Når advokat, IT-sagkyndig og jeres egen IT arbejder i samme sag, skal der være én i virksomheden, der koordinerer, en fast rækkefølge for, hvem der rører ved data, og en kort mødeplan. Advokaten styrer de juridiske spørgsmål, den IT-sagkyndige sikrer og undersøger, og intern IT bevarer og giver adgang. Uden den fordeling risikerer I, at flere arbejder på de samme data, eller at vigtige ting falder mellem to stole.
Artiklen beskriver arbejdsgangen fra virksomhedens side. Rollerne internt i virksomheden, altså HR, ledelse og IT, er beskrevet i en separat artikel.
→ Rollefordeling i en bevissag
Én koordinator i virksomheden
Udpeg én person, der ejer sagen. Personen er bindeleddet mellem advokaten, den IT-sagkyndige og jeres egen IT. Det er ofte direktøren, ejeren eller en HR-chef. Koordinatoren:
- træffer beslutninger eller sørger for, at de bliver truffet,
- holder styr på, hvem der har fået hvilke opgaver,
- fører en beslutningslog,
- sørger for, at alle har de oplysninger, de skal bruge, og ikke flere.
Uden en koordinator ender advokaten og den IT-sagkyndige ofte med at få forskellige beskeder fra forskellige personer i virksomheden. Det koster tid, og det kan føre til, at noget bliver gjort to gange eller slet ikke.
Hvem gør hvad?
- Koordinator · Beslutninger, overblik, kontakt
- Advokat · Juridiske spørgsmål og skridt, opdrag
- IT-sagkyndig · Sikring, undersøgelse, rapport
- Intern IT eller leverandør · Bevarelse, adgange, systemviden
Intern IT rører ikke ved de data, der skal undersøges, medmindre den IT-sagkyndige beder om det og dokumenterer det. Advokaten beslutter ikke, hvordan data teknisk sikres, men hvilke spørgsmål der skal besvares.
Arbejdsgangen i fem trin
1. Bevarelse
Intern IT stopper sletning, spærrer konti uden at slette dem og sætter bevarelse på postkasser og filer. Koordinatoren noterer, hvornår det skete, og hvem der gjorde det.
2. Opdrag
Advokaten og koordinatoren formulerer, hvad den IT-sagkyndige skal sikre, og hvilke spørgsmål der skal besvares. Opdraget skrives ned. Det skal være klart, hvem der bestiller, og hvem der modtager rapporten.
→ Skal advokaten eller virksomheden bestille den IT-sagkyndige?
3. Sikring
Den IT-sagkyndige sikrer udstyr og cloudkonti. Intern IT giver adgang og står til rådighed med viden om systemerne. Den IT-sagkyndige afleverer en oversigt over det sikrede til den, der er aftalt.
4. Undersøgelse
Den IT-sagkyndige undersøger det sikrede ud fra opdragets spørgsmål. Dukker der nye spørgsmål op, går de til koordinatoren og advokaten, som beslutter, om opdraget skal udvides. Intern IT kan blive bedt om at forklare, hvordan systemerne er sat op, men undersøger ikke selv.
5. Rapport og næste skridt
Rapporten går til den aftalte modtager, typisk advokaten. Advokaten og koordinatoren beslutter, hvad den skal bruges til, og om der er brug for mere.
Overleveringer, der ofte går galt
Fra IT til IT-sagkyndig. IT har allerede gjort noget, men det er ikke skrevet ned. Den IT-sagkyndige ved ikke, hvad der er ændret. Løsning: IT laver en kort liste over alt, de har gjort, med tidspunkter.
Fra IT-sagkyndig til advokat. Rapporten er skrevet teknisk, og advokaten er i tvivl om, hvad den betyder. Løsning: Aftal et kort møde, når rapporten er færdig, hvor den IT-sagkyndige forklarer konklusioner og usikkerheder.
Fra advokat til virksomhed. Advokaten beder om flere oplysninger, men det er uklart, hvem i virksomheden der skal finde dem. Løsning: Alle henvendelser går via koordinatoren.
Mellem flere rådgivere. Har I også en revisor eller et IT-sikkerhedsfirma inde, skal det aftales, hvem der arbejder på hvilke data. Ingen må arbejde på det samme materiale uden at vide det.
Fra virksomhed til IT ved sagens afslutning. Ingen fortæller IT, at bevarelsen må ophæves, eller at udstyr må tages i brug igen. Løsning: Koordinatoren giver IT skriftlig besked, når advokaten har sagt god for det.
Når I ikke har intern IT
Mange mindre virksomheder har ingen IT-afdeling, men en ekstern leverandør eller en enkelt person, der hjælper. Så er det leverandøren, der skal bevare og give adgang. Giv leverandøren en skriftlig bestilling med præcise opgaver, og bed om skriftlig bekræftelse. Leverandøren skal vide, hvem der er koordinator, og at instrukser kun kommer derfra. Er leverandøren selv en del af sagen, så tal med advokaten om, hvordan adgang kan skaffes uden om leverandøren.
Tidsplan og forventninger
Aftal fra starten, hvornår sikringen kan være gennemført, og hvornår en første vurdering eller rapport kan foreligge. Undersøgelser tager ofte længere tid end forventet, især når der dukker nye spørgsmål op. Det er bedre at aftale en realistisk tidsplan og løbende status end at love en hurtig rapport, der så bliver forsinket. Skal ledelsen træffe beslutninger på bestemte datoer, for eksempel om en afskedigelse, så sig det, så rækkefølgen kan planlægges efter det.
Mødeplan
En enkel mødeplan holder alle orienteret uden at tage for meget tid:
- Opstartsmøde: koordinator, advokat og IT-sagkyndig. Opdrag, prioritering, kontaktpersoner. Intern IT deltager i den tekniske del.
- Korte statusmøder: efter behov, ofte en gang om ugen i en aktiv sag. Hvad er gjort, hvad mangler, er der nye spørgsmål?
- Rapportmøde: når rapporten er færdig. Gennemgang og beslutning om næste skridt.
Skriv beslutninger ned efter hvert møde, også de små. Brug en enkel beslutningslog med dato, beslutning og hvem der besluttede.
→ Skabelon: ledelsens beslutningslog
Kommunikation undervejs
- Send ikke sikret materiale på almindelig mail. Aftal en sikker kanal.
- Hold vurderinger og spekulationer ude af skriftlige beskeder. Skriv fakta og beslutninger.
- Lad advokaten være med, når der skrives om sagens juridiske sider.
- Fortæl ikke flere i virksomheden om sagen, end det er nødvendigt for opgaverne.
Fortrolighed og deling
Alle tre parter får adgang til oplysninger, der ikke må komme videre. Aftal, hvem der må dele hvad med hvem. Den IT-sagkyndige deler ikke fund med intern IT, medmindre det er aftalt. Intern IT fortæller ikke kolleger om sagen. Advokaten bestemmer, hvordan materialet bruges over for modparten. Er der tvivl, så spørg koordinatoren, før noget sendes videre.
Typiske fejl
- At intern IT fortsætter med at “undersøge lidt”, efter den IT-sagkyndige er inde.
- At opdraget ændres mundtligt i et telefonopkald uden at blive skrevet ned.
- At ledelsen kontakter den IT-sagkyndige direkte uden om koordinatoren og advokaten.
- At ingen har ansvaret for at fortælle IT, hvornår bevarelsen må ophæves igen.
- At den IT-sagkyndige får spørgsmål fra flere personer i virksomheden, som ikke stemmer overens.
Når sagen er slut
Aftal, hvad der sker med det sikrede materiale, hvornår udstyr må tages i brug igen, og hvornår bevarelsen på postkasser og filer må ophæves. Det skal besluttes af koordinatoren efter aftale med advokaten og meddeles skriftligt til IT. Advokatsitet beskriver forløbet af en opgave med en IT-sagkyndig set fra advokatens side.
→ Sådan forløber en opgave med en IT-sagkyndig
Læs også: Det skal virksomheden stille til rådighed under en sikring · Hvad får I ud af en IT-undersøgelse, og hvordan læser ledelsen rapporten?
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
