Spørgsmål fra virksomheder

HR

Må vi læse en medarbejders arbejdsmail?

Det kan være lovligt, men kun med et sagligt formål, og når medarbejderne er orienteret om, at kontrol kan ske. Private mails skal som udgangspunkt holdes ude. Overenskomst, kontrolaftale og jeres egne IT-regler kan stille yderligere krav, så tjek dem og tal med jeres advokat, før I åbner noget. Notér, hvem der kiggede, hvornår og hvorfor. → Må vi læse medarbejderens mail?

En medarbejder har sagt op og skal til en konkurrent. Hvad gør vi først?

Sørg for, at intet bliver slettet: postkasse, OneDrive, telefon og computer. Overvej, hvilke adgange der skal begrænses i opsigelsesperioden, og hvornår. Undgå at konfrontere medarbejderen, før I ved, hvad der skal sikres. Skriv ned, hvad I har observeret, og hvornår. → Sagt op og skal til en konkurrent

Skal den fratrådtes computer geninstalleres med det samme?

Nej, ikke hvis der er den mindste mistanke. En geninstallation kan fjerne spor efter kopiering, USB-nøgler og slettede filer, som ellers kunne have afklaret sagen. Læg computeren til side, mærk den, og notér, hvem der har haft den. Indfør gerne en fast karantæne for udstyr fra nøglemedarbejdere. → Karantæne for udstyr

Medarbejderen vil ikke aflevere firmatelefonen. Hvad nu?

Stil et skriftligt krav om aflevering med en frist, og henvis til ansættelseskontrakten og jeres regler for udstyr. Vent med fjernsletning, for den sletter også det, I kan få brug for. Imens kan IT sikre det, der ligger i jeres cloudtjenester. Inddrag advokaten, hvis telefonen ikke kommer tilbage. → Udstyret er ikke afleveret

Må vi bede om at se beskeder på medarbejderens private telefon?

I kan spørge, men medarbejderen har som udgangspunkt ikke pligt til at vise sin private telefon. Har medarbejderen brugt den til arbejdsbeskeder, kan vurderingen blive en anden, og det bør afklares med jeres advokat. Pres aldrig nogen til at låse telefonen op. → Beskeder på den private telefon

Hvordan sikrer HR beskeder i en chikanesag?

Bed den, der har modtaget beskederne, om at lade dem ligge uden at slette eller redigere noget. Skærmbilleder kan være en start, men sikr gerne hele samtalen med dato, afsender og sammenhæng. Beskeder i Teams eller Slack ligger hos jer og kan bevares centralt af IT. → Chikane mellem kolleger

Skal medarbejderen se beviserne, før vi afskediger?

Det afhænger af sagen, af ansættelsesforholdet og af en eventuel overenskomst. Det er ofte klogt at give medarbejderen lejlighed til at forklare sig, men tidspunktet skal vælges, så beviserne er sikret først. Tal med jeres advokat om, hvad der skal vises hvornår. → Skal medarbejderen se beviserne?

Medarbejderen beder om indsigt midt i konflikten. Hvad gør vi?

Retten til indsigt gælder også under en konflikt, og der er frister for svaret. Behandl den som en almindelig anmodning, men vurdér med jeres advokat og eventuelle databeskyttelsesrådgiver, om noget kan undtages, for eksempel af hensyn til andre personer. Intet må slettes for at undgå at udlevere det. → Indsigtsanmodning i en konflikt

IT-ansvarlige

Hvad må IT ikke gøre, før beviserne er sikret?

Undgå at logge på den mistænktes computer, at åbne filer for at kigge, at nulstille telefoner og at slette konti. Alt det kan ændre tidsstempler og fjerne spor. Stop i stedet automatiske oprydningsjob, bevar postkasser og drev, og skriv ned, hvad der allerede er gjort. → Det må IT ikke gøre

Skal vi slette kontoen, når medarbejderen stopper?

Blokér den, men slet den ikke, så længe der kan opstå en sag. Når en konto i Microsoft 365 eller Google Workspace slettes, kan postkasse og filer forsvinde efter en kort periode. Overvej at konvertere postkassen eller at sætte et hold, og tjek leverandørens aktuelle frister. → Microsoft 365-kontoen, når medarbejderen er stoppet

Hvad er litigation hold, og hvornår skal det slås til?

Litigation hold er en funktion, der bevarer mails og filer, også hvis brugeren sletter dem. Den bør slås til, så snart en tvist er en realistisk mulighed, og helst for de relevante personer frem for hele organisationen. Om funktionen findes, afhænger af licensen. Notér, hvornår og af hvem holdet blev sat. → Litigation hold i Microsoft 365

Er auditloggen slået til hos os?

Det skal tjekkes, ikke antages. Mange virksomheder opdager først under en sag, at logningen var slået fra, eller at loggene kun gemmes kort tid. Spørg jeres leverandør, hvad der logges, hvor længe det gemmes, og hvem der kan hente det. Få svaret på skrift. → Er auditloggen slået til?

Kan vi se, om en medarbejder har kopieret filer?

Ofte, men ikke altid. Spor kan findes i logs fra SharePoint og OneDrive, i mailsystemet og på selve computeren, for eksempel efter USB-nøgler. Hvor meget der findes, afhænger af jeres opsætning og af, hvor lang tid der er gået. Undersøg ikke computeren selv, men sikr den først. → Kan vi se, om filer er kopieret?

Kan vores IT-leverandør sikre beviserne?

Leverandøren kan ofte hjælpe med at bevare data og give adgang. Men sikringen skal dokumenteres, så den holder over for en modpart, og leverandøren kan selv have en interesse i sagen, for eksempel når den handler om drift eller adgange. Overvej en uvildig part, når der er tvivl. → Egen IT eller IT-sagkyndig?

Mailkontoen er overtaget. Skal vi nulstille adgangskoden med det samme?

Stop skaden, men sikr så vidt muligt sporene samtidig. Notér tidspunkter, tjek videresendelsesregler, og eksportér loginlogs, før de bliver overskrevet. En ny adgangskode er nødvendig, men den lukker ikke altid aktive sessioner, og den må ikke fjerne det, der viser, hvad der skete. → Mailkontoen er overtaget

Mistanken retter sig mod en IT-medarbejder. Hvad gør vi?

Det kræver særlig omtanke, fordi den mistænkte kan have adgang til både logs og backup. Lad en anden med administratorrettigheder eller en ekstern part tage over i stilhed, og undgå skridt, der kan advare. Ledelsen bør styre sagen, ikke IT-afdelingen. → Mistanke mod IT-administratoren

Ledere og ejere

Hvem ringer vi til først: advokat, IT-sagkyndig eller IT-leverandør?

Det afhænger af, hvad der haster mest. Kan data forsvinde nu, kommer sikringen først. Skal der træffes beslutninger om en medarbejder eller en modpart, skal advokaten tidligt ind. IT-leverandøren skal ofte give adgang, men behøver ikke kende hele sagen. → Hvem ringer vi til først?

Kan vi ikke bare undersøge det selv?

I kan sikre meget selv ved at stoppe sletning og lægge udstyr til side. Selve undersøgelsen er en anden sag. Kigger I selv, ændrer I data, og en modpart kan hævde, at beviserne er rørt. Det kan også krænke medarbejderens rettigheder, hvis undersøgelsen går for vidt. → Sikre nu eller vente?

Hvad koster det?

Det afhænger af, hvor mange personer, enheder og systemer der er med, og af, om det haster. Nielco IT giver et tilbud ud fra den konkrete opgave, når konflikttjekket er gennemført. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT · Dækker forsikringen?

Hvor hurtigt kan I komme?

Nielco IT arbejder i hele landet. I akutte sager kan John Nielsen være hos jer inden for få timer. Hastesager koster ekstra sammenlignet med opgaver, der kan planlægges. Indtil da: stop sletning, læg udstyr til side, og skriv ned, hvad der er sket. → Akut hjælp

Underskriver I en fortrolighedsaftale?

Ja. Nielco IT underskriver en fortrolighedsaftale (NDA) på forespørgsel, også før I fortæller detaljerne i sagen. Uanset om der er en aftale, er alt IT-sagkyndigt arbejde omfattet af tavshedspligt. Den eneste undtagelse er, hvis domstolene kræver oplysningerne. Hvem hos jer der må få oplysninger om sagen, og hvordan materialet opbevares bagefter, aftales i opdraget. → Diskretion og fortrolighed

Hvad hvis sagen bliver stor?

Så kan opgaven vokse med sagen. Skal flere personer, lokationer eller systemer sikres, kan Nielco IT tilknytte konsulenter, der arbejder som IT-sagkyndige i Nielco IT’s regi. Får sagen opmærksomhed fra presse eller offentlighed, håndterer John Nielsen selv den del. Ændrer omfanget sig, aftales det med jer, før arbejdet udvides, så I ved, hvad I siger ja til. → Sådan foregår et forløb

Kan rapporten bruges i en retssag?

Ofte, men vægten afhænger af, hvordan den er blevet til. En rapport, som virksomheden selv har bestilt, er partsindhentet. Retten kan tillægge den en anden vægt end en skønserklæring fra en skønsmand, som retten har udmeldt, og modparten kan stille spørgsmål til den. Derfor skal sikring og metode være dokumenteret, så andre kan efterprøve dem. Tal med jeres advokat om, hvordan rapporten bruges. → Partsindhentet erklæring eller skønserklæring?

Hvem bestiller opgaven: virksomheden eller advokaten?

Begge dele kan lade sig gøre, og metoden er den samme. Forskellen ligger i, hvem der ejer rapporten, hvem der stiller spørgsmålene, og hvordan materialet indgår i sagen. Er jeres advokat allerede med, er det en god idé at aftale det fra starten. Begynder sagen som en intern afklaring, kan virksomheden selv bestille og inddrage advokaten senere. → Skal advokaten eller virksomheden bestille?

Skal medarbejderen vide, at vi undersøger?

Ikke nødvendigvis med det samme. En advarsel kan føre til sletning, men databeskyttelsesreglerne kan kræve, at medarbejderen orienteres på et tidspunkt. Hvornår og hvordan skal afklares i den konkrete sag, gerne sammen med advokat og databeskyttelsesrådgiver. Sørg under alle omstændigheder for, at sikringen er gennemført, før medarbejderen får besked. → Orientering af den undersøgte

Vi har fået et brev fra en modparts advokat. Hvad gør vi?

Læs brevet grundigt, og send det til jeres egen advokat. Indeholder det et krav om at bevare data, så bed IT om at stoppe den automatiske sletning for de nævnte personer og systemer. Svar ikke i hast, og ryd ikke op i noget, der kan være relevant. → Brev fra modpartens advokat

Hvor meget skal vi skrive ned undervejs?

Mere, end de fleste tror, men med omtanke. Før en log over, hvad der er gjort, hvornår og af hvem. Hold vurderinger og gætterier ude af mails og chat, for alt, I skriver, kan blive læst af modparten senere. Saml beslutningerne ét sted. → Alt, I skriver, kan blive bevis

Hvad får vi ud af en IT-undersøgelse?

En rapport, der skiller mellem det, der er fundet i data, og den sagkyndiges vurdering af det. Den beskriver, hvad der er sikret og hvordan, og hvilke spørgsmål data kan og ikke kan besvare. Ledelsen og advokaten bruger den til at beslutte næste skridt. → Sådan læser ledelsen rapporten

Vi er en lille virksomhed uden IT-afdeling. Gælder det også os?

Ja, og ofte endnu mere, fordi adgangskoder og administratorrettigheder kan ligge hos én person eller en ekstern IT-mand. Start med at finde ud af, hvem der har adgang til hvad, og sørg for, at ejeren selv kan komme ind i de vigtigste konti. → For små virksomheder

Bestyrelser

Bestyrelsen har fået en henvendelse om direktøren. Hvad nu?

Tag henvendelsen alvorligt, men handl roligt. Begræns, hvem der kender til den, og undgå, at direktøren selv styrer de systemer, der skal bevares. Bestyrelsen bør selv eje sagen og hurtigt beslutte, hvem der undersøger, og med hvilket mandat. Notér, hvornår henvendelsen kom, og hvem der har set den. → Bestyrelsen modtager en henvendelse

Hvem skal undersøge en mistanke mod direktionen?

Ikke nogen, der refererer til direktionen. Det kan være en advokat, en revisor eller en IT-sagkyndig, afhængigt af hvad mistanken handler om, og ofte en kombination. IT-delen bør ligge hos en part uden binding til virksomhedens IT-leverandør. → Mistanke mod direktøren

Hvad skal et kommissorium indeholde?

Formålet med undersøgelsen, hvilke forhold og perioder der er omfattet, hvem der undersøger, hvem der får adgang til resultatet, og hvordan der rapporteres. Et klart kommissorium beskytter både bestyrelsen og de undersøgte og gør det lettere at holde undersøgelsen inden for rammerne. → Skabelon: kommissorium

Hvordan sikrer vi, at undersøgelsen er uvildig?

Vælg en undersøger uden tilknytning til de personer og systemer, sagen handler om, og bed om oplysning om relationer, før opgaven gives. Lad undersøgeren arbejde uden instruks om resultatet, og forlang, at rapporten også tager fund med, der trækker i en anden retning. → Uvildig undersøgelse

Hvordan skal bestyrelsen orienteres undervejs?

Kort, faktuelt og til et begrænset antal personer. Fortæl om fremdrift, beslutninger og fund, men undgå foreløbige konklusioner i mails, der kan blive sendt videre. Aftal på forhånd, hvem der får hvad, og hvordan det opbevares. Mundtlig orientering på et møde med et kort referat er ofte nok. → Rapportering til bestyrelsen

Hvad bør bestyrelsen spørge om, før noget sker?

Om virksomheden kan bevare mails, filer og logs, når der opstår en sag, hvem der beslutter det, og om det er afprøvet. Spørg også, hvor længe logs gemmes, og om ledelsen kan komme ind i systemerne uden om IT-leverandøren. → Bestyrelsens spørgsmål om bevisberedskab

Afgrænsning

Hjælper I i sager, som politiet efterforsker?

Nej. Nielco IT tager opgaver i civile sager, interne undersøgelser og tvister uden om politiet. Er politiet involveret, kan den civile del ofte stadig løses, for eksempel dokumentation til forsikringen eller til et erstatningskrav. Nævn det i den første henvendelse, så det kan afklares fra starten. → Afgrænsning

Kan vi få hjælp til at undersøge forhold i vores egen virksomhed?

Ja. En virksomhed, der vil undersøge og dokumentere forhold i egen virksomhed, kan få hjælp, også når mistanken retter sig mod en medarbejder, en leder eller direktionen. Undersøgelsen afgrænses til det, sagen handler om, og medarbejdernes rettigheder respekteres undervejs. Det gælder også regler i en overenskomst eller en kontrolaftale. → Intern IT-undersøgelse

Tager I opgaver for personer, der er politianmeldt?

Nej, ikke for personer, der er politianmeldt eller sigtet i sager om økonomiske forhold. Det gælder også, selvom opgaven beskrives som civil. Afgrænsningen rammer ikke en virksomhed, der selv vil undersøge forhold i virksomheden, heller ikke når mistanken retter sig mod en ansat. → Afgrænsning

En medarbejder bliver overvåget eller chikaneret digitalt. Kan I hjælpe?

Ja. Digital stalking er undtagelsen fra afgrænsningen. Nielco IT hjælper med at sikre sporene på det udstyr og de konti, virksomheden ejer, og derefter med at lukke adgangene. Den ramte beslutter selv, hvad materialet skal bruges til. Rækkefølgen er vigtig, for lukkes adgangene først, kan sporene forsvinde. → Medarbejder udsat for digital stalking · Stalking-hjælp hos Nielco IT