Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen

Når mistanken retter sig mod direktøren, en anden i direktionen eller en nøgleperson tæt på ledelsen, kan virksomheden ikke undersøge sig selv på normal vis. Den IT-afdeling og den IT-leverandør, der normalt hjælper, refererer ofte til netop de personer, sagen handler om. Bestyrelsen må derfor selv være opdragsgiver, og undersøgelsen skal styres uden om de berørte. En uvildig IT-sagkyndig sikrer data og rapporterer direkte til bestyrelsen.

Situationen

Typiske anledninger er:

• en henvendelse til formanden eller via whistleblowerordningen om en leders dispositioner,
• revisoren har set betalinger, aftaler eller udlæg, der ikke kan forklares,
• mistanke om, at en direktør forbereder en konkurrerende virksomhed eller flytter kunder,
• uenighed om, hvad der faktisk er besluttet, sendt eller godkendt i en bestemt periode,
• tvivl om, hvem der har haft adgang til bestyrelsesmateriale eller fortrolige mails.

→ Bestyrelsen modtager en alvorlig henvendelse: de første skridt og Mistanke mod direktøren: hvem undersøger, og hvordan?

Det gør bestyrelsen nu

• ☐ Formanden eller et udpeget bestyrelsesmedlem ejer sagen. Den, sagen handler om, skal holdes ude af beslutningerne.
• ☐ Hold kredsen lille. Bestyrelsen, advokaten og den IT-sagkyndige. Den interne IT skal kun vide det, der er nødvendigt for at give adgang.
• ☐ Brug ikke direktionens kanaler. Drøft ikke sagen på mails eller i systemer, som den berørte kan læse, fx hvis vedkommende har administratorrettigheder.
• ☐ Skriv et kommissorium, der beskriver spørgsmålet, perioden, personerne og rammerne. → Skabelon: kommissorium for en intern undersøgelse
• ☐ Involvér selskabets advokat tidligt, også om ledelsesansvar og eventuel forsikring.
• ☐ Sørg for, at intet slettes. Automatisk sletning af konti, mails og logs skal sættes på pause, uden at det afslører sagen.

→ Bestyrelsen vil have en uvildig undersøgelse: sådan bestilles den

Hvad undersøgelsen kan vise

Ud fra kommissoriet kan en IT-sagkyndig typisk belyse:

• hvem der har oprettet, ændret og godkendt betalinger, leverandører og aftaler i økonomisystem og netbank,
• hvilke mails og dokumenter der er sendt, hvornår og til hvem,
• om filer, mails eller logs er slettet eller ændret i perioden,
• adgang til systemer, bestyrelsesportal og fortrolige mapper, og fra hvilke enheder,
• om virksomhedens data findes på private konti eller i tjenester uden for IT’s kontrol.

Undersøgelsen svarer på, hvad data viser. Om forholdene er et brud på ledelsens pligter, vurderer bestyrelsen med sin advokat og eventuelt revisor. → Erhvervsnetbanken: hvem oprettede og godkendte betalingen?

Hvad bestyrelsen får

• En sikring, der er lavet uden om den berørte, og som er dokumenteret, så det kan vises, at intet er ændret.
• En rapport til formanden med spørgsmål, metode, fund og forbehold. Hvor mange der læser den, bestemmer bestyrelsen.
• Et grundlag for næste skridt: at lukke sagen, en samtale, en fratræden, et krav eller en sag.
• Samspil med advokat og revisor, så hver part arbejder med sin del af sagen. → Rapportering til bestyrelsen om en intern undersøgelse

Større sager, fx med flere selskaber eller lokationer, løses ved, at Nielco IT tilknytter konsulenter, der arbejder i Nielco IT’s regi. Bestyrelsen har stadig én kontaktperson.

Hvorfor uvildighed er afgørende her

En undersøgelse af ledelsen bliver mødt med spørgsmålet: hvem har bestilt den, og hvem har leveret? Derfor laves et konflikttjek, før der gives et overslag. Nielco IT påtager sig ikke en opgave for modparten i samme tvist, har ikke to roller i samme sag og sælger ingen produkter eller drift, som kunne binde til virksomhedens IT-leverandør. → Uvildighed og bindinger

Hvad påvirker prisen?

Omfanget afgøres af kommissoriet. Det, der især betyder noget, er:

• antal personer, konti og enheder,
• den periode, der skal undersøges,
• antal systemer: mail, økonomisystem, netbank, bestyrelsesportal, cloudlagre,
• om flere selskaber eller lokationer er involveret,
• om det haster (hastesager koster ekstra),
• rapportform, og om der senere skal forklares i en sag.

Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne og Dækker forsikringen bevissikring og en IT-undersøgelse?

Hvem der står bag

Nielco IT er John Nielsen, IT-sagkyndig med retssagserfaring, selvstændig siden 2009 og med mere end 30 års erfaring med IT-sikkerhed fra blandt andet finanssektoren, offentlige myndigheder og kritisk infrastruktur. John Nielsen har været IT-sagkyndig i danske retskredse og ved Den Fælles Europæiske Patentdomstol (UPC) og har haft opgaver via Voldgiftsinstituttet.

Fortrolighed

Nielco IT underskriver en fortrolighedsaftale (NDA) på forespørgsel. Alt IT-sagkyndigt arbejde er omfattet af tavshedspligt, medmindre det er domstolene, der kræver oplysningerne. → Diskretion og fortrolighed

Afgrænsning

Bestyrelsens undersøgelse af forhold i egen virksomhed er en civil, intern undersøgelse og ligger inden for opgaven. Nielco IT påtager sig ikke opgaver for personer, der er politianmeldt eller sigtet i sager om økonomiske forhold. Se afgrænsningen.

Ring 70 13 63 23, eller læs om digital bevissikring hos Nielco IT.