Sådan foregår et forløb for en virksomhed

Mange ledere ringer først, når de har tænkt længe over det. De er usikre på, hvad der sker, når de først har sagt ja, hvem der skal involveres, og om sagen tager overhånd. Siden her beskriver et typisk forløb fra første samtale til færdig rapport, set fra virksomhedens side. Ikke alle sager går gennem alle trin, og nogle stopper efter sikringen, fordi der ikke er brug for mere.

1. Den første samtale

Samtalen begynder med navnene på parterne, så det kan tjekkes, om der er forbindelser, der gør, at Nielco IT ikke kan tage sagen. Først derefter tales der om indholdet. → Uvildighed og bindinger

Derefter gennemgås:

• hvad der er sket, og hvad der har givet mistanke,
• hvilket udstyr og hvilke konti der er i spil,
• om noget er ved at blive slettet, og hvornår,
• hvem hos jer der kender til sagen.

Samtalen ender med en anbefaling til de næste skridt. Er der noget, der haster, får I besked om det med det samme, ofte i form af en kort instruks til jeres IT. Selve sikringen kan begynde samme dag, hvis det praktisk kan nås. Hastesager koster ekstra. → Det første opkald

2. Opdrag og overslag

Når det er klart, hvad der skal ske, beskrives opgaven skriftligt: hvad der skal sikres, hvilke spørgsmål der skal besvares, og hvad der ikke er en del af opgaven. I får et overslag. Er jeres advokat med, aftales det, om advokaten eller virksomheden bestiller. → Skal advokaten eller virksomheden bestille?

Priser og betingelser står på nielcoit.dk. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT

3. Sikring

Sikringen er det trin, der ikke kan gøres om. Her laves kopier af computere og telefoner, og postkasser, cloudlagre og logs bevares eller eksporteres. Hver sikring dokumenteres med tidspunkt, metode og kontrolværdier, så det senere kan vises, at kopien svarer til originalen. → Sådan arbejder vi med digitale beviser

Hos jer skal der typisk være:

• en person med administratoradgang til jeres systemer,
• et lokale, hvor udstyret kan sikres i fred,
• en ansvarlig, der kan træffe beslutninger, hvis noget uventet dukker op.

→ Det skal virksomheden stille til rådighed under en sikring

Sikringen kan ofte planlægges, så den ikke vækker opsigt blandt de andre medarbejdere.

4. Afgrænsning og gennemgang

Efter sikringen beslutter I, eventuelt sammen med jeres advokat, hvad der skal undersøges. Det er her, I tager stilling til, hvilke data I har grundlag for at gennemgå. Afgrænsningen beskytter medarbejderen mod en unødig gennemgang og jer mod en uskarp og dyr undersøgelse. → Afgrænsning: hvilke personer, data og perioder skal med?

Selve gennemgangen sker på kopierne. Originalerne røres ikke.

5. Løbende kontakt

Undervejs har I én kontaktperson: John Nielsen. Dukker der noget op, der ændrer sagen, får sagsejeren besked. Det kan være et fund, der kræver en hurtig beslutning, eller noget, der ligger uden for opdraget og derfor kræver jeres godkendelse, før det undersøges. → Tilfældigt fund under en intern undersøgelse

6. Rapport

Rapporten beskriver, hvad der er sikret, hvordan, hvad der er undersøgt, og hvad der er fundet. Den skelner tydeligt mellem fakta og vurderinger. Den er skrevet til ledelsen, men så den kan bruges af en advokat og om nødvendigt i retten. → Hvad får I ud af en IT-undersøgelse?

7. Efter rapporten

Rapporten er grundlaget for ledelsens beslutning. Bagefter er der praktiske ting:

• Hvor længe skal sikringerne gemmes? → Hvor længe må virksomheden gemme bevismaterialet?
• Kan udstyret komme tilbage i drift? → Udstyr tilbage i drift
• Hvad kan I lære af sagen? → Evaluering efter en bevissag

Hvor lang tid tager det?

Det afhænger af sagen. En sikring kan ofte laves på en dag, men en gennemgang af flere års mails fra flere personer tager længere. Det, der især påvirker tiden, er, hvor mange kilder der er, hvor præcist spørgsmålet er stillet, og hvor hurtigt jeres IT kan give adgang. Et skarpt kommissorium gør forløbet kortere. → Skabelon: kommissorium for en intern undersøgelse

Hvem hos jer der involveres

Hold kredsen så lille som muligt. Typisk er det:

• Sagsejeren, ofte direktøren, en HR-chef eller et bestyrelsesmedlem, der træffer beslutningerne.
• En kontaktperson i IT eller hos jeres IT-leverandør, der giver adgang og forklarer opsætningen.
• Jeres advokat, hvis sagen kan føre til en afskedigelse, et krav eller en retssag.
• HR, hvis sagen handler om en medarbejder.

Andre medarbejdere får kun det at vide, de har brug for. → Rollefordeling i en bevissag

Diskretion

Det aftales i opdraget, hvem hos jer der må få oplysninger om sagen, og hvordan materialet opbevares undervejs og bagefter. → Diskretion og fortrolighed

Afgrænsning

Forløbet gælder civile sager, interne undersøgelser og udenretlige tvister. Opgaver for personer, der er politianmeldt eller sigtet i sager om økonomiske forhold, tages ikke. Se afgrænsningen.

Ring 70 13 63 23, eller læs om digital bevissikring hos Nielco IT.