I en privat virksomhed er der ikke en generel lovpligt til at vise medarbejderen alle beviser før en afskedigelse, sådan som der er partshøring i det offentlige. Men i praksis er det næsten altid en god idé at forelægge medarbejderen de konkrete forhold, I lægger vægt på, og give mulighed for en forklaring. Det giver et bedre beslutningsgrundlag, og det styrker virksomhedens position, hvis afskedigelsen senere bliver prøvet. Overenskomster og personalepolitikker kan desuden stille egne krav.
Artiklen er til HR og den leder, der skal træffe beslutningen. Den handler om den praktiske forelæggelse: hvad der vises, i hvilken form, og hvad I gør, hvis medarbejderen beder om mere. Den juridiske vurdering af den konkrete sag hører hjemme hos jeres advokat.
→ Ansættelsesret og digitale beviser
Offentlig og privat arbejdsgiver er ikke det samme
Mange HR-folk kender reglerne fra det offentlige, hvor forvaltningsloven giver medarbejderen ret til at se og udtale sig om de oplysninger, der indgår i en afgørelse. De regler gælder ikke direkte for private virksomheder.
Det betyder ikke, at en privat virksomhed kan afskedige uden at have talt med medarbejderen. En afskedigelse skal typisk være saglig, og overenskomster kan kræve en bestemt fremgangsmåde. Har medarbejderen ikke haft mulighed for at forklare sig, kan det blive et problem, hvis forklaringen senere viser sig at ændre billedet.
Hvorfor det giver mening at forelægge beviserne
- I får en forklaring, I kan efterprøve. Medarbejderen kan have en rimelig forklaring, som I ikke kender. Den kan ofte tjekkes i de digitale spor.
- I undgår at bygge på misforståelser. Digitale spor kan tolkes forkert. En fil, der ser ud til at være kopieret, kan være synkroniseret automatisk.
- I står stærkere bagefter. En beslutning, der er truffet efter en forelæggelse og en forklaring, er lettere at forsvare.
- Det er ordentligt. Medarbejderen er stadig ansat, og mistanken kan være forkert.
Hvad skal forelægges?
Forelæg de konkrete forhold, som afskedigelsen bygger på, og det materiale, der understøtter dem. Det betyder ikke, at medarbejderen skal have hele sagsmappen. Det betyder, at medarbejderen skal vide:
- hvilke handlinger I mener har fundet sted,
- hvornår de fandt sted,
- hvad I bygger det på,
- hvilken betydning I tillægger dem.
Et eksempel på en forelæggelse: “Loggen viser, at der den 12. marts er downloadet et stort antal filer fra mappen Kunder til computeren, og at computeren samme dag var tilsluttet en USB-nøgle. Vi vil gerne høre din forklaring.” Eksemplet viser kun formen. Det konkrete og datoangivne gør forelæggelsen brugbar.
I hvilken form?
- Mundtligt i en samtale · Når forholdene er enkle og kan forklares
- Skriftlig oversigt · Når der er flere forhold eller teknisk materiale
- Kopier af mails eller udtræk · Når det konkrete indhold er afgørende
Ofte er en kombination bedst: en samtale, hvor de vigtigste forhold gennemgås, og bagefter en skriftlig oversigt med en frist for bemærkninger. Teknisk materiale bør oversættes til forståeligt sprog. Bed den IT-sagkyndige lave en oversigt, der forklarer, hvad hvert fund viser, og hvad det ikke viser.
Giv aldrig medarbejderen adgang til originalerne eller de sikrede kopier. Lav udskrifter eller PDF’er med numre, så det kan dokumenteres, hvad der er udleveret.
→ Tjenstlig samtale: hvornår viser I de digitale beviser?
Når forklaringen skal tjekkes
Medarbejderens forklaring er kun værdifuld, hvis den bliver taget alvorligt. Typiske forklaringer kan ofte efterprøves i de digitale spor:
- “Jeg arbejdede hjemme.” Viser loggen, at filerne blev åbnet og redigeret og sendt tilbage, eller blev de bare liggende?
- “Det var synkroniseringen.” Er der tale om automatisk synkronisering til en arbejdsenhed, eller om manuel kopiering til et eksternt medie?
- “Kollegaen bad mig om det.” Kan det ses i mail eller chat, og bekræfter kollegaen det?
- “Jeg slettede kun private ting.” Hvad viser revisionsloggen om de slettede elementer?
Bed den IT-sagkyndige om at tjekke forklaringen i det sikrede materiale, ikke i de levende systemer. Skriv resultatet ned, også hvis det taler til medarbejderens fordel.
Frist for bemærkninger
Giv medarbejderen en rimelig frist til at komme med bemærkninger, typisk nogle dage. Fristen afhænger af sagens karakter og eventuelle krav i overenskomsten. Skriv fristen i brevet, og gem dokumentation for, hvornår brevet blev sendt og modtaget.
Kommer der bemærkninger, skal de vurderes, før beslutningen træffes. Skriv ned, hvordan I har vurderet dem. Giver bemærkningerne anledning til at tjekke noget i de digitale spor, så gør det, før I beslutter.
Hvad hvis medarbejderen beder om alt?
Medarbejderen kan bede om indsigt i alle de oplysninger, virksomheden behandler om vedkommende, efter reglerne om persondata. Det er en anden ret end forelæggelsen før en afskedigelse og har sine egne regler, frister og undtagelser. Tag en sådan anmodning alvorligt, registrér datoen, og tal med advokaten om, hvordan den besvares.
→ Indsigtsanmodning efter GDPR som led i en tvist
Andres oplysninger i materialet
Det materiale, I forelægger, indeholder ofte oplysninger om andre: kolleger, kunder og leverandører. Overvej, om de oplysninger er nødvendige for, at medarbejderen kan forstå og kommentere forholdet. Er de ikke, kan de skjules i udskriften. Skriv ned, hvad der er skjult og hvorfor, så det senere kan forklares. En kundes navn kan være nødvendigt at vise, mens en kollegas private bemærkninger i samme mailtråd sjældent er det.
Hvem gør hvad
- HR · Forbereder forelæggelsen og sender brev med frist
- Leder · Deltager i samtalen og træffer beslutningen
- IT-sagkyndig · Laver en forståelig oversigt over fundene
- Advokat · Vurderer kravene i den konkrete sag
Det skal I lade være med
- Beslutte først og forelægge bagefter. En forelæggelse efter beslutningen er ikke en forelæggelse.
- Udlevere hele postkassen eller rå logs. Det belaster medarbejderen og kan udlevere andres persondata.
- Forelægge fortolkninger som fakta. Skriv, hvad sporet viser, ikke hvad I tror, det betyder.
- Ignorere bemærkninger, der ikke passer ind. Vurdér dem og skriv vurderingen ned.
- Lade sikringen vente. Data skal være sikret, før forelæggelsen sker, ellers kan sporene forsvinde.
Når sagen ender i en tvist
Bliver afskedigelsen prøvet, vil spørgsmålet ofte være, hvad virksomheden vidste, hvornår den vidste det, og om medarbejderen fik mulighed for at forklare sig. Gem derfor forelæggelsen, medarbejderens bemærkninger, jeres vurdering og datoerne samlet. Det er den dokumentation, advokaten skal bruge.
→ Skal den undersøgte medarbejder orienteres, og hvornår?
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få en advokat til at vurdere fremgangsmåden, før I afskediger eller bortviser på grundlag af digitale beviser. Få en IT-sagkyndig til at sikre materialet og lave en oversigt, der kan forelægges. Nielco IT laver forståelige oversigter over digitale fund til brug i interne undersøgelser og tvister. Haster det, koster hastesager ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Tjenstlig samtale og interview: hvornår viser I de digitale beviser? · Den undersøgende er inhabil: kollega, ven eller chef
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
