En uvildig undersøgelse bestilles af bestyrelsen selv, ikke af den direktion eller afdeling, der er en del af sagen. Bestyrelsen skriver et opdrag, vælger undersøgere uden bindinger til sagen og sørger for, at data bliver sikret, før undersøgelsen går i gang. Det vigtigste er rækkefølgen: først bevare, så bestille, så undersøge.
Denne artikel er til bestyrelsesformanden og de bestyrelsesmedlemmer, der står med beslutningen. Den handler om den praktiske side: hvem gør hvad, hvad opdraget skal indeholde, og hvilke fejl der gør en undersøgelse mindre troværdig.
Hvornår er en uvildig undersøgelse nødvendig?
Ikke alle sager kræver eksterne undersøgere. Men bestyrelsen bør overveje det, når:
- mistanken retter sig mod direktionen eller en person, der normalt ville lede undersøgelsen,
- sagen kan ende i en tvist, hvor resultatet skal kunne holde over for en modpart,
- medarbejdere, långivere, ejere eller offentligheden skal kunne stole på konklusionen,
- den interne IT-funktion eller IT-leverandøren selv kan være en del af forløbet,
- der er brug for en vurdering, som ingen i virksomheden har kompetencen til.
Er mistanken rettet mod direktøren, er der særlige forhold at tage højde for. → Mistanke mod direktøren
Hvad gør bestyrelsen nu?
- Beslut, at bestyrelsen ejer sagen. Formanden eller et lille udvalg står for den. Skriv beslutningen i protokollen i neutrale vendinger.
- Sørg for, at data ikke forsvinder. Før nogen ved, at der kommer en undersøgelse, skal postkasser, filer og logs bevares. Det kræver typisk en kort, præcis instruks til IT, givet af bestyrelsen, ikke af den, der undersøges.
- Hent advokatbistand. Advokaten hjælper med opdraget, med de ansættelsesretlige spørgsmål og med, hvordan oplysninger må behandles.
- Skriv opdraget. Det er undersøgelsens grundlov.
- Vælg undersøgere. Typisk en advokat til den juridiske del og en IT-sagkyndig til sikring og gennemgang af data. Ved økonomiske spørgsmål kan en revisor også være relevant.
- Aftal rapportering. Hvem får hvad, hvornår, og i hvilken form.
Opdraget: det skal stå i det
Et godt opdrag er kort og konkret. Det beskytter både bestyrelsen og undersøgerne, fordi det viser, hvad der blev spurgt om, og hvad der ikke gjorde.
- Formål · Hvilket spørgsmål skal besvares
- Afgrænsning · Personer, perioder, systemer og datatyper
- Uafhængighed · Hvem undersøgerne refererer til
- Adgang · Hvad virksomheden stiller til rådighed
- Rapport · Form, modtagere og tidsramme
Afgrænsningen er vigtig. En undersøgelse, der må “se på alt”, bliver dyr, langsom og svær at forsvare over for de medarbejdere, hvis data bliver gennemgået. Skriv i stedet, hvilke postkasser, hvilke systemer og hvilken periode der er relevant. Opdraget kan altid udvides, hvis der dukker noget nyt op.
→ Skabelon: kommissorium for en intern undersøgelse
Uafhængighed i praksis
Uvildig betyder, at undersøgerne ikke har en interesse i udfaldet. Det lyder enkelt, men i en mindre virksomhed er det ofte svært. Den faste advokat har måske rådgivet direktøren i årevis. IT-leverandøren har måske selv sat de systemer op, som undersøgelsen handler om.
Spørg derfor undersøgerne direkte:
- Har I tidligere arbejdet for nogen af de involverede personer?
- Har I opgaver for virksomheden, der berører sagen?
- Har I forbindelser til en mulig modpart?
- Hvordan dokumenterer I, at jeres arbejde kan efterprøves?
Svarene skal stå skriftligt. En IT-sagkyndig bør have en klar politik for habilitet og kunne forklare, hvordan sikringen dokumenteres, så en anden sagkyndig kan gentage den. → Uvildighed og inhabilitet hos IT-sagkyndige
Hvem gør hvad?
- Bestyrelsesformand · Ejer sagen og godkender opdraget
- Advokat · Opdrag, jura og interviews
- IT-sagkyndig · Sikrer og gennemgår data
- Intern IT · Giver adgang efter instruks
- Direktion · Holdes udenfor, hvis den er en del af sagen
Den interne IT-funktion skal hjælpe med adgang, men ikke selv undersøge. Bed om, at alle handlinger i systemerne bliver noteret: hvem gjorde hvad, og hvornår. Hvis IT-medarbejderen senere bliver spurgt, er det en fordel at kunne henvise til en log frem for til hukommelsen.
Det skal bestyrelsen lade være med
- At lade den mistænkte bestille undersøgelsen. Selv i god tro skader det troværdigheden.
- At undersøge selv. Et bestyrelsesmedlem, der logger ind og kigger i postkasser, ændrer spor og bliver selv vidne.
- At informere hele bestyrelsen i detaljer fra dag ét. Hold kredsen lille, og aftal med advokaten, hvad resten skal vide.
- At skrive konklusioner, før undersøgelsen er færdig. Mails og referater kan blive en del af sagen.
- At glemme medarbejdernes rettigheder. Gennemgang af mails og filer berører persondata. Reglerne, en eventuel overenskomst og virksomhedens egne politikker skal tjekkes, før gennemgangen begynder.
Typiske situationer
Der er nogle mønstre, der går igen, når bestyrelser beder om en uvildig undersøgelse:
- En medarbejder skriver til formanden om forhold i direktionen og vil ikke gå gennem den normale ledelse.
- Revisoren peger på betalinger eller bogføringer, som direktionen ikke kan forklare.
- En ejer eller långiver kræver en uafhængig gennemgang, før samarbejdet fortsætter.
- En tidligere medarbejder fremsætter påstande, som skal afklares, før de bliver til en tvist.
I alle tilfælde er det fristende at starte med en uformel snak med de involverede. Det kan føles hensynsfuldt. Men en uformel snak, før data er bevaret, giver den involverede tid til at rydde op, også uden ond vilje. Mails bliver arkiveret, filer flyttet og chats slettet som en del af almindelig oprydning. Bevar først, og tal bagefter.
Brug også tiden til at finde de dokumenter, der allerede findes: forretningsorden, direktionsinstruks, IT-politik, ansættelseskontrakter og eventuelle aftaler med IT-leverandøren. De fortæller, hvilke rettigheder virksomheden har til data, og hvem der må give adgang.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Har sagen en digital side, skal data som regel sikres, før nogen undersøger dem. Det gælder mails, filer, logs fra Microsoft 365 eller Google, regnskabssystemet og telefoner. Logs har ofte en kort opbevaringstid, så det kan haste.
En IT-sagkyndig kan sikre data forensisk, så det kan dokumenteres, at materialet ikke er ændret, og bagefter hjælpe med at finde de relevante spor. → Hvad er en IT-sagkyndig?
Nielco IT er én uvildig IT-sagkyndig med erfaring fra retssager og opgaver for parter, advokater og domstole. Nielco IT sælger ikke produkter og har ingen leverandørpartnerskaber. Før et overslag laves der et konflikttjek, og der tages ikke opgaver for modparten i samme tvist. Haster sikringen, kan det lade sig gøre, men hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Når undersøgelsen er i gang
Bestyrelsens rolle er nu at styre, ikke at undersøge. Hold faste, korte statusmøder med undersøgerne, og notér beslutninger i en beslutningslog. Tag stilling til nye spørgsmål, efterhånden som de opstår, i stedet for at lade undersøgerne udvide opdraget på egen hånd.
Tænk også på afslutningen fra starten. Hvem skal have rapporten? Skal der laves en kort version til en bredere kreds? Hvordan opbevares materialet bagefter, og hvem har adgang til det? Jo tidligere det er aftalt, jo mindre risiko for, at rapporten bliver brugt på en måde, der svækker den.
→ Rapportering til bestyrelsen om en intern undersøgelse
Læs også: Bestyrelsen modtager en alvorlig henvendelse: de første skridt · Rapportering til bestyrelsen om en intern undersøgelse
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
