Intern IT-undersøgelse

En intern IT-undersøgelse er en undersøgelse af virksomhedens egne systemer og data, sat i gang af ledelsen eller bestyrelsen for at få svar på et konkret spørgsmål. Spørgsmålet kan være, om en medarbejder har kopieret kundedata, hvem der har godkendt en betaling, eller hvad der faktisk blev skrevet i en chat, som nu er genstand for en klage.

Det, der adskiller en intern IT-undersøgelse fra almindelig fejlsøgning, er formålet. Resultatet skal kunne bruges til en beslutning, og måske senere i en tvist. Derfor skal den planlægges, afgrænses og dokumenteres på en anden måde end en driftsopgave.

Hvornår er der brug for en?

Typiske anledninger er:

• mistanke om, at en medarbejder har taget data med til en konkurrent,
• uforklarlige posteringer, ændrede kontonumre eller fakturaer fra ukendte leverandører,
• en klage over chikane eller krænkelser, hvor beskeder og mails er centrale,
• en henvendelse til bestyrelsen eller whistleblowerordningen om en leder,
• et sikkerhedsbrud, hvor det skal klarlægges, hvad der skete, og hvem der havde adgang,
• en tvist med en kunde eller leverandør, hvor jeres egne data skal dokumentere forløbet.

Fælles for dem er, at svaret findes i logs, mails, filer og telefoner, og at nogen kan have en interesse i, at det ikke bliver fundet.

Tre spørgsmål, før I går i gang

Hvem ejer sagen?

Én person skal have ansvaret for undersøgelsen og være den, som den IT-sagkyndige refererer til. Det er typisk en direktør, en HR-chef eller et bestyrelsesmedlem. Handler mistanken om direktionen, bør bestyrelsen eje sagen. → Udpeg én sagsejer

Hvad er spørgsmålet?

En undersøgelse uden et præcist spørgsmål bliver dyr og uskarp. “Find ud af, om der er noget” er ikke et spørgsmål. “Har medarbejderen overført kundefiler til eksterne lagre i de sidste tre måneder af ansættelsen?” er. Spørgsmålet skrives ned i et kommissorium. → Skabelon: kommissorium for en intern undersøgelse

Hvad må I?

Medarbejdere har ret til privatliv, også på arbejdscomputeren. Hvad I må undersøge, afhænger af jeres IT-politik, hvad medarbejderne er orienteret om, eventuelle aftaler om kontrol og databeskyttelsesreglerne. Tjek det med jeres advokat, før I går i gang, og involvér jeres databeskyttelsesrådgiver, hvis I har en. → GDPR-tjekliste før en intern undersøgelse

Forløbet i store træk

1. Sikring. De relevante kilder sikres først: computere, telefoner, postkasser, cloudlagre og logs. Sikringen sker, før nogen kigger i data, så intet ændres.
2. Afgrænsning. Ud fra kommissoriet vælges personer, perioder og datatyper. Alt, der ligger uden for, holdes ude af gennemgangen. → Afgrænsning af undersøgelsen
3. Gennemgang. Data søges igennem med søgeord, tidslinjer og filspor. Private data, der dukker op, håndteres efter en aftalt procedure. → Når I støder på private data
4. Analyse. Fundene sættes sammen til et forløb: hvad skete, i hvilken rækkefølge, og fra hvilken konto eller enhed.
5. Rapport. Resultatet beskrives sagligt, med metode og forbehold, så ledelsen kan bruge det. → Undersøgelsesrapporten

Den samlede gennemgang trin for trin, med roller og faldgruber, ligger i artiklen Intern undersøgelse trin for trin.

Hvem i virksomheden skal vide hvad?

En intern undersøgelse er sårbar over for rygter. Hold kredsen lille: sagsejeren, HR, en kontaktperson i IT og jeres advokat. Den IT-medarbejder, der hjælper med adgange, skal vide, hvad der skal bevares, men ikke nødvendigvis hvorfor. → Hvem skal vide hvad?

Overvej også, om nogen i kredsen er inhabil. Er den, der skal hjælpe, en nær kollega eller ven af den undersøgte, skal en anden tage over. → Den undersøgende er inhabil

Hvorfor en ekstern IT-sagkyndig?

Jeres egen IT kan levere adgange og viden om systemerne. Men selve undersøgelsen står stærkere, når den laves af en person uden binding til virksomhedens drift eller til de involverede. Det gælder især, hvis resultatet kan føre til en afskedigelse, et krav eller en sag, hvor den anden part vil sætte spørgsmålstegn ved, hvordan data er fundet.

Nielco IT er John Nielsen, IT-sagkyndig med retssagserfaring og mere end 30 års erfaring med IT-sikkerhed. Nielco IT sælger ingen produkter og har ingen leverandøraftaler, der kan påvirke en konklusion.

Kort fortalt: selvstændig siden 2009, mere end 30 års erfaring med IT-sikkerhed, IT-sagkyndig i danske retskredse og ved Den Fælles Europæiske Patentdomstol (UPC), opgaver via Voldgiftsinstituttet, uvildig og i hele landet.

Hvad påvirker prisen?

Der står ingen beløb her, fordi prisen afhænger af undersøgelsen. Det, der især påvirker den, er:

• hvor mange personer undersøgelsen omfatter,
• hvor mange enheder og konti der skal sikres,
• hvor lang en periode kommissoriet dækker,
• hvor mange kilder der skal ses sammen, fx mail, cloud, telefon og logs,
• om det haster,
• hvilken form rapporten skal have,
• om den IT-sagkyndige skal forklare sig i retten.

Et skarpt kommissorium er den nemmeste måde at holde prisen nede. I kan også nøjes med en sikring nu og beslutte senere, om der skal undersøges. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne og Dækker forsikringen bevissikring og en IT-undersøgelse?

Hvad ledelsen får ud af det

En intern IT-undersøgelse giver ikke en dom. Den giver et dokumenteret billede af, hvad data viser, og hvad de ikke viser. Det er grundlaget for ledelsens næste skridt, som kan være:

• at lukke sagen, fordi mistanken ikke holdt,
• en samtale med medarbejderen, hvor fundene fremlægges,
• en afskedigelse eller bortvisning,
• et brev til en konkurrent eller en tidligere medarbejder via jeres advokat,
• en forbedring af jeres IT-opsætning, så det samme ikke kan ske igen.

Det sidste glemmes ofte. Mange undersøgelser viser, at logningen var for kort, eller at adgange ikke var lukket. → Forebyggelse efter en datasag

Kom i gang

Ring og fortæl, hvad der har givet mistanke. Samtalen starter med et konflikttjek. Derefter afklares, hvad der skal sikres først, og om der er en frist, der presser. Haster det, koster det ekstra. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne. → Beskriv jeres sag

Afgrænsning

Interne undersøgelser af forhold i jeres egen virksomhed er en kerneopgave. Nielco IT påtager sig ikke opgaver for personer, der er politianmeldt eller sigtet i sager om økonomiske forhold. Læs afgrænsningen.

Ring 70 13 63 23, eller læs om digital bevissikring hos Nielco IT.