En medarbejder har slået op på en kunde, en borger eller en patient uden at have en arbejdsmæssig grund. Det kan være nysgerrighed om en kendt person, en nabo, et familiemedlem eller en ekspartner. Sagen har tre sider, der skal håndteres på én gang: opslagsloggen skal sikres, personalesagen skal behandles, og I skal vurdere, om der er tale om et persondatabrud, der skal anmeldes. De tre spor hænger sammen, og de har hver deres frister.
Situationen er almindelig i virksomheder med kundedatabaser, fagsystemer, journalsystemer og HR-systemer. Den kræver ikke ond vilje for at være alvorlig. For den person, der er slået op på, er det ligegyldigt, om det skete af nysgerrighed eller af andre grunde.
Hvordan opdages det?
- En kunde eller borger spørger, hvem der har set deres oplysninger.
- En kollega fortæller, at en medarbejder har nævnt noget, vedkommende ikke burde vide.
- En stikprøvekontrol af opslagsloggen viser opslag uden sammenhæng med medarbejderens opgaver.
- Systemet har en automatisk alarm for opslag på bestemte personer.
Uanset hvordan, så skriv ned: hvornår blev det opdaget, af hvem, og hvad er set. Tidspunktet er vigtigt, fordi fristen for at anmelde et persondatabrud typisk regnes fra, hvornår virksomheden blev opmærksom på det.
Spor 1: Sikr opslagsloggen
Opslagsloggen er det centrale bevis. Den viser typisk, hvilken bruger der har slået op på hvilken person, hvornår, og hvilke skærmbilleder eller felter der er åbnet. Men logs gemmes kun i en periode, og nogle systemer gemmer kun de seneste opslag.
- Bed systemansvarlig eller leverandøren eksportere loggen for den relevante medarbejder og periode nu.
- Bed om, at loggen bevares, så den ikke slettes efter den sædvanlige periode.
- Notér, hvordan eksporten er lavet, af hvem og hvornår.
- Gem eksporten et sikkert sted med begrænset adgang.
Tjek, hvor længe jeres system gemmer opslagsloggen. Er systemet hos en leverandør, kan I have brug for leverandørens hjælp, og databehandleraftalen kan have betydning.
Den juridiske brug af logdata fra fagsystemer i ansættelsessager er beskrevet for advokater på søstersitet.
→ Logdata fra fagsystemer i ansættelsessager
Spor 2: Personalesagen
Et opslag uden arbejdsmæssig grund kan være et alvorligt brud på medarbejderens pligter, men det afhænger af omstændighederne: hvad der er slået op, hvor mange gange, hvad medarbejderen er orienteret om, og om der er en forklaring.
- Find reglerne frem. Hvad står der i IT-politikken, instrukser og eventuelle tavshedserklæringer? Er medarbejderne orienteret om, at opslag logges og kontrolleres?
- Se på mønstret. Er det ét opslag eller mange? På én person eller flere?
- Giv medarbejderen mulighed for at forklare sig. Når loggen er sikret. Der kan være en arbejdsmæssig grund, I ikke kender til.
- Tal med en advokat om reaktionen.
Spor 3: Persondatabruddet
Et uberettiget opslag i personoplysninger kan være et brud på persondatasikkerheden. Er det tilfældet, skal virksomheden som dataansvarlig typisk anmelde bruddet til Datatilsynet inden for 72 timer, medmindre det er usandsynligt, at bruddet indebærer en risiko for de berørte. Ved høj risiko skal de berørte også underrettes. Vurderingen skal dokumenteres, uanset resultatet.
→ Persondatabrud: dokumentationen inden for 72 timer
Inddrag jeres databeskyttelsesrådgiver, hvis I har en. DPO’en skal rådgive om vurderingen og om dokumentationen.
→ Databeskyttelsesrådgiveren (DPO) i en intern undersøgelse
Hvem gør hvad?
- IT eller systemansvarlig · Eksporterer og bevarer opslagsloggen
- HR · Håndterer personalesagen
- DPO eller ansvarlig for databeskyttelse · Vurderer persondatabruddet og dokumenterer
- Leder · Ejer sagen og sørger for, at de tre spor koordineres
- Advokat · Rådgiver om personalesagen og anmeldelsen
Det er vigtigt, at én person ejer hele sagen. Ellers kan HR tale med medarbejderen, før loggen er sikret, eller fristen for anmeldelse kan gå, mens personalesagen behandles.
Når flere medarbejdere har slået op
Det sker, at en kontrol viser opslag fra flere medarbejdere på den samme person, for eksempel en kendt kunde eller en kollega, der har været syg. Så er det vigtigt at behandle alle ens. Sikr loggen for alle, vurder hver enkelt sag for sig, og giv alle mulighed for at forklare sig. Der kan være forskel på, om en medarbejder har slået op én gang af nysgerrighed, eller har åbnet mange oplysninger over længere tid.
Flere opslag på samme person er også et tegn på, at adgangen er for bred. Det skal med i vurderingen af persondatabruddet og i forebyggelsen bagefter.
Hvad med den person, der er slået op på?
Den person, hvis oplysninger er set, har ofte en berettiget interesse i at vide, hvad der er sket. Mange spørger selv, når de har fået mistanke. Har personen bedt om indsigt i, hvem der har set deres oplysninger, skal anmodningen behandles efter reglerne om indsigt. Det kan betyde, at I skal oplyse om opslagene. Aftal med DPO’en og advokaten, hvordan svaret skal formuleres, og pas på ikke at udlevere mere om medarbejderen end nødvendigt.
Det må I ikke gøre
- Tale med medarbejderen, før loggen er sikret. I de fleste systemer kan en almindelig bruger ikke slette opslagsloggen. Men loggen kan udløbe, mens sagen står på, andre spor som noter, mails og beskeder kan forsvinde, og en samtale uden fakta på bordet gør det sværere at vurdere forklaringen.
- Lade fristen gå. Persondatabruddet skal vurderes hurtigt, også selvom personalesagen tager tid.
- Søge bredt i alle medarbejderes opslag uden grund. En generel kontrol skal ske efter faste regler, som medarbejderne kender. En målrettet undersøgelse skal være begrundet.
- Fortælle kolleger om sagen. Det kan skade både medarbejderen og den person, der er slået op på.
- Kontakte den berørte kunde eller borger uden en plan. Underretning skal ske korrekt og efter vurdering.
Særligt for klinikker og sundhed
I sundhedssektoren er reglerne for opslag i journaler særligt strenge, og der kan gælde egne regler for logning og kontrol. Den vinkel er beskrevet særskilt.
→ Klinikker og sundhed: uberettigede opslag i journalsystemet
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når loggen er svær at eksportere, når der er tale om mange opslag eller mange personer, eller når sagen kan ende i en tvist om ansættelsen. En uvildig IT-sagkyndig kan sikre loggen og stille den op, så den kan bruges både i personalesagen og i dokumentationen af persondatabruddet. Sig, hvis loggen er ved at udløbe. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Forebyg det næste gang
Den bedste forebyggelse er, at medarbejderne ved, at opslag logges og kontrolleres, og at der faktisk bliver ført stikprøvekontrol efter faste regler. Begræns adgangen, så medarbejdere kun kan se de kunder eller borgere, de arbejder med, hvor det er muligt. Og sørg for, at loggen gemmes længe nok til, at den kan bruges, når der opstår en sag.
Læs også: En leder misbruger sin adgang til andres mail og filer · “Det var ikke mig”: når medarbejderen afviser handlingen
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
