En person, der har en tæt relation til den undersøgte, eller som selv kan være en del af sagen, bør ikke styre eller udføre undersøgelsen. Det gælder også i små virksomheder, hvor alle kender alle. Løsningen er sjældent at aflyse undersøgelsen. Løsningen er at flytte de kritiske opgaver til en anden person eller til en ekstern part, og at skrive ned, hvordan I har håndteret det.
Artiklen er til HR og ledere i virksomheder, hvor den naturlige person til at undersøge sagen har en relation til den, sagen handler om. Den beskriver, hvornår der er et problem, og hvad I praktisk gør.
Hvorfor inhabilitet betyder noget
Inhabilitet handler ikke om, at nogen er uærlig. Det handler om, at en relation kan påvirke vurderinger, og at det ser sådan ud udefra. Det har to konsekvenser:
- Undersøgelsen bliver svagere. Hvis sagen ender i en tvist, kan modparten pege på, at den, der fandt beviserne, var ven, uvenner eller konkurrent med medarbejderen.
- Den undersøgende kommer i klemme. En kollega, der skal finde beviser mod en ven, har et urimeligt ansvar.
Det gælder både for den, der styrer sagen, og for den, der udfører den tekniske del. Jeres egen IT-medarbejder er ofte i en særlig udsat position: IT kender alle, har adgang til alt og kan selv være vidne til det, der er sket.
Typiske situationer i mindre virksomheder
- IT-medarbejderen er ven med den undersøgte. De har arbejdet sammen i årevis og spiser frokost sammen.
- Den nærmeste leder er en del af konflikten. Sagen handler om en konflikt mellem lederen og medarbejderen.
- Ejeren er familie med den undersøgte. Det sker oftere i ejerledede virksomheder, end man skulle tro.
- IT-leverandøren har en interesse. Leverandøren har selv sat systemerne op, og sagen kan afsløre fejl i opsætningen.
- HR har modtaget klagen. Den, der modtog en klage, er måske ikke den rette til at undersøge den.
- Undersøgeren har selv adgang til det, der undersøges. Den IT-ansvarlige, der skal kigge i logs om misbrug af administratorrettigheder, er selv administrator.
Spørgsmål, der afklarer det
Stil disse spørgsmål for hver person, der får en rolle i sagen:
- ☐ Har personen en privat relation til den undersøgte (familie, ven, partner, tidligere partner)?
- ☐ Har personen en konflikt med den undersøgte?
- ☐ Kan personen selv være involveret i de forhold, der undersøges?
- ☐ Kan personen blive vidne i sagen?
- ☐ Har personen en økonomisk eller faglig interesse i udfaldet?
- ☐ Vil andre opfatte personen som partisk, uanset om det er rigtigt?
Er svaret ja til et af spørgsmålene, skal I overveje, om personen skal have en anden rolle, eller om opgaven skal flyttes.
Hvad gør I så? Fem muligheder
- Flyt styringen. En anden leder eller ejer bliver sagsejer. I en lille virksomhed kan det være en bestyrelsesformand eller advokaten.
- Flyt den tekniske del. Den interne IT-medarbejder bevarer data efter præcis instruks, men sikring og gennemgang udføres af en uvildig IT-sagkyndig.
- Del opgaverne. Den inhabile person leverer fakta, for eksempel en oversigt over systemer, men træffer ingen vurderinger og ser ikke materialet.
- Begræns indsigten. Den inhabile person får ikke adgang til sagsmappen og deltager ikke i samtaler.
- Skriv det ned. Uanset løsning: Notér relationen, og hvordan I har håndteret den, i beslutningsloggen.
Når IT er inhabil
Det er den mest almindelige situation, og den mest risikable for beviserne. Jeres IT-medarbejder eller IT-leverandør kan stadig udføre de nødvendige skridt for at bevare data, for eksempel at sætte et hold på en postkasse eller spærre en konto. Men opgaven skal være præcist beskrevet, og IT skal skrive ned, hvad der er gjort og hvornår.
Selve sikringen og gennemgangen bør ske ved en person uden for virksomheden, der ikke kender den undersøgte. Det beskytter både jeres IT-medarbejder og sagen. Det er også en fordel, hvis IT-medarbejderen senere skal afgive forklaring om, hvad der skete i systemerne.
→ Egen IT, IT-leverandør eller uvildig IT-sagkyndig?
Når lederen er inhabil
Er den nærmeste leder en del af sagen, bør lederen ikke deltage i samtaler med den undersøgte om de forhold, der undersøges, og ikke have adgang til sagsmappen. Lederen kan blive interviewet som alle andre. Beslutningen om udfaldet træffes af en anden. I en lille virksomhed, hvor lederen er direktøren, kan det betyde, at bestyrelsen eller ejeren skal træde ind.
Når hele virksomheden er for lille
I en virksomhed med fem ansatte er der måske ingen, der ikke har en relation. Så er løsningen at lægge mere af opgaven ud: advokaten styrer forløbet, en IT-sagkyndig sikrer og gennemgår, og virksomhedens ejer træffer beslutningen på grundlag af en rapport. Det koster noget, men det kan være billigere end en undersøgelse, der ikke kan bruges.
→ Små virksomheder og bevissikring
Hvis inhabiliteten opdages undervejs
Nogle gange viser en relation sig først, når undersøgelsen er i gang. Det kan være en mail, der afslører et venskab, eller en oplysning om, at en kollega har været involveret. Så stopper den pågældende person sit arbejde i sagen med det samme. Skriv ned, hvad personen har set og gjort indtil nu, og lad en anden gennemgå det. Materiale, som den inhabile person har fundet, kan stadig bruges, hvis det er sikret og dokumenteret ordentligt. Men vurderingen af det skal laves af en anden.
Det skal I lade være med
- Ignorere relationen, fordi “vi er jo professionelle”. Det er ikke jeres egen vurdering, der tæller, men hvordan det ser ud udefra.
- Bede vennen om “bare lige at tjekke”. Det sætter vennen i en umulig situation og kan ødelægge spor.
- Skjule relationen. Kommer den frem senere, svækker det hele undersøgelsen.
- Lade den inhabile person læse rapporten før beslutningen. Det kan påvirke, hvordan sagen fremstilles.
Den eksterne parts uvildighed
Også den IT-sagkyndige, I henter ind, skal være uvildig. Spørg, om den sagkyndige har en relation til jer, medarbejderen eller en mulig modpart, og om den sagkyndige sælger produkter eller har aftaler med jeres IT-leverandør. Nielco IT laver konflikttjek før overslag, påtager sig ikke en dobbeltrolle i samme sag og tager ikke opgaver for modparten i samme tvist.
→ Uvildighed og inhabilitet hos IT-sagkyndige
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når ingen internt har den nødvendige afstand, eller når jeres IT selv kan være vidne, er en uvildig IT-sagkyndig den mest direkte løsning. Nielco IT er én uafhængig konsulent uden leverandørpartnerskaber og arbejder for virksomheder og advokater i hele landet. Er der risiko for, at data forsvinder, kan sagen behandles som hastesag; hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Skal medarbejderen se beviserne før en afskedigelse? · Tillidsrepræsentanten i en intern undersøgelse
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
