Bliver jeres virksomhed beskyldt for at bruge data, kundelister, tegninger eller kode fra en anden virksomhed, er de tre vigtigste ting: bevar alt, find selv ud af, hvad der er sket, og undgå enhver form for oprydning. Den naturlige reaktion er at slette det, der kan se forkert ud. Det er den største fejl, I kan begå. Sletning efter en beskyldning kan blive set som et forsøg på at skjule noget og kan svække jeres sag langt mere end selve fundet.
Situationen opstår typisk, når I har ansat en medarbejder fra en konkurrent, når en samarbejdspartner er blevet konkurrent, eller når I har købt en virksomhed eller en produktlinje. Ofte er I selv uvidende om, hvad den nye medarbejder har haft med.
Typiske situationer
- Et brev fra konkurrentens advokat om, at en ny medarbejder har taget kundedata med.
- En påstand om, at jeres produkt bygger på en andens tegninger eller kode.
- En tidligere samarbejdspartner mener, at I bruger deres prislister eller metoder.
- Et fogedbesøg eller et varsel om bevissikring.
- Rygter i branchen eller en henvendelse fra en kunde.
Hvad gør I nu?
1. Kontakt jeres advokat
Send beskyldningen til jeres advokat med det samme. Svar ikke selv, og kontakt ikke modparten. → I har fået et brev fra modpartens advokat
2. Stop al sletning
Bed IT stoppe automatisk sletning for de medarbejdere og systemer, sagen kan handle om. Send en kort, skriftlig besked til de relevante medarbejdere om, at intet må slettes. Gem beskeden. Det gælder også det, der ser belastende ud. → I har modtaget et krav om at bevare data
3. Find ud af, hvem og hvad sagen handler om
Lav en liste over de medarbejdere, der kan have haft adgang til den anden virksomheds data, og hvilke systemer og enheder de har brugt: computere, telefoner, USB-nøgler, mail, cloudlagre og jeres egne systemer.
4. Sikr, før I undersøger
Lad en uvildig IT-sagkyndig sikre de relevante computere, konti og systemer, før I begynder at lede. Så er der dokumentation for, hvordan data så ud, da beskyldningen kom, og I kan undersøge uden at ændre sporene.
5. Undersøg selv, kontrolleret
Det er i jeres interesse at vide, hvad der er sket, før modparten fortæller jer det. En intern undersøgelse kan vise, om der er data fra den anden virksomhed i jeres systemer, hvor de ligger, hvem der har brugt dem, og hvornår. Undersøgelsen bør ske i samråd med advokaten og respektere medarbejdernes rettigheder.
6. Isolér, men slet ikke
Finder I data, der kan stamme fra den anden virksomhed, så isolér dem, så de ikke bruges videre. Flyt dem fx til en lukket mappe, eller begræns adgangen. Slet dem ikke. Notér, hvad I har fundet, hvor, og hvad I har gjort. Hvordan data senere slettes eller tilbageleveres, aftales gennem advokaterne.
Når I har købt virksomheden eller produktet
Har I købt en virksomhed, en produktlinje eller et kundekartotek, kan beskyldningen handle om noget, der skete, før I overtog det. Så er købsaftalen, datarummet og sælgers garantier vigtige. Find dem frem, og giv dem til advokaten. Bevar de systemer og data, I overtog, som de er, og notér, hvad der er ændret siden overtagelsen. Stop eventuelle planer om at flytte, migrere eller rydde op i de overtagne systemer, til sagen er afklaret. Data, der er flyttet til et nyt system, kan have mistet de metadata, der viser, hvor de kom fra, og hvornår de blev oprettet.
Når en samarbejdspartner er blevet konkurrent
Har I samarbejdet med den virksomhed, der nu beskylder jer, har I sandsynligvis lovligt fået materiale fra dem undervejs. Find aftalerne frem, og saml dokumentation for, hvad I modtog, hvornår, og på hvilket grundlag. Det kan være afgørende for at skelne mellem det, I måtte bruge, og det, I ikke måtte.
Hvem gør hvad?
- Ledelse · Ejer sagen og beslutter undersøgelsen
- Advokat · Rådgiver, svarer modparten, styrer undersøgelsen
- IT · Stopper sletning og begrænser adgang
- HR · Håndterer samtaler med medarbejdere
- IT-sagkyndig · Sikrer og undersøger uvildigt
Det må I ikke gøre
- Slette eller “rydde op”. Bevisforspildelse kan få alvorlige følger i en tvist. → Når data er slettet: bevisforspildelse i civile sager
- Lade medarbejderen selv slette det, vedkommende har med. Heller ikke i god tro.
- Lade jeres egen IT-medarbejder undersøge computeren. Spor ændres, og kollegaen bliver vidne.
- Konfrontere medarbejderen, før data er sikret.
- Fortsætte med at bruge data, der kan stamme fra den anden virksomhed.
- Skrive internt om sagen i vurderende vendinger. Hold jer til fakta.
Den nye medarbejder
Er det en ny medarbejder, sagen handler om, er situationen svær for begge parter. Medarbejderen kan have taget data med uden jeres viden, eller beskyldningen kan være forkert. Gennemfør samtalen sammen med HR og efter aftale med advokaten. Bed medarbejderen om ikke at slette noget, heller ikke på private enheder og konti, og spørg åbent, hvad vedkommende har med fra den tidligere arbejdsgiver. Skriv referat. Hvordan I håndterer data fra en tidligere arbejdsgiver fra starten, er beskrevet her. → Ny medarbejder har data med fra sin tidligere arbejdsgiver
Når beskyldningen er forkert
Er beskyldningen forkert, er jeres bedste forsvar dokumentation for, at I selv har udviklet produktet, opbygget kundelisten eller lavet tegningerne. Find den frem: versionshistorik, projektdokumentation, mails og tidsstempler. Jo mere af jeres egen udvikling, der kan dokumenteres med datoer, jo stærkere står I.
Kommunikationen
En beskyldning kan sprede sig i branchen og blandt kunder. Aftal med advokaten, hvem der må udtale sig, og hvad der kan siges. Bed medarbejderne henvise alle spørgsmål til én person. Skriv ikke om sagen på sociale medier, og kommentér ikke rygter. Gem henvendelser fra kunder og andre, så I kan se, hvordan sagen har spredt sig, hvis det senere bliver relevant.
Tidslinjen
Lav en enkel tidslinje over forløbet med henvisning til dokumenter: hvornår medarbejderen blev ansat, hvornår adgange blev oprettet, hvornår relevant materiale blev lavet eller brugt, hvornår beskyldningen kom, og hvad I har gjort siden. Tidslinjen gør det let for advokaten at vurdere sagen og for en IT-sagkyndig at vide, hvor der skal ledes.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp med det samme. En uvildig IT-sagkyndig kan sikre data, før der undersøges, og lave en undersøgelse, der kan efterprøves. Det er afgørende, hvis sagen ender i retten, fordi I skal kunne vise, hvad I fandt, og hvad I gjorde. Er der varslet fogedbesøg, eller frygter I det, så forbered jer. → Fogeden står i døren: bevissikring hos virksomheden
Denne artikel handler om civile tvister, fx om forretningshemmeligheder og ophavsret.
Læs også: I bliver bedt om data i en sag, I ikke er part i · Retssagen er anlagt: det skal virksomheden selv bidrage med
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
