Når virksomheden får et brev fra en advokat, eller en kunde truer med at gå rettens vej, er de vigtigste skridt de første 24 timer: læs brevet roligt, notér fristerne, stop sletning af alt, der kan have betydning, og kontakt jeres egen advokat. Svar ikke selv, før I har overblik. Et forhastet svar eller en oprydning i mails kan skade jer mere end selve kravet.
Det gælder også, når truslen kommer på en mindre formel måde, fx en mail fra en kunde, der skriver, at de “går videre med sagen”, eller et opkald fra en tidligere medarbejders rådgiver.
Typiske breve
- Et krav om betaling eller erstatning.
- En påstand om, at I har brudt en aftale, en klausul eller en fortrolighedsaftale.
- En påstand om, at I har brugt andres data, design eller varemærke.
- Et påkrav om at stoppe en bestemt adfærd.
- En anmodning om at bevare data eller udlevere materiale.
- Et varsel om, at der vil blive anlagt sag.
De første 24 timer
1. Læs brevet og notér fristerne
Skriv ned, hvornår brevet blev modtaget, hvordan, og af hvem. Gem den originale mail eller brevet, og scan et fysisk brev med kuvert. Notér alle frister, der nævnes. Er fristen kort, så sig det med det samme til jeres advokat.
2. Stop sletning
Når I kan forvente en tvist, kan I have pligt til at bevare relevant materiale. Bed IT stoppe automatisk sletning af de postkasser, drev og systemer, der kan have betydning, og bed de relevante medarbejdere om ikke at slette noget. Gør det skriftligt, og gem beskeden. → Slettepolitik og bevarelse: sådan spiller de to sammen
Indeholder brevet en udtrykkelig anmodning om at bevare data, er der flere ting at gøre. → I har modtaget et krav om at bevare data
3. Find ud af, hvem der ved noget
Lav en kort liste over de medarbejdere, der har haft med sagen at gøre, og hvilke systemer der kan rumme materiale: mail, Teams, telefoner, CRM, regnskab og fællesdrev. Listen er grundlaget for bevarelsen og for advokatens vurdering. Tænk også på medarbejdere, der er stoppet, på eksterne konsulenter og på data, der ligger hos jeres leverandører. Det er ofte her, materialet forsvinder, fordi ingen har tænkt på det i tide.
4. Kontakt jeres advokat
Send brevet og listen til jeres advokat. Beskriv kort, hvad sagen handler om, og hvad I selv mener er sket. Spørg, hvem der svarer, og hvornår. → Hvornår skal advokaten ind i sagen?
5. Hold kredsen lille
Fortæl kun dem, der skal handle, om brevet. Diskutér ikke sagen på Teams, i mails eller i fælleschats. → Alt, I skriver om sagen, kan blive bevis
6. Saml det vigtigste materiale
Begynd at samle de centrale dokumenter: aftaler, ordrebekræftelser, mails, fakturaer og referater. Saml dem i en mappe med begrænset adgang, og ret ikke i dem. Lav en kort liste over, hvad der er samlet.
Hvem gør hvad?
- Direktør eller ejer · Ejer sagen og kontakter advokaten
- IT · Stopper sletning og bevarer postkasser og drev
- Medarbejdere med kendskab · Bevarer mails og beskeder, skriver ikke om sagen
- Økonomi · Fremfinder aftaler, fakturaer og betalinger
- Advokat · Vurderer kravet og svarer modparten
Det må I ikke gøre
- Svare selv i vrede eller panik. Et svar kan opfattes som en indrømmelse eller låse jer fast.
- Rydde op i mails og filer. Selv rutinemæssig sletning kan blive set som bevisforspildelse, når en tvist er varslet.
- Kontakte modparten direkte for at “snakke det på plads”, uden at det er aftalt med jeres advokat.
- Ignorere brevet. Fristerne løber, også hvis I ikke svarer.
- Ændre i dokumenter. Heller ikke for at rette stavefejl eller tilføje forklaringer.
- Lade en medarbejder, der er part i sagen, stå for indsamlingen.
Når det er en tidligere medarbejder
Kommer brevet fra en tidligere medarbejders advokat eller fagforening, handler det ofte om opsigelse, løn eller krænkelser. Så er det især personalesagen, mails mellem ledere og HR, og systemdata som arbejdstid og adgangslogs, der skal bevares. Tjek, om den tidligere medarbejders postkasse og filer stadig findes, og stop sletning, hvis de er planlagt slettet.
Når det er en kunde eller leverandør
Er det en kunde eller leverandør, handler det typisk om leverancer, betalinger eller fejl. Så er det aftalegrundlaget, korrespondancen, leveringsdokumentation, supportsager og systemlogs, der skal bevares. Tænk også på data hos jeres egne leverandører, fx en hostingudbyder eller et kundeservicesystem med kort opbevaringstid.
Når det er en konkurrent
Kommer brevet fra en konkurrents advokat, handler det ofte om påstået brug af data, kunder eller design, fx fordi I har ansat en medarbejder fra konkurrenten. Så skal I være særligt varsomme. Bevar materialet hos de medarbejdere, sagen handler om, og lad være med selv at gå på jagt i deres computere og postkasser. Er der tale om en beskyldning om, at virksomheden har taget data fra en anden, er der flere ting at overveje. → Virksomheden beskyldes for at have taget data fra en anden
Skal I sikre data forensisk?
I mange sager er det nok, at IT stopper sletning og bevarer postkasser og drev. Men i nogle sager er det nødvendigt at sikre data på en måde, der kan efterprøves. Det gælder især, hvis ægtheden af mails eller dokumenter kan blive bestridt, hvis der er data på telefoner eller computere, der skal bruges, eller hvis sagen handler om, hvad der skete i jeres systemer. Hubben har en kort test, der kan hjælpe jer med at vurdere det. → Har jeg brug for bevissikring? 10 spørgsmål
Skriv en kort tidslinje
Bed den, der kender sagen bedst, om at skrive en kort tidslinje over forløbet: hvornår aftalen blev indgået, hvad der skete undervejs, og hvornår uenigheden opstod. Henvis til de dokumenter, der viser hver hændelse. Tidslinjen gør det lettere for advokaten at give et hurtigt overblik og et realistisk bud på jeres situation. Skriv sagligt, og hold vurderinger ude.
Gem jeres egen korrespondance om sagen
Gem al korrespondance med modparten og jeres advokat i sagsmappen. Notér telefonsamtaler med dato, hvem der talte, og hvad der blev sagt. Det gør det let at følge op, og det kan blive vigtigt, hvis der senere er uenighed om, hvad der blev aftalt eller sagt undervejs.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Kontakt jeres advokat med det samme. En IT-sagkyndig er relevant, hvis data skal sikres forensisk, hvis sagen handler om, hvad der er sket i jeres systemer, eller hvis modpartens påstande bygger på digitale beviser, I vil have vurderet.
Denne artikel handler om civile tvister.
Læs også: Medarbejdere skal afgive forklaring: praktisk forberedelse for virksomheden · I har modtaget et krav om at bevare data
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
