En god brief til den IT-sagkyndige er en side eller to med det, den sagkyndige skal vide for at kunne sikre de rigtige data hurtigt: hvad der er sket, hvilke personer og systemer det drejer sig om, hvilke tidspunkter der er vigtige, og hvad I allerede har gjort. Den sparer tid i det første møde, mindsker risikoen for, at noget bliver glemt, og gør det lettere at få et realistisk overslag.
Skabelonen her er til virksomheden, ikke til advokaten. Advokaten formulerer selve opdraget, hvis der skal laves en erklæring til en retssag. Briefen er det praktiske grundlag, som både advokat og sagkyndig kan bygge videre på. → Opdraget til den IT-sagkyndige: sådan formuleres det
Hvornår skal briefen skrives?
Skriv den, så snart I har besluttet at kontakte en IT-sagkyndig. Den behøver ikke være færdig, før I ringer. Det første opkald kan sagtens tages på baggrund af et par linjer, og briefen kan så udfyldes bagefter. Men jo mere der står i den, jo hurtigere kan sikringen planlægges.
Haster det, fordi data er ved at forsvinde, så ring først og skriv bagefter. Hastesager koster ekstra hos de fleste rådgivere, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Skabelonen
Kopiér overskrifterne ind i et dokument, og skriv korte svar. Skriv “ved ikke”, hvor I ikke ved det. Det er bedre end at gætte.
1. Kontakt og roller
- Virksomhedens navn og CVR:
- Sagsejer og kontaktperson (navn, telefon, mail):
- Advokat (navn, kontor, telefon), hvis der er en:
- Hvem må den sagkyndige tale med om sagen? Hvem må ikke vide noget?
Det sidste punkt er vigtigt. Den sagkyndige skal vide, om fx den daglige IT-ansvarlige er med i kredsen, eller om kontakten skal gå uden om vedkommende.
2. Hvad er der sket?
Beskriv sagen i 5-10 sætninger. Skriv fakta i den rækkefølge, de skete. Hvad gav mistanke? Hvornår? Hvem opdagede det? Hvad ved I sikkert, og hvad er formodninger?
Eksempel på formulering: “En projektleder sagde op den 4. i måneden og fratrådte den 30. En kunde har den 12. i den følgende måned oplyst, at de har modtaget et tilbud fra en ny virksomhed, hvor projektlederen arbejder. Tilbuddet indeholder priser, der svarer til vores.” Undgå at skrive konklusioner som “har stjålet” eller “har snydt”.
3. Personer
- · Den, mistanken angår
- · Kolleger, der kan have relevante data
- · Eksterne, fx kunder eller leverandører
Notér for hver person, om de stadig er ansat, og om de ved, at der er en sag.
4. Systemer og udstyr
Lav en liste over de steder, data kan ligge:
- computer og telefon (model, hvem har dem nu, er de tændt eller slukket),
- mail og cloud (Microsoft 365, Google Workspace eller andet),
- fagsystemer (CRM, økonomi, projektstyring, webshop),
- fællesdrev, filserver og backup,
- private enheder eller konti, der kan være brugt til arbejde.
Skriv også, hvem der administrerer systemerne: jeres egen IT, en ekstern leverandør eller systemets leverandør. Den sagkyndige skal vide, hvem der skal give adgang. → Skabelon: kontaktliste til systemejere og leverandører
5. Tidspunkter
- Den periode, der er interessant (fra og til):
- Vigtige datoer, fx opsigelse, fratræden, en bestemt mail eller et møde:
- Frister, I kender til, fx hvornår konti slettes, eller hvornår backup overskrives:
Tidsrummet er afgørende, fordi mange systemer kun gemmer logs i en begrænset periode. En tidslinje kan vedlægges. → Skabelon: tidslinje over hændelsen
6. Hvad er allerede gjort?
Det er det punkt, virksomheder oftest springer over, og det er et af de vigtigste. Skriv ærligt:
- Er nogen konti spærret, slettet eller ændret? Hvornår?
- Har nogen kigget i mail, filer eller udstyr? Hvem, hvornår og hvordan?
- Er computeren tændt, brugt af andre eller geninstalleret?
- Er der taget skærmbilleder eller eksporter? Hvor ligger de?
- Er sletning eller oprydning stoppet? Af hvem?
Det er sjældent et problem, at nogen har kigget, hvis det er dokumenteret. Det bliver et problem, hvis det kommer frem senere. Den sagkyndige skal kunne beskrive udgangspunktet korrekt.
7. Hvad vil I gerne have svar på?
Skriv de spørgsmål, I håber at få besvaret. Fx: “Er der sendt filer til private mailadresser?” eller “Hvornår blev kundelisten sidst eksporteret, og af hvem?” Den sagkyndige vil fortælle, hvilke spørgsmål der realistisk kan besvares med de data, der findes.
8. Rammer
- Forventet brug: intern afklaring, forhandling, eller en mulig retssag?
- Ønsker til tidsplan:
- Hvem modtager resultatet?
- Er der en IT-politik, kontrolaftale eller overenskomst, der er relevant? Vedlæg den.
Hvis I ikke ved, hvilke systemer I har
Mange mindre virksomheder har ikke et samlet overblik over deres systemer. Det er helt normalt, og det er ikke en grund til at vente. Start med det, I ved: hvilken mailløsning I bruger, hvor filerne ligger, og hvilke programmer medarbejderen brugte i det daglige. Kig i fakturaer og kontoudtog efter abonnementer, og spørg jeres IT-leverandør om en liste over licenser og brugere. Bed ikke medarbejderens nærmeste kolleger om hjælp til listen, hvis sagen er fortrolig.
Den IT-sagkyndige kan hjælpe med at udfylde hullerne i det første møde. Det vigtige er, at I skriver ned, hvad I ikke ved, så det ikke bliver glemt. Et “ved ikke” ved punktet om backup er en påmindelse om, at nogen skal finde ud af det i dag, ikke en fejl i briefen.
Hvem udfylder hvad?
- Sagsejer · Punkt 1, 2, 7 og 8
- HR · Personer, datoer, kontrakt og IT-politik
- IT eller IT-leverandør · Systemer, udstyr og hvad der er gjort teknisk
- Advokat · Gennemgår, før den sendes
Det skal I ikke skrive i briefen
- Vurderinger af personers karakter eller motiver.
- Rygter eller ting, I har hørt fra tredje hånd, uden at det fremgår, at det er rygter.
- Adgangskoder. Dem aftales i et særskilt, sikkert spor.
- Personoplysninger, der ikke har betydning for sagen, fx helbred eller familieforhold.
Briefen kan senere blive en del af sagens materiale. Skriv den, så I ikke vil være ubekvemme ved, at modparten eller en dommer læser den.
Send den sikkert
Send ikke briefen som almindelig mail med medarbejderens navn i emnefeltet. Husk, at mails i jeres eget system kan ses af administratorer, og at den, sagen handler om, kan have den rolle. Brug et kodenavn, og aftal med den sagkyndige, hvordan materiale udveksles sikkert. Vedhæftede kontrakter og politikker kan sendes samme vej.
Kort sagt
Briefen er jeres hukommelse og den sagkyndiges arbejdsgrundlag. Skriv den kort, faktuel og ærlig, især om det, I selv allerede har gjort. Så kan sikringen gå i gang med det samme, og I undgår misforståelser senere. → Det første opkald til en IT-sagkyndig
Læs også: Skabelon: kommissorium for en intern undersøgelse · Skabelon: intern instruks om at bevare data · Alle tjeklister og værktøjer
→ Beskriv jeres sag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
