En intern undersøgelse skal afgrænses, før nogen begynder at kigge i data. Afgrænsningen svarer på fire spørgsmål: hvilke personer, hvilke datakilder, hvilken periode og hvilke spørgsmål undersøgelsen skal besvare. Jo mere præcist I afgrænser, jo lettere er det at gennemføre undersøgelsen hurtigt, at beskytte medarbejdernes privatliv og at forsvare fremgangsmåden bagefter.
Artiklen er til den leder, HR-ansvarlige eller IT-ansvarlige, der skal formulere afgrænsningen sammen. Den handler om virksomhedens egen afgrænsning, før en eventuel tvist. Når afgrænsningen skal aftales med en modpart, er det en anden øvelse, som advokaten tager sig af.
→ Søgeord og afgrænsning: aftaler med modparten
Hvorfor afgrænsning er så vigtig
Uden afgrænsning bliver en undersøgelse let til en fisketur. Man åbner postkassen og kigger efter “noget”. Det har tre problemer:
- Det tager lang tid. En postkasse kan indeholde mange tusinde mails. Uden fokus drukner det relevante.
- Det krænker privatlivet. Medarbejderens private mails, helbredsoplysninger og kollegers data bliver læst uden grund.
- Det svækker sagen. En bred og ufokuseret gennemgang kan være svær at forsvare, hvis den senere bliver prøvet.
Reglerne om behandling af persondata stiller krav om, at I ikke behandler flere data end nødvendigt til formålet. Afgrænsningen er den praktiske måde at leve op til det på.
Start med spørgsmålene
Afgrænsningen begynder ikke med data, men med de spørgsmål, ledelsen vil have svar på. Skriv dem ned som konkrete spørgsmål, der kan besvares med ja, nej eller “det kan ikke afgøres”.
Dårligt spørgsmål: “Har medarbejderen været illoyal?”
Bedre spørgsmål:
- Er der sendt filer fra virksomhedens systemer til private mailadresser i perioden?
- Er der kopieret filer til USB-nøgler eller private cloud-tjenester?
- Har medarbejderen haft kontakt med en bestemt konkurrent via arbejdsmailen?
Konkrete spørgsmål gør det meget lettere at vælge personer, data og periode.
Personer: hvem er omfattet?
Som udgangspunkt er det kun den eller de medarbejdere, mistanken retter sig mod. Men overvej også:
- Kolleger, der kan have modtaget materiale. Deres postkasser skal ikke gennemgås bredt, men der kan være grund til at søge efter bestemte mails.
- Fælles postkasser og fælles konti. Her kan sporene ligge, selv om ingen enkeltperson ejer kontoen.
- Tidligere medarbejdere. Har en person forladt virksomheden, kan data stadig findes, hvis de er bevaret.
Skriv for hver person ned, hvorfor vedkommende er med. Er der ikke en konkret grund, er personen ikke med.
Datakilder: hvor kan sporene ligge?
Lav en liste over de systemer, der kan indeholde svar på spørgsmålene. Typisk:
- arbejdsmail og kalender,
- OneDrive, SharePoint, Google Drive eller filserver,
- Teams, Slack eller andre chatværktøjer,
- arbejdscomputer og firmatelefon,
- CRM, ERP og andre fagsystemer med egen historik,
- revisionslogs, VPN- og loginlogs.
IT ved, hvilke systemer der findes, og hvor længe de gemmer data. Ledelsen ved, hvilke systemer der er relevante for spørgsmålene. Afgrænsningen kræver begge dele.
Periode: hvornår skete det?
Vælg en periode, der hænger sammen med mistanken. Hvis mistanken er, at medarbejderen har forberedt et skifte, kan perioden starte nogle måneder før opsigelsen og slutte ved fratrædelsen. Begrund valget af start- og slutdato.
Vær opmærksom på, at nogle datakilder slet ikke går så langt tilbage. Revisionslogs og VPN-logs gemmes ofte kun i en begrænset periode, afhængigt af licens og opsætning. Spørg IT, hvad der faktisk findes for den periode, I har valgt, før I lover ledelsen svar.
Perioden kan udvides senere, hvis gennemgangen viser, at det er nødvendigt. Men det kræver en ny beslutning, som skrives i beslutningsloggen.
Et typisk eksempel
Her er, hvordan en afgrænsning kan se ud i en almindelig situation. Eksemplet er konstrueret og bygger ikke på en bestemt sag.
En sælger har sagt op og skal starte hos en konkurrent. Ledelsen har hørt fra en kunde, at sælgeren har kontaktet kunden fra en privat mailadresse. Afgrænsningen kunne være:
- Spørgsmål: Er der sendt kundelister, tilbud eller prislister fra virksomhedens systemer til private adresser eller eksterne lagre?
- Personer: Sælgeren. Desuden søgning efter bestemte mails i salgsassistentens postkasse, fordi de to delte kundeansvar.
- Datakilder: Arbejdsmail, OneDrive, CRM-systemets eksportlog, arbejdscomputeren og revisionsloggen i Microsoft 365.
- Periode: Fra tre måneder før opsigelsen til fratrædelsesdagen.
- Søgeord: Kundenavne, navnet på konkurrenten, ord som “prisliste” og “kundeliste”, samt private mailadresser.
Afgrænsningen fylder under en side, men den styrer alt, hvad der sker bagefter.
Dokumentér afgrænsningen
Afgrænsningen skrives ned i ét dokument med dato og navnet på den, der har godkendt den. Ændres den undervejs, laves en ny version med en kort begrundelse. Den gamle version gemmes.
Dokumentet er nyttigt på flere måder. Den IT-sagkyndige ved præcis, hvad opgaven er. Advokaten kan vurdere, om fremgangsmåden er saglig. Og hvis medarbejderen senere spørger, hvad der er gennemgået, kan I svare præcist.
Hvem gør hvad
- Ledelse · Formulerer spørgsmålene og godkender afgrænsningen
- HR · Ansættelsesforhold, perioder, kendte konflikter
- IT · Hvilke systemer findes, og hvor længe gemmes data
- Advokat · Grundlaget og proportionaliteten
- IT-sagkyndig · Hvad der teknisk kan svares på, og hvordan
Sagsejeren samler afgrænsningen i ét dokument og lægger det i sagsmappen.
Søgeord og filtre
Inden for de valgte datakilder bruges søgeord, afsendere, modtagere og filtyper til at finde det relevante. Søgeordene er en del af afgrænsningen og skal også skrives ned.
→ Søgeord i en intern undersøgelse
Kollegers og kunders data
Selv en snæver afgrænsning rammer andres persondata. En mail fra medarbejderen indeholder kundens navn, en kollegas kommentar og måske private oplysninger. Planlæg, hvordan de data håndteres, og hvem der må se dem.
→ Kollegers og kunders data i medarbejderens mailboks
Det skal I lade være med
- Starte gennemgangen, før afgrænsningen er skrevet ned. Så bliver det tilfældigt, hvad der læses.
- Tage alt med “for en sikkerheds skyld”. Det er netop det, afgrænsningen skal forhindre.
- Udvide undersøgelsen uden en ny beslutning. Skriv det ned, hver gang afgrænsningen ændres.
- Glemme at bevare. Afgrænsningen styrer gennemgangen, ikke bevarelsen. I kan godt bevare mere, end I gennemgår.
- Lade IT afgrænse alene. IT kender systemerne, men ikke nødvendigvis sagen.
Bevarelse og afgrænsning er to forskellige ting. I bevarer bredt, så intet forsvinder. I gennemgår snævert, så I kun læser det nødvendige. Den forskel er nøglen til en undersøgelse, der både er grundig og saglig.
→ GDPR-tjekliste før en intern undersøgelse
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Er sagen kompleks, med mange personer eller systemer, kan en IT-sagkyndig hjælpe med at oversætte spørgsmålene til en teknisk plan: hvilke kilder, hvilke søgninger og hvilken dokumentation. Advokaten vurderer, om afgrænsningen er saglig og proportional. Nielco IT hjælper virksomheder med at sikre og gennemgå data inden for en afgrænsning, der er aftalt på forhånd. Haster det, koster hastesager ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Udpeg én sagsejer: hvorfor sager uden ejer mister beviser · Søgeord i en intern undersøgelse: sådan vælger I dem
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
