Undersøgelsen: fra sikring til rapport

Når data er bevaret, kan undersøgelsen begynde. Den skal være afgrænset, dokumenteret og fair over for dem, den handler om. Artiklerne her følger forløbet fra kommissorium til rapport. Se også Intern IT-undersøgelse.

Intern undersøgelse trin for trin

• Intern undersøgelse: hvem skal vide hvad, og hvornår? En intern undersøgelse falder ofte, fordi for mange får besked for tidligt. Sådan holder ledelse og HR kredsen lille, fordeler roller og fører log.
• Whistleblowerordningen og digitale beviser En indberetning peger på mails, filer eller logs? Sådan sikrer I de digitale spor hurtigt og bredt uden at afsløre indberetteren. Praktisk guide.
• Intern undersøgelse trin for trin: fra mistanke til rapport Sådan gennemfører virksomheden en intern undersøgelse i faser: fra mistanke og sikring til samtale og rapport. Til ledere og HR med en konkret sag.
• Tjenstlig samtale og interview: hvornår viser I de digitale beviser? Hvornår og hvordan viser I medarbejderen de digitale beviser i en tjenstlig samtale? Sådan forbereder HR og ledelse samtalen uden at afsløre for tidligt.

Kontrol med medarbejdere og persondata

• Må vi læse en medarbejders mail? Arbejdsgiveren ejer mailsystemet, men ikke alt må læses. Her er, hvad der afgør det, og hvordan I sikrer mails som bevis uden selv at læse dem.
• Kontrol og overvågning af medarbejdere: hvad må arbejdsgiveren? Hvad må arbejdsgiveren kontrollere? Overblik for ledere og HR over mail, log, telefon, video og GPS: grundprincipper, typiske fejl og hvad I gør i en sag.
• Kontrolaftalen: varsling af nye kontrolforanstaltninger Hvornår og hvordan skal nye kontrolforanstaltninger varsles efter kontrolaftalen? Praktisk guide til HR og ledere om varsling, indhold og dokumentation.
• Må vi se medarbejderens browserhistorik? Må I se medarbejderens browserhistorik på arbejdscomputeren? Svar til HR og IT om formål, orientering, afgrænsning og de fejl, der ødelægger sporene.
• Må vi gennemgå firmatelefonen? Må I gennemgå medarbejderens firmatelefon, når den også bruges privat? Svar til HR og ledere om adgang, privatliv, sikring og fejl, der sletter beviser.
• Må vi læse Teams- og Slack-chats? Må I læse medarbejdernes Teams- og Slack-chats i en personalesag? Svar til HR og IT om formål, afgrænsning, private beskeder og korrekt sikring.
• Videoovervågning på arbejdspladsen i en personalesag Må I bruge videoovervågning i en sag mod en medarbejder? Guide til ledere og HR om skiltning, orientering, opbevaring, udlevering og sikring af optagelser.
• GDPR-tjekliste før en intern undersøgelse GDPR-tjekliste til HR og ledere før en intern undersøgelse: grundlag, formål, dataminimering, adgang, opbevaring og oplysningspligt, trin for trin.
• Persondatabrud: dokumentationen inden for 72 timer Brud på persondatasikkerheden? Tidsplan for de første 72 timer, og hvad IT skal gemme, så anmeldelsen til Datatilsynet kan dokumenteres. Til DPO og IT.
• Arbejdstidsregistrering: gør systemet til brugbar dokumentation Sådan indretter HR og økonomi arbejdstidsregistreringen, så den kan bruges som dokumentation, hvis en medarbejder senere kræver overarbejde betalt.

Økonomi og uregelmæssigheder

• Mistanke om besvigelser: uregelmæssigheder i bogføringen Mistanke om besvigelser? Fakturaer, der ikke passer, og ændrede posteringer. Sådan sikrer ledelse og økonomi regnskabsdata, før undersøgelsen begynder.
• Erhvervsnetbanken: hvem oprettede og godkendte betalingen? Hvem oprettede og godkendte betalingen i erhvervsnetbanken? Her er det, banken typisk kan udlevere, og sådan sikrer ejer og økonomi sporene i tide.

HR-sager: chikane, krænkelser og konflikter

• En medarbejder bliver stalket digitalt: hvad gør arbejdspladsen? Digital stalking kan gå gennem arbejdsmail, firmatelefon og kalender. Her er, hvad leder, HR og IT gør, og i hvilken rækkefølge sporene sikres.
• Chikane mellem kolleger på Teams, Slack og sms: sådan sikrer HR beskederne En medarbejder klager over krænkende beskeder fra en kollega på Teams, Slack eller sms. Sådan sikrer HR beskederne fair og korrekt for begge parter.
• Medarbejderen sender en indsigtsanmodning midt i konflikten En medarbejder eller tidligere ansat beder om indsigt midt i en konflikt. Sådan håndterer HR og DPO frister og undtagelser uden at ødelægge beviser.
• Hvad siger I til kollegerne, når en medarbejder er fritstillet? Hvad siger I til kollegerne, når en medarbejder er fritstillet? Sådan formulerer leder og HR en kort besked, der hverken skader sagen eller omdømmet.
• Hvad må I sige til kunderne, når medarbejderen er stoppet? Hvad må I sige til kunderne, når en medarbejder er stoppet i en tvist? Guide til ledere om neutral besked, ærekrænkelse og fejl, der skader sagen.

Brug for hjælp udefra?

• Det haster Data kan forsvinde i dag. Ring 70 13 63 23. Hastesager koster ekstra.
• IT-sagkyndig for virksomheder Uvildig sikring og undersøgelse af digitale beviser i hele landet.
• Intern IT-undersøgelse Når mistanken skal afklares, før I beslutter noget.
• Beskriv jeres sag Hvad I skal skrive, og hvad der sker bagefter. Fortrolighedsaftale på forespørgsel.

Afgrænsning

Siden handler om civile sager, interne undersøgelser og udenretlige tvister. Læs mere om, hvad der ligger uden for: Afgrænsning.