun, hvis udstyret faktisk ligger, hvor loggen siger. Et par enkle regler:
- Ét aflåst sted. Et skab eller et pengeskab, som kun få personer har nøgle eller kode til.
- Forsegl udstyret. Læg computer eller telefon i en pose eller kasse, skriv bevisnummeret udenpå, og sæt en tape over åbningen, som to personer skriver navn på.
- Telefoner kræver særlig omtanke. En tændt telefon kan modtage beskeder eller blive fjernslettet. Notér, om den er tændt, slukket eller i flytilstand, og spørg en IT-sagkyndig, før I gør noget ved den.
- Ingen opladning eller “lige et kig”. Hver gang udstyret tændes, ændres der spor. Står det i loggen, kan det forklares. Står det der ikke, kan det blive et problem.
Når udstyr sendes eller hentes
Skal en computer til en IT-sagkyndig eller tilbage til medarbejderen, er det et af de øjeblikke, hvor huller opstår.
- Skriv en linje i overdragelsesloggen, før udstyret forlader huset.
- Notér, hvordan det transporteres: hentet personligt, sendt med kurer eller lagt i en sikker pakke.
- Få modtageren til at kvittere med dato, klokkeslæt og navn.
- Gem kvitteringen sammen med loggen.
Det samme gælder digitale kopier. Sendes en eksport til advokaten, så notér, hvordan den blev sendt, og hvilken fil det var. Hashværdien gør det let at vise, at advokaten fik præcis den samme fil.
Hvad loggen ikke skal indeholde
Loggen handler om beviserne, ikke om indholdet af dem. Skriv derfor ikke uddrag af mails, private oplysninger eller jeres vurdering af medarbejderens adfærd i loggen. Loggen kan blive fremlagt i en sag, og den kan også være omfattet af reglerne om persondata. Hold den kort og saglig.
Vurderinger og noter om sagen hører hjemme i et separat notat, som advokaten styrer.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Loggen kan I føre selv. Men selve sikringen af computere, telefoner og cloudkonti bør ske ved en IT-sagkyndig, når sagen kan ende i retten eller i en voldgift. Den sagkyndige laver forensiske kopier, beregner hashværdier og dokumenterer metoden, så kæden af ansvar fortsætter uden brud. → Hvad er en IT-sagkyndig?
Fra det tidspunkt fortsætter loggen i den sagkyndiges dokumentation, og jeres egen log bliver første led i kæden. Derfor er det værd at gøre den ordentligt fra start.
Næste skridt
- Tjekliste: den første time ved mistanke
- Skabelon: kommissorium for en intern undersøgelse
- Skabelon: brief til den IT-sagkyndige
- Skabelon: intern instruks om at bevare data
Læs også: Skabelon: orientering af medarbejderne om logning og kontrol · Tjekliste: den første time ved mistanke · Alle tjeklister og værktøjer
→ Beskriv jeres sag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
