Hvornår skal advokaten ind i sagen?

Advokaten skal ind, før I træffer en beslutning, der er svær at gøre om: en afskedigelse, en bortvisning, et brev til modparten, en undersøgelse af en medarbejders data eller et svar til en myndighed. Det er også tid til advokaten, når I modtager noget juridisk, eller når sagen kan ende med krav om penge. Bevaring af data kan og bør I derimod sætte i gang selv med det samme, uden at vente på advokaten.

Mange virksomheder venter for længe, fordi de ikke vil “gøre det større, end det er”, eller fordi de frygter regningen. Andre ringer til advokaten, men glemmer at bevare data imens. Artiklen hjælper jer med at se, hvornår sagen har brug for juridisk hjælp, og hvad I kan nå selv i mellemtiden.

Signaler på, at I skal ringe til advokaten nu

Hvis bare ét af punkterne passer, bør I tale med en advokat i dag eller i morgen.

• I overvejer at afskedige, fritstille eller bortvise en medarbejder på grund af det, I har set. Ansættelsesretten har krav til begrundelse, varsler og proces, og en forkert rækkefølge kan koste dyrt.
• I har modtaget et brev fra en advokat, en fagforening, en myndighed eller fogedretten. Der kan være frister, og der kan være pligt til at bevare data.
• I vil undersøge en medarbejders mails, chats, telefon eller computer. Reglerne om kontrol med medarbejdere, persondata og eventuel kontrolaftale eller overenskomst skal tjekkes først.
• Sagen handler om forretningshemmeligheder, kunder eller en konkurrent. Der kan være mulighed for juridiske skridt, som kræver hurtig handling, og som skal forberedes rigtigt.
• Der er tale om et større økonomisk tab, eller I overvejer at kræve erstatning.
• Ledelsen, en ejer eller et bestyrelsesmedlem er selv en del af sagen. Så skal nogen uden for den daglige ledelse styre forløbet.
• Medarbejderen er sygemeldt, har klaget eller har bedt om indsigt i sine data midt i sagen. Det ændrer, hvad I kan og skal gøre.
• Pressen, kunder eller samarbejdspartnere spørger. Hvad I siger, kan få betydning for sagen.

Det kan I gøre, før advokaten er inde

Bevaring er ikke en juridisk beslutning, det er god orden. I kan uden advokat:

1. Bede IT om at stoppe al sletning, nulstilling og geninstallation for de relevante konti og enheder.
2. Lægge udstyr til side og notere, hvem der har haft det.
3. Skrive et sagligt notat om, hvad I har set, og hvornår.
4. Udpege én person, der ejer sagen, og holde kredsen lille.
5. Samle kontrakt, klausuler, IT-politik og eventuelle aftaler om udstyr.

Lad være med selv at undersøge indholdet, konfrontere medarbejderen eller skrive til modparten, før advokaten har vurderet sagen.

→ Hvem ringer vi til først?

Signaler på, at det kan vente lidt

Ikke alle sager kræver en advokat i første time. Det kan ofte vente nogle dage, hvis:

• der ikke skal træffes beslutninger om en medarbejder lige nu,
• data er bevaret og ikke kan forsvinde,
• der ikke er modtaget noget fra en modpart eller myndighed,
• der ikke er et igangværende tab.

Selv i de situationer er det en god idé at få en kort vurdering, før I går videre. Det er lettere at lægge en plan fra start end at rette op på en proces, der er kørt skævt.

Hvad advokaten skal have fra jer

Advokaten kan hjælpe hurtigere, hvis I sender et samlet overblik i stedet for en stribe mails. Saml det i én mappe, og send det på en sikker måde.

• Et notat med tidslinje: hvad er sket, hvornår, og hvem har set hvad.
• Hvad I allerede har gjort med udstyr, konti og data.
• Ansættelseskontrakt, klausuler, fratrædelsesaftale og relevante politikker.
• En liste over systemer og konti, sagen kan berøre.
• Navne på dem, der kender til sagen.

→ Tjekliste: Hvad skal advokaten have fra IT?

Advokat og IT-sagkyndig: hvem gør hvad?

Advokaten vurderer jeres rettigheder og pligter og beslutter de juridiske skridt. Den IT-sagkyndige sikrer og undersøger data og dokumenterer metoden, så resultatet kan efterprøves. De to supplerer hinanden, og det er en fordel, at de taler sammen tidligt, så sikringen passer til det, advokaten har brug for at kunne dokumentere.

Det er en vurdering i den enkelte sag, om advokaten eller virksomheden selv skal bestille den IT-sagkyndige. Det har betydning for fortrolighed og for, hvem rapporten sendes til.

→ Skal advokaten eller virksomheden bestille den IT-sagkyndige?

Hvis I allerede har modtaget et krav

Har I fået et brev, hvor modparten kræver, at I bevarer data, eller hvor I beskyldes for noget, skal advokaten ind med det samme. Svar ikke selv, og slet intet. Bed IT om at stoppe al rutinemæssig sletning for de konti og systemer, brevet nævner, og notér, hvornår I gjorde det.

→ I har modtaget et krav om at bevare data

Er henvendelsen et brev fra modpartens advokat, er der typisk en svarfrist. Overhold den, men lad jeres egen advokat formulere svaret.

→ I har fået et brev fra modpartens advokat

Hvad advokaten typisk spørger om

Den første samtale er ofte kort. Advokaten vil gerne forstå, hvad I vil opnå: Vil I stoppe et tab, have data tilbage, afslutte et ansættelsesforhold, kræve erstatning eller bare have klarhed? Svaret afgør, hvilke skridt der giver mening, og hvilke beviser der er brug for. Advokaten vil også spørge, hvem der ved hvad, hvilke aftaler der gælder, og om der er frister, I skal kende. Har I ikke svar på det hele, så sig det. Det er bedre end at gætte.

Tænk også over, hvad I ikke vil. Nogle virksomheder vil helst undgå en retssag og ønsker en stille løsning med en aftale. Det er en legitim prioritering, og den påvirker, hvordan beviserne skal sikres og bruges. Sig det til advokaten fra start, så planen passer til jeres mål.

Hvilken advokat?

Vælg en advokat, der arbejder med den type sag, I står i: ansættelsesret, forretningshemmeligheder, selskabsret eller kontrakter. Spørg, om advokaten har erfaring med sager, hvor digitale beviser spiller en rolle, og hvordan advokaten plejer at samarbejde med IT-sagkyndige. Har I en fast advokat, der ikke arbejder med området, kan vedkommende ofte henvise videre.

Den lille virksomhed uden juridisk funktion

I en lille virksomhed er der sjældent en jurist i huset. Det betyder ikke, at sagen kræver mindre. Det betyder, at ejeren selv skal huske at ringe, og at det ofte sker for sent. Skriv navnet på en advokat ind i jeres beredskab nu, så I ikke skal lede efter en, mens data forsvinder.

Typiske fejl

• At vente med advokaten, til medarbejderen allerede er afskediget.
• At lade advokaten vente på, at IT “lige har kigget”.
• At sende advokaten videresendte mails i stedet for at få dem bevaret korrekt.
• At give advokaten en vurdering i stedet for de faktiske observationer.
• At glemme at fortælle, hvad I selv allerede har gjort.

Jo tidligere advokaten kender det fulde billede, også de dele, I helst ville undgå, jo bedre kan sagen tilrettelægges.

Læs også: Hvem ringer vi til først: advokat, IT-sagkyndig eller IT-leverandør? · Egen IT, IT-leverandør eller uvildig IT-sagkyndig?

→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT