En fritstilling er en beslutning, der skal udføres på én dag og helst på én time. Rækkefølgen er det vigtigste: først bevares data, så holdes mødet, så afleveres udstyret, og til sidst lukkes adgangene, mens kontoen bevares. Bytter I rundt på trinnene, risikerer I enten at advare medarbejderen for tidligt eller at miste spor, der ikke kan genskabes.
Siden her er skrevet til HR og IT, der skal udføre fritstillingen sammen. Den juridiske beslutning om at fritstille, og hvad der skal stå i brevet, hører til hos ledelsen og advokaten.
Siden er bygget op i den rækkefølge, dagen forløber: forberedelsen dagen før, minutplanen for selve dagen, udstyret under mødet og adgangene efter mødet. Bagefter følger et afsnit om, hvad I gør, når planen ikke holder, og svar på de spørgsmål, der typisk kommer.
Rækkefølgen på fem linjer
- Bevar: Postkasse, drev og log bevares, før nogen siger noget.
- Meddel: Lederen meddeler fritstillingen i et kort møde.
- Modtag: Udstyret afleveres i mødet og kvitteres.
- Luk: IT lukker adgangene på signal fra mødet.
- Notér: Hvert trin får et klokkeslæt og et navn.
Alt andet på siden er detaljer til de fem trin. Hvis I kun husker én ting, så husk, at kontoen spærres, men aldrig slettes.
Dagen før: forberedelse i en lille kreds
Kun de personer, der har en opgave, skal kende planen. Typisk lederen, HR, én fra IT og eventuelt advokaten. Jo flere der ved det, jo større er risikoen for, at det rygtes, før mødet.
- ☐ Adgangsliste: IT laver en liste over alle konti, administratorroller, VPN, fjernadgang, fælles postkasser, delte koder og eksterne tjenester.
- ☐ Udstyrsliste: HR finder listen over udstyr med serienumre, også telefon, tablet, nøglebrik, firmakort og USB-nøgler.
- ☐ Bevarelse: IT sætter bevarelse på postkasse og personligt drev. Det kan ske i stilhed, uden at brugeren mærker noget.
- ☐ Revisionslog: IT tjekker, at loggen er slået til, og noterer, hvor langt den rækker tilbage.
- ☐ Brev: HR har fritstillingsbrevet klar og en kvittering for udstyr.
- ☐ Tidspunkt: Vælg et tidspunkt, hvor medarbejderen er på kontoret, og hvor IT kan handle med det samme.
- ☐ Notatark: Lav et ark, hvor hvert trin får et klokkeslæt og et navn.
- ☐ Beskeden til kolleger: Aftal, hvad der siges, og hvem der siger det.
Adgangslisten er ofte den sværeste. Tænk ud over Microsoft 365 eller Google: webshop, CRM, sociale medier, domæneadministration, bank, MitID Erhverv, leverandørportaler og fælles koder i en adgangskodeboks. Det, der ikke står på listen, bliver ikke lukket.
Overvej, om udstyret skal sikres forensisk af en IT-sagkyndig samme dag. Er der konkret mistanke, er svaret som regel ja, og så skal den sagkyndige være booket på forhånd. Hvad der skal være på plads, før mødet overhovedet holdes, er beskrevet for sig.
→ Før afskedigelsesmødet: det skal være sikret, inden I siger noget
Minutplan for dagen
- T minus 30 · Hvem: IT · Hvad: Bekræfter bevarelse og har adgangslisten klar
- T minus 5 · Hvem: Leder og HR · Hvad: Går til mødet med brev og kvittering
- T 0 · Hvem: Leder · Hvad: Meddeler fritstillingen
- T plus 5 · Hvem: HR · Hvad: Modtager udstyr og kvitterer
- T plus 10 · Hvem: IT · Hvad: Spærrer kontoen og afslutter sessioner
- T plus 15 · Hvem: IT · Hvad: Skifter fælles koder og fjerner fjernadgang
- T plus 30 · Hvem: HR og IT · Hvad: Udstyr mærkes og lægges til side
- Samme dag · Hvem: HR · Hvad: Notatarket gøres færdigt og gemmes
Tiderne er vejledende. Det vigtige er, at IT venter på et signal fra mødet og ikke lukker kontoen, før medarbejderen har fået besked. Ellers opdager medarbejderen det på skærmen, før mødet er begyndt.
Lederen meddeler fritstillingen og tager imod spørgsmål. HR står for brevet, kvitteringen, notatarket og personalesagen. IT står for bevarelsen, lukningen og en log over hvert trin. Er der en IT-sagkyndig med, tager den sagkyndige imod udstyret direkte fra HR og dokumenterer det fra det øjeblik.
Under mødet: udstyret
Bed medarbejderen aflevere computer, telefon og andet udstyr i mødet. Sig, at det er en fast procedure.
- Telefonen afleveres tændt og opladet. Bed om koden og skriv den på kvitteringen, men lad være med at åbne telefonen.
- Computeren afleveres, som den er. Den må ikke lukkes ned for at “rydde op” eller logges af først.
- Spørg, om der er andet udstyr, for eksempel USB-nøgler, eksterne diske eller en ekstra telefon.
- Lad medarbejderen kontrollere listen og skrive under på kvitteringen.
Har medarbejderen private ting på telefonen, kan det komme op. Sig, at telefonen bliver opbevaret og ikke gennemgået uden en aftalt plan. Et roligt svar på spørgsmålet om private filer er: “Vi sørger for, at du får dine private filer, men det sker efter en fast procedure.” → Sådan opbevarer I en telefon, der skal sikres
Hvordan I modtager, mærker og opbevarer udstyret, så det kan bruges senere, er beskrevet i detaljer. → Aflevering af computer og firmatelefon
Efter mødet: adgangene
Når HR giver signal, lukker IT i denne rækkefølge:
- Spær login til hovedkontoen. Kontoen slettes ikke, og licensen beholdes.
- Afslut sessioner og tokens på alle enheder, også telefon, tablet og hjemmecomputer. En ny adgangskode alene lukker ikke altid adgangen i apps. → Sessioner og tokens
- Fjern VPN og fjernadgang og eventuelle personlige adgangsnøgler.
- Skift fælles koder til tjenester, medarbejderen kendte, og notér klokkeslæt.
- Fjern administratorroller i andre systemer, for eksempel webshop, CRM, sociale medier og domæneadministration.
- Gennemgå videresendelsesregler og eksterne delinger. Notér, hvad der fandtes, før noget fjernes.
Hvert trin får et klokkeslæt på notatarket. Det gør det muligt at skelne mellem handlinger før og efter lukningen, hvis der senere opstår uenighed. Ser IT login-forsøg efter lukningen, så notér dem, og lad være med at gøre mere ved det, før det er talt igennem. → En tidligere medarbejder logger stadig ind
Når fritstillingen bygger på en mistanke
Mange fritstillinger handler bare om, at samarbejdet er slut. Men nogle sker, fordi der er en mistanke om, at medarbejderen har kopieret data, arbejder for en konkurrent eller har misbrugt sine adgange. Så ændrer dagen karakter. Det, der afleveres i mødet, er ikke længere bare udstyr. Det kan blive beviser.
Tre ting er anderledes. For det første skal udstyret sikres forensisk, før nogen bruger det til noget. Det gælder også telefonen. For det andet skal kæden af ansvar dokumenteres fra det øjeblik, udstyret forlader medarbejderens hånd: hvem tog imod det, hvor blev det lagt, og hvem har haft adgang til rummet. → Kæde af ansvar
For det tredje skal sikringen af cloud-data ske hurtigt, fordi logs har en begrænset levetid. Den IT-sagkyndige kan typisk sikre postkasse, drev og revisionslog på afstand, når IT har givet den nødvendige adgang. Sikringen kan begynde samme dag, hvis det praktisk kan nås, men det kræver, at aftalen er på plads før mødet.
Mistanken hører ikke hjemme i selve mødet, medmindre advokaten har sagt andet. Mødet handler om fritstillingen. Undersøgelsen kommer bagefter, på en sikret kopi og efter en afgrænset plan.
Når planen ikke holder: hvis … så
Fritstillinger går sjældent præcis efter planen. Her er de afvigelser, der oftest opstår, og hvad I gør.
Hvis medarbejderen arbejder hjemme eller er på farten, så holdes mødet måske på video, og udstyret er ikke i huset. Aftal afleveringen i selve mødet med en konkret tid og et konkret sted, gerne samme dag, og bekræft det skriftligt. Luk adgangene, når mødet slutter, selvom udstyret endnu ikke er afleveret. Ellers har medarbejderen fuld adgang til firmadata i timerne, indtil udstyret kommer ind. Bed om, at udstyret ikke slukkes, nulstilles eller ryddes op, og skriv det også i bekræftelsen.
Hvis medarbejderen ikke vil aflevere udstyret, så lad være med at tage det med magt eller fjernslette det. Notér, hvad der er sagt, giv en skriftlig frist, og tal med advokaten. → Medarbejderen vil ikke aflevere udstyret
Hvis medarbejderen sygemelder sig, før mødet kan holdes, så fortsætter bevarelsen i stilhed. Selve meddelelsen og afleveringen skal tilpasses sygdommen, og det er en vurdering for HR og advokaten. → Medarbejderen sygemelder sig midt i undersøgelsen
Hvis medarbejderen er direktør eller har administratoradgang til det hele, så kan IT ikke nødvendigvis lukke alt selv, og nogle adgange er måske kun kendt af medarbejderen. Sørg på forhånd for, at en anden har fuld administratoradgang, og at bestyrelsen eller ejeren står bag beslutningen. → Direktør eller ledende medarbejder fratræder i konflikt
Hvis flere skal fritstilles samme dag, så skal møderne ligge tæt, og IT skal kunne lukke for flere på én gang. Lav én adgangsliste pr. person og ét notatark for hele dagen.
Hvis telefonen er medarbejderens egen, så kan I ikke kræve den afleveret. Fjern adgangen til virksomhedens data via jeres systemer, og bevar det, der ligger hos jer. Fjernsletning af en privat telefon kræver stor varsomhed. → BYOD og bevissikring
Hvis IT allerede har lukket kontoen før mødet, så notér klokkeslættet og hvem der gjorde det, og fortsæt med resten af planen. Lad være med at genåbne kontoen for at “gøre det rigtigt”. Det skaber flere spor, der skal forklares.
Fem ting, der ødelægger rækkefølgen
- At lukke adgangen før mødet, så medarbejderen opdager det og kan nå at reagere.
- At slette kontoen, så postkasse og drev forsvinder.
- At nulstille eller fjernslette telefonen for at beskytte firmadata. Det sletter også sporene.
- At lade IT kigge i computeren “for lige at se”. Hvert login ændrer spor.
- At lade medarbejderen tage computeren med hjem for at hente private filer.
Spørgsmål, vi ofte får
Kan vi ikke bare lukke adgangen med det samme, når vi har besluttet det?
Det kan være fristende, men det advarer medarbejderen, før mødet er holdt. Vent på signalet fra mødet. Afvejningen mellem at lukke tidligt og at vente er beskrevet for sig. → Luk adgangene med det samme, eller vent?
Skal vores egen IT sikre computeren?
Jeres egen IT kan bevare og lukke, men bør ikke selv undersøge, fordi IT-medarbejderen kan blive vidne i en senere tvist. Er fritstillingen begrundet i mistanke om, at data er kopieret, eller om illoyal adfærd, så skal en IT-sagkyndig sikre udstyr og cloud-data, før de bruges til noget. Hvad det indebærer i en afskedigelsessag, kan I læse under IT-sagkyndig i en afskedigelsessag.
Hvornår skal advokaten med?
Før brevet afleveres. Advokaten skal vurdere grundlaget for fritstillingen og ordlyden i brevet. Skal fritstillingen ske i morgen tidlig, er det en hastesag, også for den IT-sagkyndige. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Hvad siger vi til kollegerne?
Kort og neutralt: at medarbejderen er fritstillet og ikke længere er på arbejde, og hvem der overtager opgaverne. Ingen begrundelser. → Hvad siger I til kollegerne?
Hvad sker der med mailen, mens medarbejderen er fritstillet?
Postkassen bevares, men medarbejderen har ikke længere adgang. Sæt et neutralt autosvar, der henviser til en kollega. Lad være med at give kolleger fri adgang til postkassen, fordi den også kan indeholde private mails. → Den fratrådtes mailboks
Må vi kigge i firmatelefonen, når den er afleveret?
Ikke uden en plan. Telefonen bruges ofte også privat, og en gennemgang kræver, at reglerne om medarbejderkontrol er overholdt. Opbevar den opladet og uændret, og få en vurdering først. → Må vi gennemgå firmatelefonen?
Hvad gør vi med udstyret bagefter?
Det bliver liggende urørt, mærket og låst inde, til advokaten og eventuelt den IT-sagkyndige har taget stilling til, hvad der skal ske med det. Det må ikke geninstalleres eller gives videre i mellemtiden.
Dagen efter
Gennemgå notatarket, og læg det i personalesagen sammen med kvitteringen og adgangslisten. Overvej, om der er adgange, der først dukker op dagene efter: en leverandørportal, en gammel testkonto eller en app på en fælles tablet. Tilføj dem til listen, luk dem på samme måde, og notér datoen. Jo mere komplet listen er, jo lettere bliver næste fritstilling.
Holder I en kort evaluering med de få, der var involveret, så skriv ned, hvad der ikke gik efter planen. Var der adgange, som ingen kendte? Tog det længere tid at lukke end forventet? Var bevarelsen faktisk slået til? Svarene er nyttige til næste gang, og de kan være nyttige for advokaten, hvis fritstillingen ender i en tvist. Gem evalueringen adskilt fra personalesagen, og skriv den lige så sagligt som notatarket.
Læs også: Medarbejderen har sagt op: tjekliste for opsigelsesperioden · Luk adgangene med det samme, eller vent?
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
