Sig så lidt som muligt, og sig det samme til alle. En kort, neutral besked om, at medarbejderen ikke længere er på arbejde, og hvem der overtager opgaverne, er som regel nok. Begrundelsen, mistanken og sagen hører ikke hjemme i beskeden.
Det lyder enkelt, men det er her, mange sager får et ekstra problem. En leder, der vil være åben, kommer let til at sige for meget. En sætning på et afdelingsmøde kan advare den, sagen handler om, skade et omdømme, der ikke burde skades, og blive citeret senere i en tvist.
Hvorfor beskeden betyder noget for sagen
Når en medarbejder er fritstillet i en sag med digitale beviser, er der ofte stadig noget, der ikke er sikret. Det kan være en privat kopi, en konto hos en leverandør eller beskeder hos kolleger. Hører medarbejderen fra en kollega, hvad virksomheden tror, kan vedkommende nå at slette eller forklare sig ud af det, før beviserne ligger fast.
Beskeden kan også selv blive et bevis. Det, ledelsen siger og skriver om sagen, kan senere blive fremlagt. En mail til hele afdelingen med ordene “vi har mistanke om tyveri af kundedata” er svær at trække tilbage, hvis mistanken ikke holder.
→ Alt, I skriver om sagen, kan blive bevis
Hvad I gør nu, i rækkefølge
- Sikr først, meld ud bagefter. Adgange, udstyr og konti skal være håndteret, før kollegerne får noget at vide. Ellers kan en velment besked nå frem, før IT er færdig. → Fritstilling: den rigtige rækkefølge
- Aftal ordlyden med HR og eventuelt advokaten. Skriv beskeden ned, før den siges. Så er det let at holde sig til den.
- Fortæl de nærmeste kolleger først. Dem, der skal overtage opgaver, skal vide det før resten af afdelingen.
- Send en kort skriftlig besked til de øvrige. Samme ordlyd. Ingen vedhæftninger, ingen detaljer.
- Giv kollegerne en person at gå til. Én kontaktperson, typisk HR eller nærmeste leder, der svarer på praktiske spørgsmål.
- Notér, hvad der er sagt, til hvem og hvornår. Læg notatet i sagen.
Et eksempel på en neutral besked
En besked kan for eksempel lyde sådan her:
“[Navn] er ikke længere på arbejde hos os og er fritstillet fra i dag. [Navn på kollega] overtager kunderne i Jylland, og [navn] overtager indkøbet. Har I spørgsmål om opgaverne, så kontakt [HR-person]. Vi siger ikke mere om baggrunden, af hensyn til alle parter.”
Beskeden siger, hvad kollegerne skal vide for at kunne arbejde videre. Den siger ikke, hvorfor. Den sidste sætning er vigtig: Den fortæller, at tavsheden er bevidst, og at den også beskytter den fritstillede.
Er fritstillingen sket efter aftale, og er der ingen tvist, kan I ofte aftale ordlyden med medarbejderen selv. I en sag med mistanke vil I typisk ikke gøre det, men tal med advokaten om det.
Hvem gør hvad
- Leder · Siger beskeden til de nærmeste og holder sig til ordlyden
- HR · Skriver beskeden, er kontaktperson og fører notat
- IT · Melder tilbage, når adgange og udstyr er håndteret
- Advokat · Læser beskeden igennem, hvis der er en tvist i gang
Det skal I lade være med
- At forklare begrundelsen. Heller ikke “i fortrolighed” til en enkelt kollega. Fortrolighed holder sjældent i en afdeling.
- At antyde. “I kan nok selv regne ud, hvorfor” er værre end at sige ingenting. Det skaber rygter, som ingen styrer.
- At bede kollegerne om at holde øje. Kolleger skal ikke undersøge eller lede efter beviser. Det kan ødelægge spor og bringe dem i en svær situation.
- At spørge kollegerne ud i plenum. Har nogen relevant viden, skal det tages én til én, og først når sikringen er på plads.
- At slette den fritstilledes navn fra alt med det samme. Fjern ikke medarbejderen fra kanaler, grupper og mailinglister i en fart, før IT har bevaret indholdet. Det, der står i en fælles Teams-kanal, kan være en del af sagen.
- At skrive om sagen i fælles kanaler. Hverken leder eller kolleger bør skrive om fritstillingen i en Teams-kanal eller en Slack-gruppe, hvor mange kan læse med.
Når kollegerne stadig har kontakt
Ofte har kolleger stadig kontakt til den fritstillede, privat eller på sociale medier. Det kan I ikke forbyde. Men I kan sige til de nærmeste, at de ikke skal tale om virksomhedens forhold med medarbejderen, mens fritstillingen varer, og at de skal henvise henvendelser om arbejdet til HR.
Får en kollega en besked fra den fritstillede om arbejdet, for eksempel en bøn om at sende en fil eller en kundeliste, skal kollegaen ikke svare. Bed kollegaen om at gemme beskeden og vise den til HR. Det kan være vigtigt, men kollegaen skal ikke selv sikre noget på sin private telefon ud over at lade beskeden ligge.
→ Undgå at advare den, sagen handler om
Kolleger, der spørger direkte
Nogen vil spørge, om det er rigtigt, at der er en sag. Giv lederne et fast svar: “Det kan jeg ikke sige noget om. Det er en personalesag, og vi taler ikke om personalesager.” Svaret er kedeligt, men det er rigtigt, og det kan gentages uden at skade nogen.
Spørger en kollega, fordi vedkommende selv er bekymret, for eksempel om man har gjort noget forkert ved at dele filer med den fritstillede, så tag samtalen én til én. Skriv ned, hvad der bliver sagt. Det kan senere vise sig at være relevant.
Når nyheden når ud af huset
Kunder og samarbejdspartnere vil også opdage, at medarbejderen er væk. Den besked er et andet emne, fordi risikoen for at skade omdømmet og jeres egen sag er større udadtil.
→ Hvad må I sige til kunderne?
Hvis mistanken ikke holder
Fritstillingen kan ende med, at medarbejderen kommer tilbage, eller med en aftale uden tvist. Så er det en fordel, at I ikke har sagt noget om baggrunden. En neutral besked kan følges af en anden neutral besked: “[Navn] er tilbage fra mandag.” Har I sagt for meget, er det meget sværere at rette op, både for medarbejderen og for jer.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Tal med jeres advokat, før I melder noget ud, hvis:
- der er mistanke om illoyal adfærd, og sagen kan ende i retten,
- medarbejderen er ledende eller kendt af mange kunder,
- der allerede er rygter, eller pressen har spurgt.
Er der digitale beviser, der endnu ikke er sikret, så få dem sikret, før beskeden går ud. En IT-sagkyndig kan sikre udstyr og konti hurtigt, så I ikke behøver vente med at give kollegerne en forklaring på, hvorfor en plads står tom.
Læs også: Fagforeningen eller medarbejderens advokat beder om materialet · Hvad må I sige til kunderne, når medarbejderen er stoppet?
→ IT-sagkyndig i en afskedigelsessag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
