For ledere og ejere

Som leder eller ejer er det jer, der beslutter, om og hvordan en sag skal håndteres. Her er de vigtigste artikler til de første valg, til at vælge den rigtige hjælp og til at holde styr på risiko og omkostninger. Har I brug for hjælp nu, så se Akut hjælp eller IT-sagkyndig for virksomheder, eller ring på 70 13 63 23.

Medarbejderen siger op og stopper

• Medarbejderen er stoppet: de første 48 timer og månederne efter Mistanke om, at en fratrådt medarbejder har taget data? Tidslinjen for de første 48 timer og måneden efter, for leder, HR og IT, og de fejl I skal undgå.
• Medarbejderen har sagt op og skal til en konkurrent: hvad gør I i opsigelsesperioden? En medarbejder har sagt op og skal til en konkurrent. Sådan sikrer leder og HR data og adgange i opsigelsesperioden, uden at I går for langt.
• Luk adgangene med det samme, eller vent? Skal I lukke en medarbejders adgang med det samme eller vente? Sådan vejer IT og ledelsen risikoen for tab mod risikoen for at miste spor og advare.

Mistanke mod en medarbejder

• Mistanke om, at en medarbejder sender kunder videre Mistanke om, at en ansat sender kunder eller tilbud til en konkurrent? Sådan handler ledelsen uden at advare medarbejderen og uden at ødelægge beviser.
• Fortrolighedsaftaler og NDA-brud Et brud på en fortrolighedsaftale skal kunne vises: hvad blev delt, med hvem og hvornår. Her er, hvad I skal dokumentere, og hvor sporene typisk ligger.
• Beslutningstræ: mistanke mod en medarbejder, der stadig er ansat Mistanke mod en medarbejder, der stadig er ansat? Beslutningstræet hjælper leder og HR med at vælge mellem at konfrontere, fritstille eller sikre først.

HR-sager: chikane, krænkelser og konflikter

• En medarbejder bliver stalket digitalt: hvad gør arbejdspladsen? Digital stalking kan gå gennem arbejdsmail, firmatelefon og kalender. Her er, hvad leder, HR og IT gør, og i hvilken rækkefølge sporene sikres.
• Hvad siger I til kollegerne, når en medarbejder er fritstillet? Hvad siger I til kollegerne, når en medarbejder er fritstillet? Sådan formulerer leder og HR en kort besked, der hverken skader sagen eller omdømmet.
• Hvad må I sige til kunderne, når medarbejderen er stoppet? Hvad må I sige til kunderne, når en medarbejder er stoppet i en tvist? Guide til ledere om neutral besked, ærekrænkelse og fejl, der skader sagen.

Kontrol med medarbejdere og persondata

• Må vi læse en medarbejders mail? Arbejdsgiveren ejer mailsystemet, men ikke alt må læses. Her er, hvad der afgør det, og hvordan I sikrer mails som bevis uden selv at læse dem.
• Kontrol og overvågning af medarbejdere: hvad må arbejdsgiveren? Hvad må arbejdsgiveren kontrollere? Overblik for ledere og HR over mail, log, telefon, video og GPS: grundprincipper, typiske fejl og hvad I gør i en sag.
• Må vi gennemgå firmatelefonen? Må I gennemgå medarbejderens firmatelefon, når den også bruges privat? Svar til HR og ledere om adgang, privatliv, sikring og fejl, der sletter beviser.

Intern undersøgelse trin for trin

• Intern undersøgelse: hvem skal vide hvad, og hvornår? En intern undersøgelse falder ofte, fordi for mange får besked for tidligt. Sådan holder ledelse og HR kredsen lille, fordeler roller og fører log.
• Intern undersøgelse trin for trin: fra mistanke til rapport Sådan gennemfører virksomheden en intern undersøgelse i faser: fra mistanke og sikring til samtale og rapport. Til ledere og HR med en konkret sag.
• Tjenstlig samtale og interview: hvornår viser I de digitale beviser? Hvornår og hvordan viser I medarbejderen de digitale beviser i en tjenstlig samtale? Sådan forbereder HR og ledelse samtalen uden at afsløre for tidligt.

Første timer og valg af hjælp

• Hvad koster en sag om datatyveri? En sag om en medarbejder, der har taget data, koster til bevissikring, advokat og intern tid. Her er, hvad der driver prisen, og hvordan I holder den nede.
• Rollefordeling: HR, IT, ledelse og advokat i en bevissag Bevissager går ofte galt, fordi ingen ved, hvem der gør hvad. Her er en rollefordeling mellem ledelse, HR, IT, økonomi, advokat og IT-sagkyndig.
• Fejl, ledelsen begår i de første timer Hvad må man ikke gøre ved mistanke mod en medarbejder? De typiske fejl, ledelsen begår i de første timer, og hvad I gør i stedet, så beviserne holder.

Ledelse, bestyrelse og ejere

• Ejertvist og partnerbrud: sikring af fælles systemer Ejertvist eller partnerbrud? Sådan kortlægger I adgange til mail, domæne og data og sikrer historikken, før administratorrettigheder bliver et våben.
• Hvem ejer domænet, kontoen og dataene? Domænet står i en tidligere partners navn, og admin er fratrådt. Sådan dokumenterer ledelse og IT, hvem der ejer virksomhedens digitale aktiver.
• Mistanke mod direktøren: hvem undersøger, og hvordan? Mistanke mod direktøren? Sådan beslutter bestyrelsen, hvem der undersøger, bestiller og modtager rapporten, når toppen er part og har adgang til alt.

Økonomi og uregelmæssigheder

• Mistanke om besvigelser: uregelmæssigheder i bogføringen Mistanke om besvigelser? Fakturaer, der ikke passer, og ændrede posteringer. Sådan sikrer ledelse og økonomi regnskabsdata, før undersøgelsen begynder.
• Erhvervsnetbanken: hvem oprettede og godkendte betalingen? Hvem oprettede og godkendte betalingen i erhvervsnetbanken? Her er det, banken typisk kan udlevere, og sådan sikrer ejer og økonomi sporene i tide.

Kunder, leverandører og konkurrenter

• Leverandøren leverer ikke: dokumentér IT-projektet Er IT-projektet forsinket, eller virker systemet ikke? Sådan dokumenterer I forløb, fejl og kommunikation nu, så I står stærkt, hvis det bliver en tvist.
• Opsigelse af en IT-leverandør: sikr data og logfiler først Opsiger I jeres IT-leverandør, kan adgang til data og logs lukke hurtigt. Her er en exitplan, der bevarer beviserne, hvis samarbejdet ender i en tvist.
• Kopierede produkter og tekster: hvad gør vi? En konkurrent bruger jeres tekster, billeder eller design? Sådan dokumenterer I kopien og jeres original, før I reagerer. Praktisk guide til ledelse.

Når modparten banker på

• I har fået et brev fra modpartens advokat Har virksomheden fået et brev fra en advokat, eller truer en kunde med sagsanlæg? Sådan bevarer og samler ledelsen materialet uden at svare forhastet.
• I har modtaget et krav om at bevare data Har virksomheden fået et krav om at bevare data? Handleplan for IT og ledelse: hvad skal bevares, hvordan sletning stoppes, og hvad der skal dokumenteres.
• Fogeden står i døren: bevissikring hos virksomheden Kommer fogedretten uanmeldt for at sikre beviser hos virksomheden? Instruks til reception, IT og ledelse på dagen: ring til advokaten og samarbejd.

Svindel, hacking og forsikring

• Vi er blevet hacket: bevissikring efter et cyberangreb eller ransomware Er I blevet hacket eller ramt af ransomware? Her er, hvad ledelse og IT selv skal sikre til forsikring, kunder og Datatilsynet under genopretningen.
• Leverandøren blev hacket: hvad skal I dokumentere? Er jeres leverandør ramt af et angreb, kan jeres data og drift være ramt med. Her er, hvad I dokumenterer over for leverandør, forsikring og Datatilsynet.
• Vi har betalt en falsk faktura: de første timer Har virksomheden betalt en falsk faktura? De første timer for økonomi og ledelse: ring til banken, sikr mailsporene, underret forsikringen og bevar alt.

Microsoft 365, Google og samarbejdsværktøjer

• OneDrive hos en fratrådt medarbejder: fristen før filerne slettes Hvor længe ligger OneDrive, når en fratrådt medarbejders konto slettes? Se fristen, hvem der har ansvaret, og hvad IT og leder gør, før filerne er væk.
• Litigation hold i Microsoft 365: hvornår skal ledelsen bede IT slå det til? Hvornår skal ledelsen bede IT slå litigation hold til i Microsoft 365? Se, hvem der beslutter, hvad der bestilles, og hvordan det dokumenteres internt.
• Eksterne delinger i SharePoint og Teams: hvem har adgang udefra? Delingslinks i SharePoint, OneDrive og Teams virker ofte videre, når medarbejderen er stoppet. Til IT og ledere: find dem, bevar sporene, luk dem.

Telefoner, udstyr og andre systemer

• CRM: medarbejderen har eksporteret kundelisten Kan man se, om en medarbejder har eksporteret kundelisten fra CRM? Sådan sikrer ledere og IT eksport- og rapportloggen, før adgangen lukkes.

AI-værktøjer

• Fortrolige data i ChatGPT eller en anden AI-tjeneste: de første skridt Har en medarbejder lagt kundedata eller fortrolige filer i ChatGPT eller en anden AI-tjeneste? Sådan dokumenterer leder, IT og HR sagen, før I handler.
• AI-politik: skriv den, så den kan bruges, hvis der opstår en sag Skal I have en AI-politik for ChatGPT og andre værktøjer? Her er punkterne, leder, HR og IT skal have med, så politikken også holder i en sag.

Bevisberedskab, politikker og kontrakter

• Bevisberedskab: vær klar, før sagen opstår Hvad er bevisberedskab, og hvad skal virksomheden have på plads, før en sag opstår? En praktisk gennemgang for ledelse, IT og bestyrelse i små firmaer.
• Tjekliste: er virksomheden klar til en bevissag? Er jeres virksomhed klar, hvis der opstår en sag med digitale beviser? Tjeklisten med ja/nej-spørgsmål til ledelse og IT viser, hvor hullerne er i dag.
• Datakort: hvor ligger vores data? Hvor ligger jeres data, hvem er leverandør, og hvem kan stoppe sletning? Skabelon til et datakort, som IT og ejer kan udfylde, før sagen opstår.

Brancher og virksomhedstyper

• Små virksomheder uden IT-afdeling Små virksomheder uden IT-afdeling har de samme risici som store. Her er en enkel guide til at forberede jer og handle rigtigt, når beviser skal sikres.
• Revision og rådgivning: når en partner eller rådgiver tager klienter med Har en revisor, partner eller rådgiver taget klienter med? Sådan sikrer ejere og ledelse spor i CRM, klientportal og arbejdspapirer, før de forsvinder.
• Klinik, frisør og behandler: kundekartoteket er fulgt med Er en frisør eller behandler stoppet, og får kunderne tilbud fra en ny salon? Ejerens handleplan: sikr bookingsystem, telefon og sociale medier først.

Tjeklister og skabeloner

• Tjekliste: den første time ved mistanke Mistanke mod en medarbejder? Tjeklisten til den første time: hvad lederen gør, hvad der skal vente, og hvem der skal ringes til. Kort og til print.
• Skabelon: kommissorium for en intern undersøgelse Skabelon til et kommissorium for en intern undersøgelse: formål, afgrænsning, mandat, data, frister og modtager af rapporten. Til ledelse og bestyrelse.
• Skabelon: brief til den IT-sagkyndige Hvad skal en IT-sagkyndig vide fra jer? Skabelon til en kort brief med systemer, personer, tidspunkter og spørgsmål. Til leder og HR før sikringen.

Efter sagen

• Gør det sværere næste gang: forebyggelse efter en datasag Hvordan forhindrer I, at en medarbejder tager data med næste gang? Adgangsstyring, alarmer, DLP og klare regler set fra ledelsen, efter en datasag.
• Mistanken holdt ikke: sådan lukker I sagen ordentligt Undersøgelsen viste ikke det, I troede? Sådan lukker HR og ledelsen sagen: besked til medarbejderen, adgange, materialet, og hvad I ikke må gøre.

Brug for hjælp udefra?

• Det haster Data kan forsvinde i dag. Ring 70 13 63 23. Hastesager koster ekstra.
• IT-sagkyndig for virksomheder Uvildig sikring og undersøgelse af digitale beviser i hele landet.
• Intern IT-undersøgelse Når mistanken skal afklares, før I beslutter noget.
• Beskriv jeres sag Hvad I skal skrive, og hvad der sker bagefter. Fortrolighedsaftale på forespørgsel.

Afgrænsning

Siden handler om civile sager, interne undersøgelser og udenretlige tvister. Læs mere om, hvad der ligger uden for: Afgrænsning.