Det korte svar: Det kommer an på. Arbejdsgiveren ejer mailsystemet, men medarbejderen har stadig ret til privatliv, og kontrol med mail er reguleret af både databeskyttelsesreglerne, aftaler på arbejdsmarkedet og retspraksis. Det gode svar er ofte, at I slet ikke behøver at læse mailene selv. De kan sikres som bevis med det samme, og en uvildig IT-sagkyndig kan senere søge i dem på en afgrænset måde.
Artiklen her er til lederen eller HR, der står med spørgsmålet i dag. Den giver ikke et juridisk svar på jeres konkrete sag, og reglerne skal altid tjekkes mod jeres overenskomst, en eventuel kontrolaftale og jeres IT-politik. Den viser i stedet, hvad I kan gøre nu uden at risikere noget, hvordan I træffer beslutningen trin for trin, og hvad der skal afklares, før nogen åbner en mail.
Artiklen er hovedsiden for mail i klyngen om kontrol af medarbejdere. Det store overblik over alle former for kontrol, fra logning til GPS, finder I i overblikket over, hvad arbejdsgiveren må kontrollere.
Tre ting, der ofte bliver blandet sammen
Når en leder siger “vi skal ind i mailen”, kan det betyde tre meget forskellige ting. Forskellen er hele pointen i artiklen.
- Sikring · Hvad sker der: Postkassen bevares eller kopieres uændret. Ingen læser den. · Hvornår: Straks
- Søgning · Hvad sker der: En afgrænset søgning på aftalte ord, perioder eller modtagere · Hvornår: Efter juridisk afklaring
- Læsning · Hvad sker der: Indholdet af udvalgte mails gennemgås · Hvornår: Kun det, søgningen har fundet
Sikring beskytter mod sletning. Den juridiske afklaring beskytter mod, at I går for vidt. Søgningen bliver smallere og mere præcis, når den er aftalt på forhånd. Og læsningen begrænses til det, der faktisk er relevant for mistanken.
→ Sådan gemmer du en mail korrekt som bevis
Beslutningstræet: må vi gå videre?
Gå spørgsmålene igennem i rækkefølge. De er skrevet som “hvis … så …”, så I kan se, hvor I står, og hvad næste skridt er. Træet erstatter ikke advokatens vurdering, men det gør samtalen med advokaten kortere og mere præcis.
1. Hvis der er risiko for, at mails bliver slettet, så bed IT sætte et hold på postkassen nu og eksportere revisionsloggen for brugeren. Det kræver ikke, at nogen læser noget, og det kan ske, før resten er afklaret. Er der ikke en akut risiko, så gå direkte til spørgsmål 2.
2. Hvis I ikke kan formulere formålet i én eller to sætninger, så stop her. “Vi vil se, hvad medarbejderen har lavet” er ikke et formål. “Vi vil afklare, om kundelisten er sendt til en ekstern adresse i marts” er et formål. Skriv det ned, før I går videre.
3. Hvis medarbejderne ikke er orienteret om, at mail kan kontrolleres, så er jeres muligheder typisk mere begrænsede, og advokaten skal vurdere, om der alligevel er grundlag. Det betyder ikke, at I intet kan gøre. Sikring af data i jeres egne systemer er stadig muligt. → IT-politik og orientering af medarbejdere
4. Hvis I er omfattet af en overenskomst eller kontrolaftale, så tjek, om den stiller krav om varsling eller inddragelse af tillidsrepræsentanten. → Kontrolaftalen og varsling af nye kontrolforanstaltninger
5. Hvis formålet kan nås uden at se indholdet, så start med metadata: hvem er der skrevet til, hvornår, og med hvilke vedhæftede filer. Et overblik over afsendere, modtagere og tidspunkter er mindre indgribende end selve teksten, og det kan være nok til at afgøre, om mistanken holder. → Mail-headere: hvem sendte mailen, og hvornår?
6. Hvis metadata ikke er nok, så aftal en søgning med advokaten: søgeord, periode og modtagere. Skriv aftalen ned. → Søgeord i en intern undersøgelse
7. Hvis søgningen rammer mails, der er private eller tydeligt personlige, så holdes de ude. De lægges til side uden at blive læst videre, og det noteres, at de er frasorteret. → Når I støder på private data
8. Hvis søgningen rammer noget uden for formålet, for eksempel et andet forhold end det, I undersøger, så stop og tag det op med den, der ejer sagen. Det lægges ikke bare til sagen.
Kommer I igennem træet med et klart formål, en orientering, en aftalt afgrænsning og en uvildig til at søge, står I typisk et godt sted. Mangler et af leddene, er det ikke nødvendigvis slut, men så skal advokaten se på det, før nogen åbner en mail.
Det kan I gøre i dag, uden at læse noget
Tjeklisten kan printes og bruges, mens I venter på advokaten. Ingen af punkterne kræver, at nogen åbner en mail.
- ☐ IT har sat et hold på postkassen, så slettede mails bevares.
- ☐ IT har eksporteret revisionsloggen for brugeren, før den udløber.
- ☐ IT har bekræftet på skrift, at intet er slettet, flyttet eller nulstillet.
- ☐ Holdet dækker også fælles postkasser, Teams og OneDrive, hvis de er relevante.
- ☐ Mistanken er skrevet ned sagligt: hvad, hvornår og fra hvem.
- ☐ Der er udpeget én person, der ejer sagen og fører log over beslutninger.
- ☐ Kredsen, der kender til sagen, er holdt lille.
- ☐ IT-politik, ansættelseskontrakt og eventuel overenskomst er fundet frem.
- ☐ Advokaten er kontaktet og har fået formålet.
Når listen er krydset af, har I bevaret det, der kan forsvinde, og I har samlet det, advokaten skal bruge for at vurdere, hvad der må søges efter. Det er typisk det vigtigste, der kan ske i de første døgn.
Hvorfor I ikke selv skal læse
Det er fristende at åbne postkassen og se efter selv. Det er hurtigt, og IT har teknisk adgang. Men der er fire gode grunde til at lade være:
- Beviset svækkes. Når en mail åbnes, kan den blive markeret som læst, og spor ændres. Modparten kan senere spørge, hvad der ellers er ændret.
- I bliver vidner. Den, der har læst mailene, kan skulle forklare sig i retten om, hvad der blev set, og hvorfor.
- Risikoen for at gå for vidt. Det er let at komme til at læse private mails, mails til læge eller fagforening eller kollegers personlige beskeder.
- Troværdighed. En uvildig, dokumenteret gennemgang er sværere at angribe end en leders egen søgning en sen aften.
Det gælder også jeres egen IT-medarbejder. Teknisk adgang er ikke det samme som ret til at læse. Bed IT om at sikre, ikke om at kigge. Er det en leder, der selv har adgang til andres postkasser, og som bruger den, er det et emne for sig. → En leder misbruger sin adgang til andres mail og filer
Et typisk forløb, beskrevet som eksempel
Eksemplet her er opdigtet og generisk. Det viser rækkefølgen, ikke en rigtig sag.
En sælger har sagt op og skal begynde hos en konkurrent. Salgschefen har hørt, at en stor kunde allerede er blevet kontaktet. HR spørger, om man ikke bare kan åbne sælgerens postkasse og se efter.
I stedet ringer HR til IT og beder om tre ting: et hold på postkassen, en eksport af revisionsloggen og en bekræftelse på skrift af, at intet er slettet eller ændret. Ingen læser noget. Samme dag skriver salgschefen mistanken ned i et par linjer: hvilken kunde, hvilket tidsrum, hvad der er hørt, og fra hvem.
Advokaten ser på IT-politikken og ansættelseskontrakten og vurderer, at der er grundlag for en afgrænset søgning. Søgningen aftales: mails sendt til eksterne adresser i de sidste tre måneder af ansættelsen, med vedhæftede filer, og mails, der nævner den bestemte kunde. Private mails holdes ude.
En IT-sagkyndig sikrer postkassen forensisk, kører søgningen i kopien og udleverer kun de mails, der rammer søgningen, til advokaten. Søgningen, resultatet og frasorteringen dokumenteres. Ledelsen ser først materialet, når advokaten har gennemgået det. Uanset hvad søgningen viser, kan virksomheden forklare, hvad den har gjort, og hvorfor.
→ Medarbejderen har sendt filer til sin private mail
Fælles postkasser, Teams og den fratrådtes postkasse
Ikke al mail ligger i den personlige postkasse. Mange virksomheder bruger fælles postkasser som salg@ eller info@, og meget kommunikation foregår i Teams eller andre chatværktøjer.
- En fælles postkasse er typisk en arbejdsplads, som flere har adgang til. Det kan gøre det mindre indgribende at se i den, men det kan være svært at vise, hvem der skrev hvad. → Delte postkasser: hvem skrev mailen fra info@?
- Chats i Teams kan indeholde både arbejde og privat snak, ligesom mail. Samme forsigtighed gælder.
- Begge dele kan bevares med de samme værktøjer som postkassen. Sørg for, at holdet også dækker dem. → Bevissikring af mail i Microsoft 365
Bruger I Google Workspace, findes der tilsvarende muligheder. → Bevissikring af Gmail og Google Workspace
Når medarbejderen er stoppet, skal kundemails måske stadig besvares. Det kan løses med et autosvar og en videresendelse af nye mails, uden at de gamle læses. Lad ikke en kollega overtage postkassen og arbejde i den. Så blandes nye handlinger med gamle spor. → Den fratrådtes mailboks: autosvar, videresendelse og opbevaring
Den uvildige løsning
En IT-sagkyndig kan sikre postkassen forensisk, søge efter aftalte ord, perioder og modtagere, udlevere kun de relevante mails til jeres advokat og dokumentere, hvad der er søgt efter, og hvad der er fundet. Søgeordene aftales med advokaten og skrives ned. Det beskytter også medarbejderen, som kun får gennemgået det, der er relevant for mistanken.
Det, I får tilbage, er ikke en bunke mails, men et afgrænset resultat: hvilke kilder der er sikret, hvilke søgninger der er kørt, hvor mange mails der ramte, hvilke der er frasorteret som private, og hvilke der er udleveret. Den dokumentation er det, der gør, at resultatet kan bruges senere, også hvis medarbejderens advokat stiller spørgsmål ved, hvordan I er kommet frem til det. Viser søgningen intet, er det også et resultat. Så kan sagen lukkes på et ordentligt grundlag, og medarbejderen er ikke blevet udsat for mere end nødvendigt.
Kollegers og kunders oplysninger i postkassen er en del af afvejningen. De er ikke part i sagen, og deres data skal også behandles med omtanke. → Kollegers og kunders data i medarbejderens mailboks
Nielco IT laver denne type opgave som en afgrænset gennemgang af en medarbejders mailkonto. Nielco IT er uvildig, sælger ikke produkter og underskriver en fortrolighedsaftale på forespørgsel.
Spørgsmål, vi ofte får
Ejer vi ikke mailene, når det er vores system?
I ejer systemet, og arbejdsmails er virksomhedens. Men det giver ikke automatisk ret til at læse alt. Medarbejderens privatliv og databeskyttelsesreglerne gælder stadig.
Må IT åbne postkassen for at se, om der er noget?
Nej, ikke på eget initiativ. IT må gerne sikre og bevare. Læsning kræver et formål, en afgrænsning og typisk en juridisk vurdering først.
Hvad hvis vi allerede har læst nogle mails?
Det er ikke nødvendigvis en katastrofe. Skriv ned, hvem der har læst hvad, hvornår og hvorfor. Stop, fortæl det til jeres advokat, og lad det næste ske uvildigt. Slet intet, og videresend ikke mails internt. → Kæde af ansvar (chain of custody)
Skal medarbejderen have besked om, at mailen bliver undersøgt?
Det afhænger af sagen og af, om en orientering kan skade undersøgelsen. Spørgsmålet skal vurderes og dokumenteres. → Skal den undersøgte medarbejder orienteres?
Må vi bruge en AI-tjeneste til at gennemgå mailene?
Det er en ny behandling af persondata med egne risici, og den skal vurderes før brug. → AI til gennemgang af medarbejderes mails
Hvad med mails, der er markeret som private?
De har en særlig beskyttelse. Lad være med at åbne dem. Lad den uvildige frasortere dem, og lad advokaten vurdere, om der er noget, der alligevel skal ses på. → Medarbejderens private data på arbejdsudstyr
Hvor længe kan vi vente med at sikre?
Ikke længe. Slettede mails og revisionslogs gemmes kun i en begrænset periode, og den afhænger af jeres licens og indstillinger. Sikringen bør derfor ske med det samme, også selv om den juridiske afklaring tager tid.
Ordforklaringer
Hold (litigation hold): En indstilling i mailsystemet, der bevarer alt indhold, også det, brugeren sletter.
Revisionslog: Systemets log over handlinger på kontoen, for eksempel logins, sletninger og regler. Den gemmes kun i en begrænset periode.
Metadata: Oplysninger om mailen frem for selve teksten: afsender, modtager, tidspunkt og filnavne.
Forensisk kopi: En kopi, der er taget og dokumenteret, så det kan efterprøves, at den svarer til originalen.
Proportionalitet: At kontrollen står i et rimeligt forhold til formålet, og at I vælger den mindst indgribende vej.
Den vigtigste regel er enkel: Bevar først, afklar derefter, og lad en uvildig gennemgå. Så står I stærkt, uanset om sagen ender med en samtale, en opsigelse eller en retssag. Og I har beskyttet både virksomheden og medarbejderens privatliv undervejs.
Næste skridt
- Må vi se medarbejderens browserhistorik?
- Må vi gennemgå firmatelefonen?
- Må vi læse Teams- og Slack-chats?
- Videoovervågning på arbejdspladsen i en personalesag
Læs også: Arbejdstidsregistrering: gør systemet til brugbar dokumentation · Kontrol og overvågning af medarbejdere: hvad må arbejdsgiveren?
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
