Begge dele er almindeligt. Bestiller advokaten, går rapporten typisk til advokaten, og arbejdet bliver en del af advokatens rådgivning, hvilket kan have betydning for fortroligheden. Bestiller virksomheden selv, har I direkte kontakt og kan handle hurtigt, også før en advokat er valgt. Det rigtige valg afhænger af, om der er en advokat i sagen, hvor sandsynligt det er, at sagen ender i en tvist, og hvor travlt det er.
Spørgsmålet lyder administrativt, men det har betydning for, hvem der modtager rapporten, hvem der kan dele den, og hvordan den kan blive brugt senere. Tag det med i den første samtale med advokaten og med den IT-sagkyndige.
Tre modeller
- Advokaten bestiller · Advokaten er i sagen, og tvist er sandsynlig
- Virksomheden bestiller, advokaten modtager rapporten · Det haster, men advokaten er på vej ind
- Virksomheden bestiller alene · Ingen advokat endnu, eller intern sag uden tvist i sigte
Advokaten bestiller
Advokaten formulerer opdraget, er kontaktperson og modtager rapporten. Den IT-sagkyndige arbejder ud fra advokatens spørgsmål, og advokaten vurderer, hvad rapporten skal bruges til, og hvem den skal deles med.
Fordelen er, at opdraget fra start passer til sagens juridiske spørgsmål, og at rapporten kommer ind i advokatens samlede vurdering. Det kan også have betydning for, om materialet kan holdes fortroligt. Advokatsitet beskriver, hvordan fortrolig korrespondance håndteres i digitalt materiale.
→ Fortrolig korrespondance i digitalt materiale
Ulempen kan være tid. Har I endnu ikke en advokat, eller har advokaten ikke tid i dag, kan data forsvinde, mens I venter.
Virksomheden bestiller, advokaten modtager
En mellemvej, der ofte giver mening, når det haster. I bestiller sikringen, så data bevares, og aftaler, at rapporten og videre undersøgelser går gennem advokaten, så snart advokaten er inde. Gør det tydeligt på skrift, så alle ved, hvem der er kontaktperson, og hvem der skal have hvad.
Virksomheden bestiller alene
Det er naturligt i interne sager, hvor der ikke er udsigt til en tvist, eller hvor formålet er at få klarhed over en hændelse. Vær opmærksom på, at en rapport, I selv har bestilt og modtaget, kan blive en del af materialet, hvis sagen senere ender i en tvist. Skriv derfor opdraget sagligt fra starten.
Overvej også, hvad der sker, hvis undersøgelsen viser noget, der gør en tvist sandsynlig. Så er det en god idé at inddrage en advokat, før rapporten bliver delt videre, og før I træffer beslutninger på baggrund af den. Advokaten kan vurdere, hvordan rapporten bør bruges, og om der skal undersøges mere.
Når bestyrelsen bestiller
Er mistanken rettet mod direktøren eller en anden i den øverste ledelse, kan hverken direktionen eller den daglige ledelse bestille undersøgelsen. Her er det typisk bestyrelsen, ofte gennem formanden, der bestiller, enten direkte eller gennem en advokat, bestyrelsen selv har valgt. Rapporten skal så til bestyrelsen eller advokaten, ikke til direktionen.
Det er vigtigt, at den IT-sagkyndige ved, hvem der er opdragsgiver, og at instrukser kun kommer derfra. Får den IT-sagkyndige henvendelser fra den del af ledelsen, sagen handler om, skal de henvises til opdragsgiveren.
Hvem betaler?
Fakturaen kan sendes til virksomheden, også selvom advokaten har bestilt opgaven. Det aftales mellem parterne. Det vigtige er, at det står klart fra start, så der ikke opstår tvivl om, hvem den IT-sagkyndige arbejder for, og hvem der kan give instrukser.
Har jeres virksomhed en retshjælpsforsikring eller en anden forsikring, der kan dække udgifter til sagen, så tjek betingelserne, før opgaven bestilles. Nogle forsikringer stiller krav til, hvornår og hvordan de skal underrettes.
Hvem modtager rapporten?
Tænk over det, før opgaven sættes i gang:
- Skal rapporten kun til advokaten?
- Skal ledelsen eller bestyrelsen have den direkte?
- Skal HR have dele af den til en personalesag?
- Må den deles med revisor, forsikringsselskab eller myndigheder?
Jo flere der modtager rapporten, jo større er risikoen for, at den bliver brugt anderledes end tiltænkt, eller at den når frem til nogen, der ikke burde have den. Aftal en modtagerliste, og hold jer til den.
Rapporten indeholder ofte personoplysninger om den, sagen handler om, og om kolleger og kunder. Det er endnu en grund til at holde kredsen lille. Del kun de dele, den enkelte modtager har brug for, og notér, hvem der har fået hvad.
Opdraget skal være på skrift
Uanset model skal opdraget beskrives skriftligt:
- hvad der skal sikres,
- hvilke spørgsmål der skal besvares,
- hvilken periode og hvilke personer det gælder,
- hvem der er kontaktperson og giver instrukser,
- hvem der modtager rapporten,
- hvordan det sikrede materiale opbevares, og hvad der sker med det bagefter.
Advokatsitet har en gennemgang af, hvordan opdraget formuleres.
→ Opdraget til den IT-sagkyndige
Uvildighed er den samme uanset bestiller
Det ændrer ikke den IT-sagkyndiges uvildighed, om det er advokaten eller virksomheden, der bestiller. Den IT-sagkyndige skal beskrive det, der er fundet, også når det ikke passer med jeres forventninger. Nielco IT laver et konflikttjek før et overslag og påtager sig ikke opgaver for modparten i samme tvist.
Det skal den IT-sagkyndige vide om modellen
Fortæl fra starten, hvem der er opdragsgiver, hvem der er kontaktperson, og hvem der må få oplysninger om sagen. Den IT-sagkyndige skal vide, om der må tales direkte med jeres IT, og om ledelsen skal have løbende status eller kun den endelige rapport. Uklarhed om det giver risiko for, at oplysninger når frem til nogen, der ikke burde have dem.
Den lille virksomhed
I en lille virksomhed er ejeren ofte både direktør, HR og opdragsgiver. Så er det enkleste at bestille selv og inddrage en advokat, hvis sagen udvikler sig. Det vigtige er, at opdraget er skrevet ned, og at det står klart, at rapporten er til virksomhedens ledelse og ikke til deling med medarbejdere.
→ Hvornår skal advokaten ind i sagen?
Typiske fejl
- At vente med sikringen, fordi I ikke kan blive enige om, hvem der bestiller.
- At sende rapporten bredt rundt i ledelsen, før advokaten har set den.
- At lade IT-leverandøren bestille, så det er uklart, hvem den IT-sagkyndige arbejder for.
- At ændre opdraget mundtligt undervejs uden at skrive det ned.
- At glemme at aftale, hvad der sker med materialet, når sagen er slut.
- At lade den, sagen handler om, være med til at vælge eller bestille den IT-sagkyndige.
Hvis I er i tvivl
Er I i tvivl, så start med at bevare data, og aftal resten med advokaten. Bevaring af data kræver ikke en beslutning om, hvem der bestiller undersøgelsen. Det vigtigste er, at data ikke forsvinder, mens I diskuterer modellen.
Når både advokat, IT-sagkyndig og jeres egen IT er inde i sagen, er næste skridt at aftale arbejdsgangen mellem dem.
→ Advokat, IT-sagkyndig og intern IT i samme sag
Læs også: Det første opkald til en IT-sagkyndig: det skal I have klar · Det skal virksomheden stille til rådighed under en sikring
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
