Når I har indkaldt en medarbejder til en tjenstlig samtale eller et afskedigelsesmøde, er der en tid mellem indkaldelsen og mødet, hvor alt kan ske. Det sikreste er, at data er bevaret, og at planen for udstyr og adgange er klar, før medarbejderen ved, hvad mødet handler om. Det, der ikke er sikret, før I siger noget, kan være væk, når mødet slutter.
Artiklen handler om forberedelsen. Selve dagen, med minutplan for adgange og udstyr, er beskrevet i artiklen om fritstilling.
→ Fritstilling: den rigtige rækkefølge
Indkaldelsen afslører mere, end I tror
En indkaldelse til en tjenstlig samtale skal ofte indeholde en angivelse af emnet, og medarbejderen kan have ret til en bisidder. Det betyder, at medarbejderen kan regne ud, hvad der er på vej, dage før mødet.
Derfor skal bevarelsen ske, før indkaldelsen sendes, ikke efter. Det gælder også, hvis mødet handler om noget andet end data, for eksempel samarbejdsproblemer. Mange sager ændrer karakter, når en medarbejder føler sig presset, og data kan forsvinde i ugen før et møde.
Rækkefølgen: sikring, adgange, møde
- Bevar data i stilhed. IT sætter bevarelse på postkasse, personligt drev og chats og tjekker revisionsloggen. Ingen læser indhold.
- Kortlæg adgange og udstyr. IT laver en adgangsliste, HR en udstyrsliste med serienumre.
- Beslut, om udstyr skal sikres forensisk. Hvis mødet bygger på mistanke om, at data er kopieret, slettet eller misbrugt, er svaret som regel ja. Så skal en IT-sagkyndig være klar.
- Send indkaldelsen. Først nu.
- Hold mødet. Med en plan for, hvad der sker med telefon, computer og adgange undervejs.
- Luk adgangene efter mødet, hvis beslutningen er afsked eller fritstilling.
Trin 1 til 3 kan ofte gøres på en enkelt arbejdsdag, hvis IT og HR har en fast procedure.
Dokumentationen skal ligge klar
Mødet er ikke stedet, hvor I finder ud af, hvad I ved. Inden mødet skal HR og lederen have samlet:
- ☐ ansættelseskontrakten, klausuler og eventuelle tidligere advarsler,
- ☐ IT-politikken og dokumentation for, at medarbejderen har fået den,
- ☐ et sagligt notat om, hvad der er sket, hvornår og hvordan I fandt ud af det,
- ☐ de digitale beviser, I vil henvise til, som de er sikret, ikke som skærmbilleder taget i farten,
- ☐ en liste over, hvem der kender til sagen.
Overvej på forhånd, om og hvornår beviserne skal vises i mødet. Det er en vigtig beslutning, fordi det, I viser, også fortæller medarbejderen, hvad I ikke ved. → Tjenstlig samtale: hvornår viser I de digitale beviser?
Er det en bortvisning, gælder der særlige krav til, hvor sikkert grundlaget skal være. Advokatsitet beskriver bevisvurderingen. → Bortvisning på grundlag af digitale beviser
Telefonen under mødet
Telefonen er det udstyr, der oftest går galt. Medarbejderen har den i lommen og kan nå at slette beskeder, logge af konti eller nulstille den, mens mødet står på eller lige efter.
- Bed om, at telefonen lægges på bordet ved mødets start. Sig, at det er fast praksis ved møder om ansættelsen.
- Er det en firmatelefon, og skal den afleveres, så tag imod den i mødet, tændt og opladet, og bed om koden.
- Er det en privat telefon, kan I ikke kræve den udleveret. Notér, hvad medarbejderen siger om firmadata på den, og tal med advokaten om næste skridt.
- Lad være med at kigge i telefonen. Læg den i en lukket kuvert, og notér klokkeslæt.
Har I mobilstyring (MDM), så lad være med at fjernslette telefonen, heller ikke som sikkerhed. Det fjerner også de spor, der kan blive afgørende senere.
Hvem gør hvad
- Leder · Beslutter formålet med mødet og ejer sagen
- HR · Indkaldelse, dokumentation, referat, bisidder
- IT · Bevarelse, adgangsliste, klar til lukning efter signal
- Advokat · Vurderer grundlaget og formuleringen af brevet
- IT-sagkyndig · Sikrer udstyr og cloud, hvis der er mistanke
Aftal på forhånd, hvem der skriver referat. Referatet skal være sagligt og gengive, hvad der blev sagt, også det medarbejderen siger om data og udstyr. → Skabelon: referat af samtalen med medarbejderen
Det skal I lade være med
- Lad være med at sende indkaldelsen, før data er bevaret. Det er den hyppigste fejl.
- Lad være med at lade IT lukke adgangen før mødet. Medarbejderen opdager det og kommer forberedt, eller kommer slet ikke.
- Lad være med at vise beviser, I ikke har sikret ordentligt. Et skærmbillede fra en kollegas telefon kan blive anfægtet.
- Lad være med at love noget om data i mødet, for eksempel at intet bliver set, eller at alt bliver slettet. Hold jer til, at det håndteres efter en fast procedure.
- Lad være med at lade medarbejderen gå tilbage til skrivebordet for at “samle sine ting” uden følgeskab, hvis beslutningen er afsked eller fritstilling.
Hvis mødet allerede er indkaldt
Er indkaldelsen sendt, og er data ikke bevaret, så gør det nu. Det er ikke for sent, men hver time tæller. Bed IT om at bevare postkasse og drev med det samme og om at notere, om der er sket større sletninger eller flytninger siden indkaldelsen. Det er i sig selv en vigtig oplysning.
Overvej også, om mødet skal flyttes frem, så tiden mellem indkaldelse og møde bliver kortere. Det skal I aftale med jeres advokat, så I ikke tilsidesætter krav til varsel.
Hvis medarbejderen melder sig syg efter indkaldelsen
Det sker, at en medarbejder sygemelder sig, når indkaldelsen er modtaget. Så kan mødet ikke holdes som planlagt, og I står med en konto og et udstyr, der stadig er i brug, men uden for kontoret. Hold fast i bevarelsen, og lad være med at lukke adgangene alene på grund af sygemeldingen. Skriv ned, hvornår sygemeldingen kom, og om der er sket usædvanlig aktivitet på kontoen bagefter. Har medarbejderen firmaudstyr med hjemme, så tal med advokaten om, hvordan og hvornår I kan bede om at få det afleveret, uden at det kolliderer med reglerne om sygdom og ansættelse. Er der behov for, at kolleger får adgang til mail eller kundesager imens, så aftal det skriftligt og før en log over, hvem der åbnede hvad.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Hvis mødet bygger på digitale beviser, og der er en risiko for, at sagen ender i en tvist, så skal sikringen kunne efterprøves af andre. Det er en opgave for en uvildig IT-sagkyndig og ikke for jeres egen IT, der kan blive vidne. Ring i god tid før mødet, gerne samme dag, som I beslutter at indkalde. Skal det ske inden for et døgn, er det en hastesag, og hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Læs også: Luk adgangene med det samme, eller vent? · Bortvisning: dokumentationen skal ligge klar før beslutningen
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
