Tillidsrepræsentanten i en intern undersøgelse

Tillidsrepræsentanten har typisk en rolle, når en medarbejder bliver indkaldt til en samtale om sin adfærd, og når virksomheden indfører eller bruger kontrol med medarbejderne. I en intern undersøgelse betyder det, at tillidsrepræsentanten ofte deltager som bisidder ved samtalen, og at I skal være opmærksomme på aftaler om kontrol. Det betyder ikke, at tillidsrepræsentanten skal kende til undersøgelsen fra første dag eller have adgang til sagsmappen.

Artiklen er til HR i virksomheder med tillidsrepræsentanter, eller hvor medarbejderen er omfattet af en overenskomst. De konkrete regler står i overenskomsten, samarbejdsaftalen og eventuelle lokalaftaler, og de varierer mellem områder. Tjek dem altid i jeres egen sag.

→ Ansættelsesret og digitale beviser

Tre situationer, hvor tillidsrepræsentanten kommer ind

1. Som bisidder for medarbejderen. Når medarbejderen indkaldes til en tjenstlig samtale, kan medarbejderen ofte tage tillidsrepræsentanten med. Det skal typisk fremgå af indkaldelsen.
2. Ved kontrolforanstaltninger. Indfører virksomheden ny kontrol, for eksempel logning eller gennemgang af mails, kan der være krav om varsling og drøftelse efter aftaler på området. Det gælder især, hvis undersøgelsen fører til nye, faste kontrolforanstaltninger.
3. Ved afskedigelse. Mange overenskomster har regler om, at tillidsrepræsentanten skal orienteres eller høres, før en medarbejder afskediges.

Hvis den undersøgte selv er tillidsrepræsentant, gælder der ofte en særlig beskyttelse mod afskedigelse. Så skal advokaten med fra starten.

Timing: hvornår får tillidsrepræsentanten besked?

Timing er det svære. På den ene side skal tillidsrepræsentanten inddrages, hvor aftalerne kræver det. På den anden side kan en for tidlig orientering skade sagen, hvis data ikke er sikret endnu.

En praktisk rækkefølge, som passer i mange sager:

• Mistanke og bevarelse · Kender normalt ikke til sagen
• Afgrænsning og sikring · Kender normalt ikke til sagen
• Indkaldelse til samtale · Nævnes som mulig bisidder i indkaldelsen
• Samtale · Deltager, hvis medarbejderen ønsker det
• Inden beslutning · Orienteres eller høres efter overenskomsten

Rækkefølgen er ikke en regel, men et udgangspunkt, som I tilpasser jeres aftaler. Står det i jeres overenskomst eller lokalaftale, at tillidsrepræsentanten skal inddrages tidligere, så følger I det.

→ Intern undersøgelse: hvem skal vide hvad?

Hvad må tillidsrepræsentanten se?

Som bisidder ser tillidsrepræsentanten det, der vises i samtalen. Det er det samme materiale, som medarbejderen får forelagt. Tillidsrepræsentanten har ikke adgang til sagsmappen, de sikrede data eller andre medarbejderes oplysninger.

Det kan være en god idé at aftale med medarbejderen og tillidsrepræsentanten, om materiale, der udleveres i samtalen, også må gives til tillidsrepræsentanten. Skriv aftalen i referatet.

Bed aldrig tillidsrepræsentanten om at hjælpe med selve undersøgelsen, for eksempel ved at finde ud af, hvad kolleger ved. Det blander rollerne sammen og sætter tillidsrepræsentanten i en umulig position.

→ Tjenstlig samtale: hvornår viser I de digitale beviser?

Indkaldelsen

Indkaldelsen til samtalen er ofte det første, tillidsrepræsentanten hører om sagen. Den bør derfor være klar og saglig. Skriv:

• at det er en samtale om konkrete forhold i ansættelsen,
• hvilke forhold samtalen overordnet handler om, uden at gå i detaljer,
• tid og sted,
• at medarbejderen kan tage en bisidder med, for eksempel tillidsrepræsentanten,
• hvem der deltager fra virksomheden.

Giv medarbejderen tid nok til at finde en bisidder. Er tillidsrepræsentanten forhindret, er det normalt rimeligt at finde et nyt tidspunkt inden for kort tid.

Spørgsmål, tillidsrepræsentanten ofte stiller

Tillidsrepræsentanter er vant til samtaler om ansættelsesforhold, men digitale beviser rejser nye spørgsmål. Vær forberedt på at kunne svare på:

• Hvordan er materialet fundet? Fortæl, at det er sikret efter en beskrevet fremgangsmåde, og af hvem.
• Har medarbejderen været orienteret om, at mails og logs kan gennemgås? Hav IT-politikken og dokumentationen for orienteringen klar.
• Er der gennemgået private oplysninger? Forklar afgrænsningen, og hvordan private data er holdt ude.
• Kan medarbejderen få en kopi? Afklar på forhånd, hvad der udleveres.

Kan I ikke svare på et spørgsmål, så sig det, og vend tilbage skriftligt. Det er bedre end at gætte på tekniske detaljer.

Når tillidsrepræsentanten selv er vidne

I små arbejdspladser kan tillidsrepræsentanten selv have set eller hørt noget, der indgår i sagen, eller have modtaget mails fra den undersøgte. Så er det en god idé at drøfte med medarbejderen og eventuelt organisationen, om en anden bisidder er bedre. Tillidsrepræsentanten kan stadig blive interviewet som vidne, men de to roller bør ikke blandes i samme samtale.

Tavshed

Tillidsrepræsentanten skal behandle oplysninger fra samtalen fortroligt. Mind om det i starten af samtalen, uden at gøre det til en anklage. Det gælder både oplysninger om medarbejderen, om kolleger og om virksomhedens forhold.

Vær opmærksom på, at tillidsrepræsentanten kan have pligt til at drøfte sagen med sin organisation. Det er en del af rollen. Spørg, hvis I er i tvivl om, hvem tillidsrepræsentanten vil drøfte sagen med.

Når undersøgelsen handler om kontrol

En del interne undersøgelser bygger på data, som virksomheden indsamler i det daglige: logs, adgangskort, GPS i firmabiler eller mailarkiv. Hvis dataene er indsamlet efter en kontrolforanstaltning, kan det have betydning, om foranstaltningen var varslet og drøftet efter de aftaler, der gælder for jer. Har I ikke styr på det, så find dokumentationen frem: varsel, referater fra samarbejdsudvalget og IT-politikken.

Mangler dokumentationen, så skriv det ned og tal med advokaten, før dataene bruges i en samtale. Det er bedre at kende svagheden på forhånd end at blive mødt med den af tillidsrepræsentanten.

Undersøgelsen kan også vise, at I mangler regler. Indfører I nye kontrolforanstaltninger bagefter, skal de normalt varsles og eventuelt drøftes, før de tages i brug.

Hvem gør hvad

• HR · Tjekker aftaler, indkalder og sørger for referat
• Sagsejer · Beslutter, hvornår tillidsrepræsentanten orienteres
• Tillidsrepræsentant · Bisidder for medarbejderen; høres efter aftale
• Advokat · Vurderer kravene, særligt hvis den undersøgte er tillidsrepræsentant

Det skal I lade være med

• Orientere tillidsrepræsentanten, før data er sikret, medmindre jeres aftaler kræver det.
• Glemme at nævne bisidder i indkaldelsen.
• Give tillidsrepræsentanten adgang til sagsmappen. Materialet indeholder andres oplysninger.
• Bruge tillidsrepræsentanten som mellemmand i undersøgelsen.
• Holde samtalen uden tillidsrepræsentanten, hvis medarbejderen har bedt om bisidder. Find et nyt tidspunkt.

Dokumentation

Skriv ned, hvornår tillidsrepræsentanten blev orienteret, om hvad, og hvad der blev sagt. Gem indkaldelsen med teksten om bisidder, referatet fra samtalen og eventuelle høringssvar. Læg det i den adgangsbegrænsede sagsmappe, ikke i en almindelig HR-mappe, som mange har adgang til.

→ Den sikre sagsmappe

Hvornår skal I have hjælp udefra?

Er den undersøgte tillidsrepræsentant eller omfattet af særlig beskyttelse, skal advokaten med fra starten. Har I brug for at sikre digitale data, før nogen orienteres, kan en IT-sagkyndig sørge for, at det sker hurtigt og dokumenteret. Nielco IT sikrer data i interne undersøgelser og civile sager i hele landet. Er det akut, koster hastesager ekstra. → Pris og tilbud

Læs også: Den undersøgende er inhabil: kollega, ven eller chef · Tilfældigt fund under en intern undersøgelse

→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT