Diskretion og fortrolighed

En intern sag om en medarbejder, en leder eller en partner er sårbar. Hvis rygtet spreder sig, kan den, sagen handler om, nå at slette eller forberede en forklaring. Kolleger kan tage parti. Kunder kan høre om det, før I selv ved, hvad der er sket. Og skulle mistanken vise sig at være forkert, har en person fået sit ry skadet uden grund.

Diskretion er derfor ikke en luksus. Det er en forudsætning for, at undersøgelsen kan lykkes, og for at alle involverede bliver behandlet ordentligt.

Hvad diskretion betyder i praksis

Diskretion handler om tre ting: hvem der ved noget, hvordan der kommunikeres, og hvor materialet ligger.

Hvem ved noget

Beslut fra starten, hvem der er med i kredsen. Typisk er det sagsejeren, en person fra HR, jeres advokat og den IT-sagkyndige. Jeres IT-medarbejder eller IT-leverandør skal ofte hjælpe med adgange, men behøver ikke at kende hele sagen. Det er nok at vide, hvad der skal bevares, og hvad der ikke må røres. → Intern undersøgelse: hvem skal vide hvad?

Skriv kredsen ned, og opdatér listen, hvis nogen kommer til. Det er en enkel måde at kunne vise bagefter, at oplysningerne ikke er spredt.

Hvordan der kommunikeres

Alt, hvad I skriver om sagen, kan senere blive læst af andre, også af den, sagen handler om. Brug derfor ikke den almindelige mail eller Teams-kanal til at drøfte sagen, hvis den undersøgte kan have adgang. Undgå at skrive gætterier og vurderinger. Hold jer til fakta. → Alt, I skriver om sagen, kan blive bevis

Vær særlig opmærksom, hvis den undersøgte har administratorrettigheder til jeres systemer. Så kan vedkommende måske læse andres mails eller se, hvem der har logget ind hvor. → Mistanke mod IT-administratoren

Hvor materialet ligger

Sikringer, rapporter og notater skal ligge et sted, hvor kun kredsen har adgang. Ikke på fællesdrevet, og ikke i en mappe, som IT-afdelingen har fuld adgang til, hvis IT-afdelingen ikke er en del af kredsen. → Den sikre sagsmappe

Diskretion over for den undersøgte

Diskretion er ikke det samme som hemmelighed for enhver pris. Den undersøgte medarbejder har rettigheder, også efter databeskyttelsesreglerne, og der kan komme et tidspunkt, hvor vedkommende skal orienteres. Hvornår det sker, afhænger af sagen og af, om en tidlig orientering vil skade undersøgelsen. Det er en vurdering, I bør tage med jeres advokat. → Skal den undersøgte medarbejder orienteres, og hvornår?

Diskretion beskytter også den undersøgte. Viser undersøgelsen, at der ikke var noget, er det vigtigt, at så få som muligt har hørt om mistanken.

Diskretion over for kolleger og kunder

Kolleger vil lægge mærke til, hvis en medarbejder pludselig er væk, eller hvis en computer bliver hentet. Forbered en kort, neutral besked, der ikke siger mere end nødvendigt. → Hvad siger I til kollegerne? og Hvad må I sige til kunderne?

Hvad I kan forvente af den IT-sagkyndige

En IT-sagkyndig, der arbejder for virksomheder, skal kunne håndtere oplysninger fortroligt. Når I vælger hjælp, er det rimeligt at spørge til:

• hvem der ud over den sagkyndige selv får adgang til materialet,
• hvordan sikringer og rapporter opbevares, og hvor længe,
• hvordan materialet slettes eller udleveres, når sagen er slut,
• om den sagkyndige har tavshedspligt og vil underskrive en fortrolighedsaftale.

→ Sådan vælger virksomheden en IT-sagkyndig

Nielco IT er John Nielsen, og som udgangspunkt er det den samme person, der sikrer, undersøger og rapporterer. Tilknyttes en konsulent i større sager, arbejder vedkommende i Nielco IT’s regi og under samme tavshedspligt. Hvordan materialet opbevares og afleveres, aftales i opdraget.

Alt IT-sagkyndigt arbejde hos Nielco IT er omfattet af tavshedspligt. Den eneste undtagelse er, hvis domstolene kræver oplysningerne. Ønsker I en fortrolighedsaftale (NDA), underskriver Nielco IT den på forespørgsel.

Uvildighed er en del af diskretionen

En fortrolig sag kræver også, at den sagkyndige ikke har forbindelser til den anden part. Derfor laves et konflikttjek, før der gives et overslag. Nielco IT påtager sig ikke en opgave for modparten i samme tvist og har ikke to roller i samme sag. → Uvildighed og bindinger

Diskretion i akutte sager

Når det haster, er der en risiko for, at mange får besked på én gang: IT, ledergruppen, måske en ekstern leverandør. Brug de første minutter på at beslutte kredsen, før I ringer rundt. I akutte sager kan John Nielsen være hos jer inden for få timer, og sikringen kan planlægges, så den ikke vækker opsigt. Hastesager koster ekstra. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne. → Akut hjælp

Når sagen er slut

Fortroligheden ophører ikke, når rapporten er afleveret. Beslut, hvor længe materialet skal gemmes, hvem der har adgang i mellemtiden, og hvornår det slettes. → Ophæv bevarelsen igen

Afgrænsning

Diskret hjælp gives i civile sager, interne undersøgelser og udenretlige tvister. Er en medarbejder udsat for digital stalking, kan Nielco IT hjælpe fortroligt med at sikre spor. Se stalking-hjælp og afgrænsningen.

Ring 70 13 63 23, eller læs om digital bevissikring hos Nielco IT.