For HR

HR står ofte først med sagen: en opsigelse, en klage eller en mistanke. Samtidig gælder der særlige regler for, hvad en arbejdsgiver må undersøge. Her er de vigtigste artikler for HR, valgt så de både bevarer beviserne og respekterer medarbejderens rettigheder. Har I brug for hjælp nu, så se Akut hjælp eller IT-sagkyndig for virksomheder, eller ring på 70 13 63 23.

Når sagen kan ende som afskedigelse

• IT-sagkyndig i en afskedigelsessag Dokumentation, der holder, hvis afgørelsen bliver prøvet.

Medarbejderen siger op og stopper

• Medarbejderen er stoppet: de første 48 timer og månederne efter Mistanke om, at en fratrådt medarbejder har taget data? Tidslinjen for de første 48 timer og måneden efter, for leder, HR og IT, og de fejl I skal undgå.
• Offboarding-tjekliste for HR og IT: uden at miste beviser Normal offboarding sletter konti og nulstiller udstyr. Her er en procedure og en tjekliste for HR og IT, der bevarer sporene, hvis I får brug for beviser.
• Medarbejderen har sagt op og skal til en konkurrent: hvad gør I i opsigelsesperioden? En medarbejder har sagt op og skal til en konkurrent. Sådan sikrer leder og HR data og adgange i opsigelsesperioden, uden at I går for langt.
• Medarbejderen har sagt op: tjekliste for opsigelsesperioden Tjekliste til HR og IT, når en medarbejder har sagt op: adgange, udstyr, overlevering og bevarelse af data, uanset hvor medarbejderen skal hen.

Mistanke mod en medarbejder

• Beslutningstræ: mistanke mod en medarbejder, der stadig er ansat Mistanke mod en medarbejder, der stadig er ansat? Beslutningstræet hjælper leder og HR med at vælge mellem at konfrontere, fritstille eller sikre først.
• Medarbejderen har sendt filer til sin private mail Har en medarbejder sendt filer til sin private mail? Sådan bevarer HR og IT sporene i mailsystemet, og derfor må I ikke skrive og bede om sletning først.
• Opslag i kunde- og fagsystemer uden arbejdsmæssig grund En medarbejder har slået op i kundedata uden arbejdsmæssig grund. Sådan håndterer IT, HR og DPO opslagsloggen, personalesagen og persondatabruddet.
• Illoyal adfærd: det skal HR og IT kunne dokumentere, før I handler Mistanke om illoyal adfærd hos en medarbejder? Her er de digitale spor, HR og IT skal kunne dokumentere og sikre, før I tager samtalen eller reagerer.

HR-sager: chikane, krænkelser og konflikter

• En medarbejder bliver stalket digitalt: hvad gør arbejdspladsen? Digital stalking kan gå gennem arbejdsmail, firmatelefon og kalender. Her er, hvad leder, HR og IT gør, og i hvilken rækkefølge sporene sikres.
• Chikane mellem kolleger på Teams, Slack og sms: sådan sikrer HR beskederne En medarbejder klager over krænkende beskeder fra en kollega på Teams, Slack eller sms. Sådan sikrer HR beskederne fair og korrekt for begge parter.
• Medarbejderen sender en indsigtsanmodning midt i konflikten En medarbejder eller tidligere ansat beder om indsigt midt i en konflikt. Sådan håndterer HR og DPO frister og undtagelser uden at ødelægge beviser.
• Hvad siger I til kollegerne, når en medarbejder er fritstillet? Hvad siger I til kollegerne, når en medarbejder er fritstillet? Sådan formulerer leder og HR en kort besked, der hverken skader sagen eller omdømmet.

Kontrol med medarbejdere og persondata

• Må vi læse en medarbejders mail? Arbejdsgiveren ejer mailsystemet, men ikke alt må læses. Her er, hvad der afgør det, og hvordan I sikrer mails som bevis uden selv at læse dem.
• Kontrol og overvågning af medarbejdere: hvad må arbejdsgiveren? Hvad må arbejdsgiveren kontrollere? Overblik for ledere og HR over mail, log, telefon, video og GPS: grundprincipper, typiske fejl og hvad I gør i en sag.
• Kontrolaftalen: varsling af nye kontrolforanstaltninger Hvornår og hvordan skal nye kontrolforanstaltninger varsles efter kontrolaftalen? Praktisk guide til HR og ledere om varsling, indhold og dokumentation.
• Må vi se medarbejderens browserhistorik? Må I se medarbejderens browserhistorik på arbejdscomputeren? Svar til HR og IT om formål, orientering, afgrænsning og de fejl, der ødelægger sporene.

Intern undersøgelse trin for trin

• Intern undersøgelse: hvem skal vide hvad, og hvornår? En intern undersøgelse falder ofte, fordi for mange får besked for tidligt. Sådan holder ledelse og HR kredsen lille, fordeler roller og fører log.
• Whistleblowerordningen og digitale beviser En indberetning peger på mails, filer eller logs? Sådan sikrer I de digitale spor hurtigt og bredt uden at afsløre indberetteren. Praktisk guide.
• Intern undersøgelse trin for trin: fra mistanke til rapport Sådan gennemfører virksomheden en intern undersøgelse i faser: fra mistanke og sikring til samtale og rapport. Til ledere og HR med en konkret sag.
• Tjenstlig samtale og interview: hvornår viser I de digitale beviser? Hvornår og hvordan viser I medarbejderen de digitale beviser i en tjenstlig samtale? Sådan forbereder HR og ledelse samtalen uden at afsløre for tidligt.

Første timer og valg af hjælp

• Rollefordeling: HR, IT, ledelse og advokat i en bevissag Bevissager går ofte galt, fordi ingen ved, hvem der gør hvad. Her er en rollefordeling mellem ledelse, HR, IT, økonomi, advokat og IT-sagkyndig.
• HR’s tjekliste, når en sag har digitale beviser Mistanke mod en medarbejder, og sagen har digitale spor? HR’s tjekliste trin for trin, og hvad HR ikke selv må røre i IT-systemerne undervejs.
• Hvornår skal advokaten ind i sagen? Hvornår skal advokaten ind i en sag med digitale beviser? Signalerne, der betyder advokat nu, til ledere, HR og ejere, og hvad I kan gøre selv imens.
• Det første opkald til en IT-sagkyndig: det skal I have klar Skal I kontakte en IT-sagkyndig? Her er listen over det, virksomheden skal have klar til det første opkald, så sikringen kan planlægges hurtigt og rigtigt.

Svindel, hacking og forsikring

• Medarbejderen klikkede på phishing: dokumentation uden skyldsfokus En medarbejder har klikket på phishing. Sådan dokumenterer HR og IT omfang, persondata og forsikring uden at gøre det til en skyldssag i virksomheden.

Microsoft 365, Google og samarbejdsværktøjer

• Microsoft 365-kontoen, når medarbejderen er stoppet: blokér, konvertér eller slet? Medarbejderen er stoppet: skal Microsoft 365-kontoen blokeres, konverteres eller slettes? Se valgene, fristerne og hvornår sletning ikke kan fortrydes.
• Google Workspace: medarbejderen er stoppet, slet ikke kontoen endnu Når en medarbejder stopper, kan sletning af Google Workspace-kontoen fjerne mails, Drev og Vault-data. Til IT og HR: suspendér, overfør og bevar først.
• Kundekontakt på WhatsApp og sms: virksomhedens data på private telefoner Skriver medarbejderne med kunder på WhatsApp fra private telefoner? Til ledere, HR og ejere: risikoen, en enkel politik og hvad I kan kræve ved fratræden.

Telefoner, udstyr og andre systemer

• BYOD: arbejdsdata på medarbejderens egen enhed Bruger medarbejderne egen telefon eller computer til arbejde? Her er, hvad det betyder, når arbejdsdata skal sikres, og hvordan I forbereder jer.
• Firmatelefonen er låst til medarbejderens private Apple-ID Firmatelefonen er låst til en fratrådt medarbejders private Apple-ID. Her er, hvad IT og HR kan bede om, hvad I ikke må gøre, og hvad der sker med data.
• MDM og firmatelefoner: hvad kan virksomheden se og sikre? MDM som Intune administrerer firmatelefoner, men viser ikke beskeder og fotos. Her er, hvad IT og HR kan se, hvad I kan sikre, og hvornår I ikke må slette.

AI-værktøjer

• Fortrolige data i ChatGPT eller en anden AI-tjeneste: de første skridt Har en medarbejder lagt kundedata eller fortrolige filer i ChatGPT eller en anden AI-tjeneste? Sådan dokumenterer leder, IT og HR sagen, før I handler.
• AI-politik: skriv den, så den kan bruges, hvis der opstår en sag Skal I have en AI-politik for ChatGPT og andre værktøjer? Her er punkterne, leder, HR og IT skal have med, så politikken også holder i en sag.

Bevisberedskab, politikker og kontrakter

• IT-politik og orientering af medarbejdere En klar IT-politik gør det lettere at sikre beviser. Her er, hvad politikken bør sige om mail, udstyr, logning og fratrædelse, og hvordan I orienterer.
• Onboarding: det, der skal være på plads fra første dag Onboarding-tjekliste for HR og IT: kontrakt, orientering, konti og udstyrskvittering fra første dag, så I står stærkt, hvis der senere opstår en sag.
• Ansættelseskontrakten: klausuler om data, udstyr og kontrol Hvilke klausuler om data, IT-udstyr og kontrol bør stå i ansættelseskontrakten? Sådan forbereder HR og leder kontrakten, så den holder i en sag.

Tjeklister og skabeloner

• Skabelon til intern log over beviser En enkel log over, hvem der har haft hvilke beviser og hvornår, kan afgøre, om de holder. Her er tre skabeloner, I kan kopiere, og en vejledning.
• Skabelon: brief til den IT-sagkyndige Hvad skal en IT-sagkyndig vide fra jer? Skabelon til en kort brief med systemer, personer, tidspunkter og spørgsmål. Til leder og HR før sikringen.
• Skabelon: intern instruks om at bevare data Skabelon til en intern instruks om at bevare data (litigation hold) til egne medarbejdere og IT: indhold, afsender, og hvad den ikke må gøre.
• Skabelon: kvittering for udlevering og aflevering af udstyr Skabelon til kvittering for udlevering og aflevering af computer og firmatelefon. Sådan dokumenterer HR og IT tilstand, tid og hvem der havde den.

Efter sagen

• Mistanken holdt ikke: sådan lukker I sagen ordentligt Undersøgelsen viste ikke det, I troede? Sådan lukker HR og ledelsen sagen: besked til medarbejderen, adgange, materialet, og hvad I ikke må gøre.

Brug for hjælp udefra?

• Det haster Data kan forsvinde i dag. Ring 70 13 63 23. Hastesager koster ekstra.
• IT-sagkyndig for virksomheder Uvildig sikring og undersøgelse af digitale beviser i hele landet.
• Intern IT-undersøgelse Når mistanken skal afklares, før I beslutter noget.
• Beskriv jeres sag Hvad I skal skrive, og hvad der sker bagefter. Fortrolighedsaftale på forespørgsel.

Afgrænsning

Siden handler om civile sager, interne undersøgelser og udenretlige tvister. Læs mere om, hvad der ligger uden for: Afgrænsning.