Stop, notér og afgræns. Når den, der undersøger en computer, en postkasse eller en telefon, støder på noget, der ser privat ud, skal vedkommende som udgangspunkt ikke åbne det. Skriv ned, hvad I har set, og hvor, og tag stilling sammen med advokaten, før I går videre. Private data er ikke automatisk forbudt område, men adgangen kræver et særligt grundlag, og reglerne skal tjekkes i den konkrete sag.
Situationen opstår i næsten alle interne undersøgelser. En mappe på skrivebordet hedder “Privat”. En mail har emnet “Personligt”. En telefon har et fotoalbum med familiebilleder. Det, I gør i det øjeblik, kan afgøre, om resten af undersøgelsen kan bruges.
Hvorfor det betyder noget
Medarbejdere har ret til et privatliv, også på arbejdsudstyr, især når privat brug er tilladt. Hvis I gennemgår private data uden grund, kan det:
- krænke medarbejderens rettigheder og give et krav mod virksomheden,
- svække jeres troværdighed i en tvist, fordi undersøgelsen ser ud som et fiskeri,
- bringe følsomme oplysninger om helbred, familie eller økonomi ind i sagen, som ingen havde brug for.
→ Medarbejderens private data på arbejdsudstyr
Samtidig kan en mappe, der hedder “Privat”, indeholde præcis det, sagen handler om. Navnet beskytter ikke data, der i virkeligheden er virksomhedens. Det er netop derfor, I skal stoppe og vurdere, i stedet for enten at åbne alt eller springe alt over.
Hvad den undersøgende gør i øjeblikket
- Stop. Åbn ikke mappen, mailen eller filen.
- Notér, hvad der er set. Mappens navn, placering, antal filer og størrelse. Ikke indholdet.
- Notér tidspunktet og hvem. Hvem stødte på det, og hvornår?
- Lad det ligge. Flyt, kopier eller slet ikke noget.
- Giv besked til den, der ejer sagen. Typisk HR eller den ansvarlige leder.
- Vent på en beslutning. Den skal tages sammen med advokaten.
Det lyder langsomt, men det tager sjældent mere end en dag. Data forsvinder ikke, fordi I venter, hvis kilden allerede er sikret.
Sikring og gennemgang er to forskellige ting
Det er vigtigt at skelne. En forensisk sikring af en computer eller telefon tager en kopi af det hele, også det private. Det er ofte nødvendigt, fordi I ikke på forhånd kan vide, hvor sporene er. Men kopien er ikke det samme som en gennemgang. Det er gennemgangen, der skal afgrænses.
En god afgrænsning kan for eksempel være:
- kun bestemte perioder,
- kun bestemte filtyper eller søgeord,
- ingen gennemgang af mapper med navne, der tyder på privat indhold, før der er taget stilling,
- private mails sorteres fra ved hjælp af afsendere og emner, før nogen læser.
→ Afgrænsning: personer, data og perioder
Hvad der kan tale for at se nærmere
Der kan være god grund til at se på private data, for eksempel hvis:
- der er konkrete spor om, at virksomhedens filer er flyttet til mappen,
- mappen er oprettet kort før en fratrædelse,
- filnavnene viser, at det er kundelister eller tilbud,
- størrelsen eller tidsstemplerne passer med en mistænkt kopiering.
Så kan det være rimeligt at gå videre, men på en afgrænset måde. En IT-sagkyndig kan ofte se på filnavne, størrelser og tidsstempler uden at åbne indholdet. Det er ofte nok til at afgøre, om mappen er relevant. Er den det, kan næste skridt aftales.
Hvem gør hvad
- Den undersøgende · Stopper, noterer og giver besked
- HR · Vurderer sammen med advokaten
- Advokat · Afgør, om og hvordan der må gås videre
- IT-sagkyndig · Ser på metadata uden at åbne indhold
- Leder · Godkender beslutningen og noterer den i beslutningsloggen
Det skal I lade være med
- At åbne “bare for at se, om det er privat”. Så har I set det.
- At slette det private, fordi I mener, det ikke hører til på en arbejdscomputer. Det kan ødelægge spor og give en tvist om sletning.
- At sende mappen videre til medarbejderen, en kollega eller jeres egen private mail.
- At omtale fundet i mails eller på møder. Skriv kun, at der er fundet data, der ser private ud.
- At bruge noget privat, I tilfældigt har set, i en samtale med medarbejderen. Det kan skade sagen og forholdet.
Når I allerede har åbnet det
Det sker. Skriv ned, hvad der er åbnet, hvornår, og af hvem. Skriv ikke indholdet ned, medmindre det er relevant for sagen. Fortæl advokaten om det med det samme. Det er langt bedre end at skjule det, fordi det næsten altid kommer frem senere, for eksempel i en revisionslog.
→ Tilfældigt fund under en intern undersøgelse
Notatet
Notatet om fundet skal kunne læses af en dommer, en advokat og medarbejderen selv. Hold det sagligt. Et eksempel: “Den 4. april kl. 10.15 fandt [navn] under gennemgangen af den bærbare computer en mappe ved navn Privat på skrivebordet med 214 filer, oprettet 12. marts. Mappen er ikke åbnet. Sagen er forelagt HR.” Læg notatet i jeres log over beviser. → Skabelon: log over beviser
Postkasser og telefoner
Det samme gælder i postkassen, hvor private mails ofte ligger blandet med arbejdsmails, og på firmatelefonen, hvor private apps og billeder ligger side om side med kundebeskeder. Princippet er det samme: Søg målrettet efter det relevante, og lad det private ligge. Hvis en søgning rammer en privat mail, så notér det og gå videre.
Skal medarbejderen inddrages?
I nogle sager kan det være en god løsning at lade medarbejderen eller dennes repræsentant være med til at sortere det private fra. Medarbejderen kan pege på, hvilke filer der er private, og en uvildig kan bekræfte det ud fra metadata. Det kræver, at sikringen er sket først, og at det ikke advarer medarbejderen om noget, der stadig skal undersøges. Om det er en god idé i jeres sag, er en vurdering for advokaten. Fordelen er, at det er svært at anfægte en afgrænsning, som medarbejderen selv har været med til.
Opbevaring af kopien
Den forensiske kopi indeholder stadig det private, også selv om ingen har set på det. Opbevar den sikkert, med begrænset adgang, og aftal, hvornår den skal slettes. Når sagen er afsluttet, bør den slettes, medmindre der er en konkret grund til at gemme den længere. Skriv beslutningen ned.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, før gennemgangen starter, så afgrænsningen er teknisk mulig. Det er langt lettere at skille privat og arbejde fra hinanden med de rette værktøjer end ved at klikke rundt. Få juridisk råd, så snart I står med private data, der kan være relevante. Den uvildige gennemgang beskytter både medarbejderen og virksomhedens sag.
Læs også: Må vi bede om beskeder fra medarbejderens private telefon? · Videoovervågning på arbejdspladsen i en personalesag
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
