Sikring af udstyr ved fratræden af nøglemedarbejdere

De fleste sager om data, der er fulgt med en medarbejder, opdages for sent. Mistanken opstår først, når kunderne begynder at gå, og på det tidspunkt er computeren geninstalleret, telefonen solgt og postkassen slettet. Sikring ved fratræden vender rækkefølgen om. I sikrer udstyret som en fast rutine, når bestemte medarbejdere stopper, uanset om der er mistanke eller ej.

Det er ikke en undersøgelse. Ingen kigger i data. Sikringen ligger blot klar, hvis der senere bliver brug for den. Bliver der ikke det, slettes den efter en aftalt periode.

Hvorfor en rutine er bedre end en mistanke

Når I sikrer på grund af mistanke, skal I tage stilling til en masse på kort tid: må vi, hvornår siger vi det, hvem skal vide det. Når sikringen er en fast rutine, er de spørgsmål besvaret på forhånd.

Rutinen har flere fordele:

• Ingen bliver udpeget. Alle i en bestemt rolle behandles ens, så ingen kan læse noget personligt ind i det.
• Der er tid. Sikringen kan planlægges i opsigelsesperioden i stedet for at ske i hast.
• Udstyret kan genbruges hurtigt. Når sikringen er lavet, kan computeren gå videre til den næste.
• I står stærkere. Opstår der en sag måneder senere, har I data fra fratrædelsestidspunktet.

Hvem skal omfattes?

Det er ikke nødvendigt for alle. Typisk giver rutinen mening for medarbejdere, der:

• har kunderelationer, der kan følge med, fx sælgere, key account managere og rådgivere,
• har adgang til priser, kalkulationer, tilbud eller kundelister,
• arbejder med kildekode, tegninger, opskrifter eller anden knowhow,
• sidder i ledelsen eller har administratorrettigheder til systemerne,
• er omfattet af konkurrence- eller kundeklausuler.

Beslut kriterierne på forhånd, og skriv dem ned. Så er det rollen og ikke personen, der udløser sikringen. → Beskyt forretningshemmelighederne, før der sker noget

Hvad der sikres

En rutinesikring omfatter normalt:

• Computeren: en forensisk kopi af lageret, lavet uden at ændre originalen.
• Firmatelefonen: et udtræk, så langt det er muligt med den aktuelle model.
• Postkassen og cloudlagrene: en eksport eller en tilbageholdelse i systemet, så indholdet ikke slettes.
• Logs: de relevante logs fra Microsoft 365 eller Google Workspace, før de udløber.

Det hele dokumenteres med tidspunkt, metode og kontrolværdier, så det senere kan vises, at intet er ændret.

Hvornår det sker

Sikringen sker typisk den sidste arbejdsdag eller ved fritstilling, når udstyret afleveres. Det giver det mest fuldstændige billede. Afleveres udstyret tidligere, sikres det ved afleveringen.

Planlæg det sammen med jeres offboarding, så IT ikke når at nulstille noget, før sikringen er lavet. → Offboarding uden at miste beviser og Tjekliste for opsigelsesperioden

Hvad må I?

At sikre data er ikke det samme som at gennemgå dem. Alligevel er det en behandling af personoplysninger, som skal have et sagligt formål og være beskrevet. Det bedste grundlag er en skriftlig rutine, som medarbejderne kender, og som fremgår af jeres IT-politik eller personalehåndbog. Tjek med jeres advokat, om der er en overenskomst eller kontrolaftale, der kræver varsling, og om jeres databeskyttelsesdokumentation skal opdateres. → Kontrolaftalen: varsling af nye kontrolforanstaltninger

Beslut også, hvor længe sikringen gemmes, og hvem der må give adgang til den. Uden en sag skal den slettes, når perioden udløber. → Hvor længe må virksomheden gemme bevismaterialet?

Opbevaring

Sikringerne bør opbevares krypteret og adskilt fra jeres almindelige IT, så hverken IT-afdelingen eller ledelsen kan kigge i dem uden en beslutning. Adgang bør kræve en konkret sag og en beslutning fra den, I har udpeget som ansvarlig.

Et alternativ for mindre virksomheder er karantæne: udstyret lægges uberørt til side i en fast periode, før det genbruges. Det er billigere, men beskytter ikke postkassen og cloudlogs. → Karantæne for udstyr fra fratrådte medarbejdere

Sådan kommer I i gang

1. Beslut, hvilke roller der er omfattet.
2. Beskriv rutinen og opbevaringsperioden.
3. Orientér medarbejderne via IT-politik eller personalehåndbog.
4. Aftal med IT eller jeres IT-leverandør, at intet udstyr fra de omfattede roller nulstilles, før sikringen er lavet.
5. Aftal, hvem der laver sikringerne.

En IT-sagkyndig kan lave sikringerne for jer. Nielco IT arbejder i hele landet og er John Nielsen, uvildig IT-sagkyndig med retssagserfaring. Opstår der mistanke, før sikringen er planlagt, er det en akut sag, og så kan John Nielsen være på stedet inden for få timer. Hastesager koster ekstra. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne.

Afgrænsning

Rutinesikring er forebyggelse i civile forhold og interne undersøgelser. Se afgrænsningen for de opgaver, Nielco IT ikke tager.

Ring 70 13 63 23, eller læs om digital bevissikring hos Nielco IT.