I en tjenstlig samtale skal medarbejderen have mulighed for at forklare sig om de konkrete forhold, I har fundet. Det betyder normalt, at I viser eller beskriver de digitale beviser, så medarbejderen ved, hvad der er tale om. Men rækkefølgen betyder noget. Lad medarbejderen forklare sig om forholdet først, og vis derefter dokumentationen. Og hold samtalen, efter at data er sikret, ikke før.
Artiklen er til HR og den leder, der skal gennemføre samtalen. Den handler om den praktiske side: timing, hvad der vises, i hvilken form, og hvordan samtalen dokumenteres. De ansættelsesretlige krav til samtalen afhænger af overenskomst, personalehåndbog og ansættelsesforhold. Tjek dem med jeres advokat.
→ Ansættelsesret og digitale beviser
Før samtalen: sikr først
Samtalen afslører, at virksomheden har en mistanke. Fra det øjeblik kan medarbejderen slette mails, rydde en telefon, logge ud af private konti eller tale med andre. Derfor skal alt, der kan sikres, være sikret, før samtalen holdes:
- ☐ Postkasse og cloud-lager er sat på hold.
- ☐ Arbejdscomputer og firmatelefon er sikret eller i hvert fald bevaret.
- ☐ Revisionslogs er eksporteret, før de udløber.
- ☐ Relevante backups er taget ud af rotation.
- ☐ I ved, hvad materialet viser, og hvad det ikke viser.
Holder I samtalen først og sikrer bagefter, kan I komme til at stå med en forklaring, der ikke kan sammenholdes med noget.
→ Intern undersøgelse trin for trin
Hvad vil I have ud af samtalen?
Skriv på forhånd ned, hvilke konkrete forhold samtalen handler om. For hvert forhold:
- Hvad viser materialet?
- Hvad vil I spørge om?
- Hvilket dokument eller udtræk understøtter det?
- Hvilke forklaringer kan medarbejderen tænkes at give, og kan de efterprøves?
Det sidste punkt er vigtigt. Siger medarbejderen, at filerne blev sendt til den private adresse for at arbejde hjemme, kan I så se, om filerne blev åbnet og sendt tilbage? Forbered spørgsmål, der giver mulighed for at efterprøve forklaringen bagefter.
Rækkefølgen i samtalen
En praktisk rækkefølge, der ofte giver den mest brugbare samtale:
- Ramme: Forklar, hvad samtalen handler om, og at den er en mulighed for at forklare sig.
- Åbne spørgsmål: Spørg til arbejdsgangen, for eksempel hvordan medarbejderen normalt deler filer med kunder.
- Det konkrete forhold: Spørg til det, I har set, uden at vise dokumentationen endnu. “Har du sendt kundelister til en privat mailadresse?”
- Dokumentationen: Vis eller beskriv det konkrete materiale, og spørg til det.
- Forklaring: Giv tid til, at medarbejderen kan forklare og kommentere.
- Afslutning: Opsummér, hvad der er sagt, og hvad der sker nu.
Rækkefølgen sikrer, at medarbejderen får mulighed for at give sin egen forklaring, før den bliver påvirket af det, I viser. Samtidig får medarbejderen at vide, hvad I har, så forklaringen kan forholde sig til det. Pas på, at samtalen ikke bliver et forhør. Formålet er at få belyst sagen, ikke at fange nogen.
Hvad viser I, og i hvilken form?
Vis kun det, der er nødvendigt for at belyse de forhold, samtalen handler om. Det kan være:
- en udskrift af en mail med afsender, modtager, tidspunkt og vedhæftninger,
- et udtræk fra en log, der viser download eller deling af filer,
- en oversigt, som den IT-sagkyndige har lavet, med henvisning til kilden.
Vis aldrig originalen, så den kan ændres, og giv ikke medarbejderen adgang til systemerne under samtalen. Lav kopier på papir eller som PDF, og nummerér dem, så det fremgår af referatet, hvad der blev vist.
Teknisk materiale skal kunne forstås. En rå log med kryptiske felter giver sjældent en god samtale. Bed den IT-sagkyndige om en forklaret oversigt, der kan vises.
Hvad venter I med?
Der kan være god grund til ikke at vise alt på én gang:
- Igangværende sikring: Er en del af materialet endnu ikke sikret, kan det være klogt at vente med at nævne det.
- Andre involverede: Peger materialet på kolleger eller eksterne, som I endnu ikke har talt med, kan det skade undersøgelsen at nævne dem.
- Usikre fund: Er et fund ikke færdigvurderet, så lad være med at præsentere det som et faktum.
At vente med noget er ikke det samme som at skjule det. Medarbejderen skal have mulighed for at forholde sig til det, der lægges til grund for en eventuel beslutning. Det sker i så fald i en senere samtale eller skriftligt. Afklar med advokaten, hvad der skal forelægges, før en beslutning træffes.
→ Skal medarbejderen se beviserne før en afskedigelse?
Deltagere og bisidder
Medarbejderen kan have ret til at tage en bisidder med, for eksempel tillidsrepræsentanten. Tjek overenskomst og personalehåndbog, og oplys om muligheden i indkaldelsen. Fra virksomhedens side deltager typisk HR og den nærmeste leder eller sagsejeren. Hold antallet nede. Den IT-sagkyndige deltager normalt ikke, men kan være til rådighed, hvis der opstår tekniske spørgsmål.
→ Tillidsrepræsentanten i en intern undersøgelse
Referatet
Skriv referat under samtalen. Referatet bør indeholde:
- tid, sted og deltagere,
- hvilke dokumenter der blev vist, med numre,
- spørgsmålene og medarbejderens svar, så tæt på ordlyden som muligt,
- hvad der blev aftalt om det videre forløb.
Send referatet til medarbejderen med mulighed for bemærkninger. Bemærkningerne gemmes sammen med referatet, også hvis I er uenige i dem.
Efter samtalen
Samtalen giver ofte nye oplysninger. Medarbejderen kan nævne en kollega, en privat konto, en USB-nøgle eller en forklaring, der kan efterprøves i loggene. Gå referatet igennem sammen med sagsejeren og den IT-sagkyndige, og beslut, om noget skal undersøges nærmere. Hold det inden for afgrænsningen, eller træf en ny beslutning, hvis den skal udvides.
Overvej også, om der er nye ting at sikre. Har medarbejderen nævnt et sted, hvor data ligger, kan det forsvinde hurtigt efter samtalen.
Det skal I lade være med
- Holde samtalen, før data er sikret.
- Bede medarbejderen låse telefonen op og vise frem. Medarbejderens private telefon er medarbejderens. Firmatelefonen sikres forsvarligt, ikke i et mødelokale.
- Optage samtalen uden at sige det. Aftal, hvordan samtalen dokumenteres.
- Lade medarbejderen gå direkte tilbage til computeren. Overvej, om adgang skal spærres i forbindelse med samtalen.
- Præsentere formodninger som fakta. Hold jer til det, materialet viser.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få advokaten med i forberedelsen, hvis samtalen kan føre til afskedigelse eller bortvisning. Få en IT-sagkyndig til at sikre data og lave en forståelig oversigt over fundene, før samtalen holdes. Nielco IT sikrer og dokumenterer digitale spor i interne undersøgelser og kan forklare tekniske fund i et sprog, der kan bruges i en samtale. Skal det gå hurtigt, koster hastesager ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Søgeord i en intern undersøgelse: sådan vælger I dem · Skal medarbejderen se beviserne før en afskedigelse?
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
