Jeres egen IT eller IT-leverandør kan og skal bevare data: stoppe sletning, spærre konti og sætte bevarelse på postkasser. Selve sikringen og undersøgelsen bør laves af en uvildig IT-sagkyndig, når sagen kan ende i en tvist, når en kollega er under mistanke, eller når jeres egen IT kan blive vidne. Valget handler om risiko og habilitet, ikke om, hvem der er dygtigst til IT.
Mange virksomheder har en dygtig IT-medarbejder eller en leverandør, de stoler på. Det er en styrke i den daglige drift. I en sag, hvor beviser kan blive prøvet af en modpart, er det en anden opgave. Her handler det om, hvem der kan forklare metoden uden at være part i sagen, og om, hvordan sikringen kan efterprøves bagefter.
Hvad egen IT kan og bør gøre
Jeres IT er de første, der kan stoppe tabet af data. Det er en vigtig opgave, og den skal løses hurtigt:
- stoppe automatisk sletning, geninstallation og nulstilling,
- spærre konti uden at slette dem,
- sætte bevarelse på postkasser og filer, hvis jeres licens tillader det,
- tage relevante backupkopier ud af rotation,
- lægge udstyr til side og notere, hvem der har haft det,
- lave en liste over systemer, konti og logs, sagen kan berøre.
Det er bevaring. Det ændrer ikke ved data, og det kræver ikke, at IT kigger i indholdet.
→ Det må IT ikke gøre, før beviserne er sikret
Hvornår egen IT ikke bør stå for sikringen
Overvej en uvildig sikring, hvis ét eller flere af punkterne passer:
- Sagen kan ende i en tvist med en tidligere medarbejder, en konkurrent, en kunde eller en leverandør.
- IT-medarbejderen er kollega med den, sagen handler om, eller har et nært forhold til vedkommende.
- IT-medarbejderen eller leverandøren kan selv være en del af sagen, for eksempel fordi de har haft adgang til de samme data.
- IT kan blive vidne, fordi de har set eller gjort noget i forløbet.
- Modparten vil sandsynligvis stille spørgsmål ved metoden.
- Der skal sikres telefoner, computere eller cloudkonti på en måde, der kan efterprøves, og IT har ikke værktøjer og erfaring til det.
En IT-medarbejder, der har sikret og gennemgået en kollegas data, kan blive spurgt om metode, motiver og forhold til kollegaen. Det er en belastning for medarbejderen, og det kan svække sagen.
Når mistanken er rettet mod IT selv
Er det IT-administratoren eller IT-leverandøren, der er under mistanke, kan I ikke bruge dem til at sikre. Den, der har nøglerne, kan også ændre logs og adgange. Her skal adgangene kortlægges, og sikringen laves af en, der er helt uden for organisationen, ofte i samarbejde med en advokat.
→ Mistanke mod IT-administratoren
IT-leverandøren: hvad kan I kræve?
En ekstern driftsleverandør kan levere meget: logs, eksport af postkasser, oversigter over adgange og hjælp til at stoppe sletning. Bestil det skriftligt, og bed om en beskrivelse af, hvordan det er gjort. Leverandøren er stadig ikke uvildig, men kan være en god hjælp til den IT-sagkyndige.
→ Når IT-driften ligger hos en ekstern leverandør
Hvad en uvildig IT-sagkyndig tilfører
En IT-sagkyndig er ikke en del af jeres organisation og har ikke en interesse i sagens udfald. Den IT-sagkyndige:
- sikrer data med metoder, der kan efterprøves af en anden sagkyndig,
- dokumenterer, hvad der er sikret, hvornår og hvordan, med kontrolværdier,
- undersøger det sikrede ud fra konkrete spørgsmål,
- skriver en rapport, der beskriver både fund og usikkerheder,
- kan forklare metoden over for modparten eller i retten.
Uvildighed er mere end et ord
Uvildighed betyder, at den IT-sagkyndige ikke har bindinger, der kan påvirke vurderingen. Spørg derfor, før I bestiller: Har I arbejdet for modparten? Sælger I produkter eller har I partnerskaber med leverandører, der indgår i sagen? Har I haft en rolle i jeres IT-drift? Nielco IT sælger ikke produkter og har ingen leverandørpartnerskaber, og laver et konflikttjek, før der gives et overslag.
Advokatsitet har en grundigere gennemgang af, hvornår en sagkyndig kan anses for inhabil.
→ Uvildighed og inhabilitet hos IT-sagkyndige
Sådan arbejder egen IT og den IT-sagkyndige sammen
Samarbejdet fungerer bedst, når opgaverne er klart delt. IT laver en liste over systemer, konti og administratoradgange og sørger for, at den IT-sagkyndige kan komme til. Den IT-sagkyndige beslutter, hvordan data sikres, og står for selve sikringen. IT er til stede som kendt kontaktperson, men rører ikke ved de data, der sikres, medmindre den IT-sagkyndige beder om det.
Bed IT om at skrive ned, hvad de allerede har gjort i sagen: hvilke konti der er spærret, hvornår bevarelse blev slået til, og om nogen har logget ind på udstyret. Den liste er en del af dokumentationen. Den viser, at data er håndteret ordentligt fra første dag, og den gør det muligt for den IT-sagkyndige at tage højde for de ændringer, der er sket undervejs.
Aftal også, hvem der taler med hvem. Det er en fordel, at den IT-sagkyndige kan kontakte IT direkte om tekniske spørgsmål, mens beslutninger om sagens retning går gennem sagsejeren eller advokaten.
Hvad med omkostningerne?
En uvildig sikring koster penge, og det er naturligt at spørge, om egen IT ikke kan gøre det billigere. Regnestykket handler dog sjældent om timeprisen. Det handler om, hvad det koster, hvis beviset ikke kan bruges, fordi metoden ikke kan forklares, eller fordi den, der sikrede, er kollega med den, sagen handler om. Spørg om et overslag, og spørg, hvad der kan afgrænses, så sikringen kun omfatter det nødvendige.
En praktisk fordeling
- Stoppe sletning og spærre konti · Egen IT eller leverandør
- Liste over systemer og adgange · Egen IT eller leverandør
- Forensisk kopi af udstyr og konti · Uvildig IT-sagkyndig
- Undersøgelse og rapport · Uvildig IT-sagkyndig
Fordelingen holder egen IT ude af selve undersøgelsen og udnytter samtidig, at de kender systemerne bedst.
Typiske fejl
- At lade IT “lige se efter” i medarbejderens computer, før der er truffet en beslutning.
- At lade en IT-leverandør, der selv kan have et ansvar i sagen, stå for sikringen.
- At tro, at et skærmbillede eller en eksport fra et administrationspanel er det samme som en sikring.
- At glemme at notere, hvad IT har gjort, og hvornår.
Hvis I er en lille virksomhed
I en lille virksomhed er IT ofte en enkelt person eller en leverandør, der kender ejeren godt. Netop derfor er det en fordel, at sikringen laves af en udefra. Lad den faste IT-hjælp stoppe sletning og give adgang, og lad resten ligge hos en uvildig. Det beskytter også den faste IT-hjælp mod at blive trukket ind i sagen som vidne.
Læs også: Hvornår skal advokaten ind i sagen? · IT-sikkerhedsfirma, revisionsfirma eller IT-sagkyndig: hvad er forskellen?
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
