Når der opstår mistanke om, at noget er galt internt, er fristelsen at samle ledergruppen og tale om det. Det er ofte den største fejl. Jo flere der ved besked, jo større er risikoen for, at den, der undersøges, hører om det og når at slette eller ændre data. En god intern undersøgelse starter med en lille kreds, klare roller og en log fra første dag.
Princippet: need to know
Kun de personer, der har en konkret opgave i undersøgelsen, skal vide, at den findes. Det gælder også ledere og bestyrelsesmedlemmer, der normalt får alt at vide.
- Den, der ejer sagen (typisk en direktør) · Hvornår: Fra start · Hvad skal de vide: Alt
- HR-ansvarlig · Hvornår: Fra start, hvis det angår en medarbejder · Hvad skal de vide: Mistanken og de ansættelsesretlige spørgsmål
- Advokat · Hvornår: Fra start · Hvad skal de vide: Alt
- IT-ansvarlig · Hvornår: Når der skal bevares data · Hvad skal de vide: Hvilke konti og enheder, ikke nødvendigvis hvorfor
- Ekstern IT-sagkyndig · Hvornår: Når data skal sikres · Hvad skal de vide: Det, der er nødvendigt for sikringen
- Nærmeste leder · Hvornår: Kun hvis det er nødvendigt · Hvad skal de vide: Så lidt som muligt
- Bestyrelse · Hvornår: Efter aftale med advokat · Hvad skal de vide: Status og beslutningspunkter
Er jeres egen IT-medarbejder tæt på den, der undersøges, eller selv en del af mistanken, så lad en ekstern stå for sikringen.
Skriv kredsen ned fra første dag. Listen er ikke kun en hjælp til at holde styr på fortroligheden. Den kan også blive vigtig senere, hvis nogen spørger, hvordan oplysninger er sluppet ud, eller hvem der har haft adgang til materialet. Hver gang en ny person får besked, skrives navn, dato og begrundelse på listen.
Hvis den involverede er en leder eller ejer
Det bliver sværere, når mistanken angår en person højt i organisationen. Den normale rapporteringsvej kan ikke bruges, fordi den går gennem den involverede selv. I den situation er det typisk bestyrelsesformanden eller en anden ejer, der ejer sagen, og advokaten inddrages tidligt. IT bør ikke få besked gennem den involverede leder, og administratoradgange, som lederen selv har, skal kortlægges, før noget sker.
→ Ledelsesansvar og digitale beviser
Fortrolighed i praksis
- ☐ Brug et kodenavn for sagen i mails og kalendere.
- ☐ Lad være med at oprette en Teams-kanal eller en delt mappe, som mange kan se.
- ☐ Gem materialet et sted med begrænset adgang, og notér, hvem der har adgang.
- ☐ Undgå at skrive spekulationer om personer i mails. Skriv fakta.
- ☐ Aftal, hvad I siger, hvis nogen spørger.
- ☐ Hold møder ansigt til ansigt eller i et lukket opkald, ikke i fælles kalendere med beskrivende titler.
- ☐ Vær opmærksom på, at administratorer kan se aktivitet i revisionsloggen, også jeres egne søgninger.
Fortrolighed handler også om den, der undersøges. Mistanken kan vise sig at være forkert. Jo færre der har hørt om den, jo lettere er det for medarbejderen at fortsætte i virksomheden bagefter, og jo mindre risiko har I for en tvist om krænkende omtale.
Tidslinjen: hvornår får hvem besked?
Første dag
Sagsejer, HR og advokat. Beslut, om der skal bevares data, og hvem der skal gøre det. → De første 24 timer
Før nogen konfronteres
IT eller en ekstern sagkyndig bevarer konti, postkasser og udstyr. Først når data er sikret, kan undersøgelsen gå i gang. → Rollefordeling i en bevissag
Ved samtale med den involverede
Den involverede får besked om sagen på det tidspunkt og den måde, som advokat og HR har aftalt. Forbered samtalen grundigt: hvem deltager, hvad fremlægges, og hvad sker der med vedkommendes adgange under og efter samtalen. Skriv et referat samme dag.
Efter afslutningen
Afgør, hvem der skal have besked om resultatet, og hvad der skal ske med det indsamlede materiale. Materialet skal hverken slettes for tidligt eller gemmes længere end nødvendigt. Aftal med advokaten, hvor længe det opbevares, og hvem der har adgang i mellemtiden. Ender sagen i en tvist, skal materialet være intakt.
Husk også at fortælle IT, hvornår et eventuelt hold på konti og postkasser må ophæves. Ellers ligger det og bevarer data i årevis uden grund. → Slettepolitik og bevarelse
Medarbejderens rettigheder
En intern undersøgelse skal holde sig inden for jeres IT-politik og reglerne om behandling af personoplysninger. Det gælder især, når I går ind i en medarbejders mail eller filer. → Må vi læse en medarbejders mail?
Private data på arbejdsudstyr kræver særlig omtanke. → Private data på arbejdsudstyr
Dokumentér undersøgelsen
Undersøgelsen skal kunne forklares bagefter, også over for en domstol eller en modparts advokat. Før derfor:
- en sagslog med beslutninger, hvem der traf dem, og hvornår,
- en log over beviser: hvad er sikret, af hvem, og hvem har haft det, → Skabelon til intern log over beviser
- referater af samtaler,
- en liste over, hvem der kender til sagen.
Loggene skal føres løbende, ikke skrives bagefter efter hukommelsen. Hold dem adskilt fra det øvrige materiale, og giv kun sagsejer og advokat adgang. Det er grundlaget for kæden af ansvar. → Kæde af ansvar
Typiske fejl
- For mange i kredsen. Rygter spreder sig hurtigere end data kan sikres.
- Ledere, der undersøger selv. Hver gang nogen åbner en fil, ændres spor.
- Konfrontation før sikring. Den involverede kan nå at slette.
- Ingen log. Bagefter kan ingen huske, hvem der gjorde hvad.
- Undersøgelse i den involveredes egen afdeling. Kolleger kan være loyale eller selv berørt.
- Spekulation i mails. Skriftlige gætterier kan blive fremlagt senere og skade både sagen og personen.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, når data skal sikres fra flere systemer, når jeres egen IT er for tæt på sagen, eller når I forventer, at resultatet skal bruges i en tvist. En ekstern IT-sagkyndig står uden for organisationen, kender ikke de involverede og kan dokumentere metoden, så den kan forklares bagefter. Advokaten bør være med fra starten, fordi en intern undersøgelse hurtigt rejser spørgsmål om ansættelsesret og persondata.
Kun civile sager og interne undersøgelser
Nielco IT bistår med interne undersøgelser og civile sager. Viser undersøgelsen forhold, som I overvejer at anmelde, skal I tale med jeres advokat om det. → Interne undersøgelser og digitale beviser
Næste skridt
- Intern undersøgelse trin for trin: fra mistanke til rapport
- Tjenstlig samtale og interview: hvornår viser I de digitale beviser?
Læs også: Koncerner: når HR, jura og IT sidder hvert sit sted · Whistleblowerordningen og digitale beviser
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
