Kommer fogedretten uanmeldt for at sikre beviser hos jer, er det vigtigste på dagen: bevar roen, ring til jeres advokat med det samme, samarbejd med fogeden, og notér alt, hvad der sker. Lad være med at slette, skjule eller ændre noget. Det kan få alvorlige følger og svække jeres sag, uanset hvad den handler om.
En fogedretlig bevissikring bruges typisk i sager om forretningshemmeligheder, ophavsret, varemærker og design. Den foregår normalt uden varsel, netop for at undgå, at beviser forsvinder. Hvordan forløbet ser ud fra advokatens side, er beskrevet på advokatsitet. → Uanmeldt fogedbesøg hos din klient
Hvem kommer?
Typisk kommer der:
- en repræsentant for fogedretten,
- modpartens advokat,
- en eller flere IT-sagkyndige, som fogeden har udpeget eller godkendt,
- nogle gange en låsesmed, hvis fogeden har bedt om det.
Fogeden har en kendelse eller en begæring, der beskriver, hvad der må søges efter, og hvor. Bed om at se den, og bed om en kopi.
Instruks til receptionen
Det er ofte receptionen eller den første medarbejder ved døren, der møder fogeden. Giv dem en kort instruks på forhånd:
- Vær høflig, og bed gæsterne vente i et mødelokale.
- Ring straks til den ansvarlige leder efter en fast liste.
- Notér navne, hvem de repræsenterer, og klokkeslæt for ankomst.
- Giv ingen adgang til kontorer eller systemer, før lederen er der, medmindre fogeden kræver det.
- Sig intet om sagen, og diskutér den ikke med kolleger.
Instruksen skal ligge klar, før det sker. → Skabelon: kontaktliste til systemejere og leverandører
Instruks til ledelsen
1. Ring til jeres advokat
Ring med det samme. Bed fogeden om at vente, til advokaten er der eller deltager over telefon. Om forretningen venter, er fogedens afgørelse, og I kan ikke regne med, at den gør det. → Hvornår skal advokaten ind i sagen?
2. Læs kendelsen
Se efter, hvad der må søges efter, hvilke lokaler og systemer der er omfattet, og hvilke søgeord eller perioder der eventuelt er nævnt. Det afgrænser forretningen.
3. Udpeg én kontaktperson
Én person fra ledelsen er kontaktperson for fogeden under hele forretningen. En anden person følger de IT-sagkyndige og noterer, hvad de gør.
4. Gør indsigelser til fogeden, ikke til de sagkyndige
Mener I, at der søges uden for kendelsen, eller at der er fortrolige oplysninger, fx korrespondance med jeres advokat eller kunders data, så sig det til fogeden og bed om, at det noteres. Diskutér det ikke med modpartens advokat eller de sagkyndige.
Instruks til IT
- Rør ikke ved noget, der kan ændre data. Ingen sletning, ingen oprydning, ingen ændring af indstillinger.
- Giv den adgang, fogeden beslutter. Det kan være adgangskoder, administratorkonti og fysisk adgang til servere.
- Notér, hvad der sikres. Hvilke computere, telefoner, konti og mapper, og hvornår.
- Bed om en liste. Bed om en oversigt over det sikrede, gerne med kontrolværdier.
- Stop automatisk sletning. Fra nu af skal I regne med, at der kommer en sag. → I har modtaget et krav om at bevare data
Fortrolige oplysninger og andres data
Jeres systemer rummer meget, der ikke har med sagen at gøre: kunders data, medarbejderes personlige oplysninger, korrespondance med jeres advokat og andre forretningshemmeligheder. Peg det ud for fogeden, og bed om, at det noteres, hvis I mener, at det bliver omfattet. Ofte bliver det sikrede materiale ikke udleveret til modparten med det samme, men gennemgået først, så det, der falder uden for sagen, kan holdes ude. Spørg jeres advokat, hvordan det foregår i jeres sag.
Hvis I mener, beskyldningen er forkert
Mange virksomheder, der får fogedbesøg, mener, at beskyldningen er forkert. Det er forståeligt, men dagen er ikke tidspunktet for at bevise det. Samarbejd, notér, og lad jeres advokat tage diskussionen bagefter. Jeres bedste forsvar er, at I har opført jer korrekt under forretningen, og at intet er forsvundet.
Hvem gør hvad?
- Reception · Modtager, noterer og ringer til ledelsen
- Ledelse · Kontaktperson for fogeden, ringer til advokaten
- IT · Giver adgang efter fogedens beslutning og noterer
- Notatfører · Følger de sagkyndige og skriver ned
- Advokat · Varetager jeres interesser under forretningen
Det må I ikke gøre
- Slette, skjule eller flytte data eller udstyr. Det kan få alvorlige følger og blive brugt imod jer.
- Nægte adgang eller forsinke forretningen bevidst.
- Advare de medarbejdere, sagen handler om, før fogeden har talt med dem.
- Diskutere sagen med modpartens advokat eller de sagkyndige.
- Skrive om besøget i mails, chats eller på sociale medier.
- Tage telefoner eller computere med hjem den dag.
Notatet
Skriv et notat under og lige efter forretningen:
- hvem der kom, og hvornår,
- hvilke lokaler, computere, telefoner og konti der blev undersøgt,
- hvilke søgeord og perioder der blev brugt, hvis det fremgik,
- hvilke indsigelser I gjorde, og hvad fogeden besluttede,
- hvornår forretningen sluttede.
Notatet er vigtigt for jeres advokat og for den videre sag. Skriv det sagligt og uden vurderinger, og lad det være jeres egen notatfører, der skriver det, ikke en af de medarbejdere, sagen handler om. Gem det sammen med kopien af kendelsen og oversigten over det sikrede.
Medarbejderne på dagen
Et fogedbesøg skaber uro. Fortæl kun de nærmeste medarbejdere det, der er nødvendigt: at der er et besøg, at de skal samarbejde, og at de ikke må tale om det udadtil. Medarbejdere, der bliver spurgt af fogeden, skal svare sandfærdigt. Bed dem ikke om at tilbageholde noget. Er det en bestemt medarbejder, sagen handler om, så lad advokaten vurdere, hvordan det håndteres.
Efter besøget
Når forretningen er slut, så gennemgå notatet med jeres advokat. Sørg for, at jeres egne systemer fungerer, og at intet er ændret ved en fejl. Overvej, om I selv skal have en uvildig IT-sagkyndig til at sikre det, der blev undersøgt, så I har jeres egen dokumentation. Den IT-sagkyndiges rolle ved fogedretlig bevissikring er beskrevet på advokatsitet. → Fogedretlig bevissikring: IT-sagkyndiges rolle
Forbered jer, før det sker
Instruksen til reception, ledelse og IT tager kort tid at skrive, og den gør en stor forskel på dagen. Læg den i lederhåndbogen sammen med en kontaktliste over advokat, IT-ansvarlig og ledelse. Gennemgå den en gang om året, så nye medarbejdere i receptionen også kender den.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Jeres advokat skal kontaktes med det samme. En uvildig IT-sagkyndig kan være relevant under eller efter forretningen, fx til at følge med i det tekniske, vurdere om søgningen holder sig inden for kendelsen, eller sikre jeres egen kopi. Det haster typisk, og hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Denne artikel handler om civile sager.
Læs også: I har modtaget et krav om at bevare data · Editionsbegæring mod virksomheden: hvad skal IT finde frem?
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
