Når en IT-sagkyndig skal arbejde i en voldgiftssag, er det virksomheden, der skal levere data, adgange og forklaringer. Den sagkyndige kan være udpeget af voldgiftsretten, af parterne i fællesskab eller være jeres egen. I alle tilfælde gælder det samme: Jo bedre I har forberedt data og medarbejdere, jo mere præcist kan den sagkyndige arbejde, og jo færre frister skrider.
Artiklen er til IT-chefen, sagsejeren og den leder, der skal stille medarbejdere til rådighed. Den juridiske ramme om sagkyndige i voldgift er beskrevet for advokater. → Voldgift: skønsmand udpeget af voldgiftsretten
To slags sagkyndige
I voldgift møder I typisk to typer sagkyndige:
- Partens egen sagkyndige · Jer, gennem jeres advokat
- Voldgiftsrettens sagkyndige · Voldgiftsretten, med parternes deltagelse
Efter voldgiftslovens § 26 kan voldgiftsretten udpege en sagkyndig og pålægge en part at give den sagkyndige relevante oplysninger og adgang til dokumenter og andre beviser. Voldgiftsinstituttets regler har en tilsvarende bestemmelse og kræver, at en sagkyndig udpeget af voldgiftsretten eller af parterne i fællesskab er tilgængelig, upartisk og uafhængig. Parterne kan stille spørgsmål til den sagkyndige og føre egne sagkyndige vidner.
For virksomheden betyder det, at I kan have to sagkyndige at forholde jer til samtidig. Rollerne skal holdes adskilt. Jeres egen sagkyndige må ikke påvirke voldgiftsrettens sagkyndige uden om de aftalte kanaler.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Udpeg én kontaktperson til den sagkyndige. Det er typisk sagsejeren eller IT-chefen.
- Lav en oversigt over systemer og data, der er relevante for spørgsmålene: hvor de ligger, hvem der ejer dem, og hvor længe de gemmes.
- Kontrollér, hvad der allerede er sikret. Notér dato, hvem der sikrede, og hvordan. → Skabelon: log over beviser
- Afklar adgangen med advokaten. Skal den sagkyndige have en kopi, adgang til et testmiljø eller arbejde i jeres system under opsyn?
- Find medarbejderne, der kender systemerne, og afklar deres tid.
- Tjek fortroligheden. Forretningshemmeligheder og persondata kan kræve særlige vilkår, fx at kun den sagkyndige ser bestemte data.
Data: præcist, dokumenteret og ens for alle
Den største kilde til uenighed mellem sagkyndige er, at de har arbejdet på forskellige data. Derfor skal det være klart, præcis hvad der er udleveret, til hvem og hvornår.
- Lav en udleveringsliste. Hvert datasæt får en betegnelse, en beskrivelse, en periode og en dato for udlevering.
- Brug hashværdier, så alle kan se, at datasættet er det samme. Bed jeres egen sagkyndige om at stå for det.
- Udlevér det samme til alle, når det er aftalt. Får voldgiftsrettens sagkyndige et datasæt, skal modparten typisk vide, hvad der er givet.
- Gem en uændret kopi af alt, der udleveres.
- Notér tidszoner. Logs og systemer bruger ofte forskellige tider.
Kan noget ikke udleveres, fx fordi data er slettet, eller systemet er udskiftet, så skriv det ned med forklaring. Et ærligt hul er bedre end et, der bliver opdaget af modparten. Efter instituttets regler kan voldgiftsretten lægge vægt på, at en part uden rimelig grund ikke fremlægger beviser, den råder over.
Systemer, der stadig er i drift
Ofte er det omstridte system stadig i brug. Det giver to udfordringer. For det første ændrer systemet sig hver dag. For det andet kan en besigtigelse forstyrre driften.
Aftal med advokaten og den sagkyndige, hvordan systemets tilstand fastholdes: et øjebliksbillede, en kopi til et testmiljø eller en dokumenteret gennemgang på en bestemt dato. Skal den sagkyndige besigtige systemet hos jer, så planlæg tidspunktet, så driften kan fortsætte, og notér, hvem der var til stede, og hvad der blev vist. → Retssagen er anlagt: det skal virksomheden selv bidrage med
Medarbejderne
Medarbejdere med kendskab til systemerne får tre roller i en voldgiftssag. De hjælper den sagkyndige med at finde og forklare data. De kan blive bedt om at skrive en vidneerklæring. Og de kan blive afhørt ved den mundtlige forhandling.
Forbered dem på det praktiske:
- Forklar rollen. De skal forklare, hvad de ved, ikke argumentere for virksomhedens sag.
- Skel mellem viden og vurdering. “Jeg så fejlen den dag” er noget andet end “leverandøren var skyld i det”.
- Hold forklaringerne adskilt fra den sagkyndiges. Medarbejderen forklarer, hvordan systemet blev brugt. Den sagkyndige forklarer metode og fund.
- Afklar tid og form. Instituttets regler giver mulighed for, at forklaringer afgives over video, hvis voldgiftsretten finder det forsvarligt.
Det generelle om medarbejdere, der skal afgive forklaring, er beskrevet for sig. → Medarbejdere skal afgive forklaring
Spørgsmålene til den sagkyndige
Det er voldgiftsretten og advokaterne, der formulerer spørgsmålene. Men virksomheden kan hjælpe ved at sikre, at spørgsmålene passer til virkeligheden. Fortæl advokaten, hvis et spørgsmål forudsætter data, der ikke findes, eller en periode, hvor systemet var anderledes. Et spørgsmål, der ikke kan besvares, giver en erklæring, der ikke hjælper nogen.
Efter erklæringen
Når den sagkyndige har afgivet sin erklæring, er arbejdet ikke slut for virksomheden. Erklæringen sendes til parterne, og I skal læse den grundigt sammen med jeres advokat og egen sagkyndige. Tjek især, om erklæringen bygger på de data, I har udleveret, om perioder og systemer er beskrevet korrekt, og om den skelner mellem det, der er konstateret, og det, der er vurderet. → Hvordan læser ledelsen en IT-rapport?
Er der fejl i de faktiske oplysninger, så notér dem præcist med henvisning til kilden. Det er advokaten, der beslutter, hvordan de skal fremføres. Hold samtidig data og systemer bevaret, til sagen er afgjort. Den sagkyndige kan blive afhørt ved den mundtlige forhandling og kan få brug for at kontrollere noget igen.
Hvem gør hvad
- Sagsejer · Kontakt til den sagkyndige, udleveringsliste
- IT-chef · Finder data, fastholder systemets tilstand
- Medarbejdere · Forklarer brug og opsætning af systemerne
- HR eller leder · Afklarer tid, fravær og støtte til medarbejdere
- Advokat · Aftaler adgang, fortrolighed og spørgsmål
- Egen IT-sagkyndig · Klargør data, gennemgår erklæringen kritisk
Det skal I lade være med
- Give data direkte til voldgiftsrettens sagkyndige uden om det aftalte forløb.
- Rette i systemet, mens besigtigelsen står for døren.
- Instruere medarbejdere i, hvad de skal sige. Forbered dem på formen, ikke på indholdet.
- Udlevere mere end aftalt. Overskudsdata kan indeholde persondata og forretningshemmeligheder.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når voldgiftsretten udpeger en sagkyndig, har I stadig brug for jeres egen, der kan klargøre data og gennemgå erklæringen. Nielco IT har haft opgaver via Voldgiftsinstituttet og har været IT-sagkyndig i danske retskredse. Nielco IT medbringer selv værktøjer og lagermedier, og beviskopier opbevares krypteret og med log over adgang. Alt IT-sagkyndigt arbejde er omfattet af tavshedspligt. → IT-tvisten skal i voldgift
Læs også: Voldgiftsklausulen i IT-kontrakten: det skal I vide, før der opstår en tvist · Leverandøren leverer ikke: dokumentér IT-projektet
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
