De fleste virksomheder har fået en slettepolitik: mails slettes efter en periode, fratrådtes konti lukkes, gamle filer ryddes op. Det er godt og nødvendigt. Men når der opstår en tvist, kan den samme politik slette præcis de data, I får brug for. Løsningen er ikke at gemme alt, men at have en indbygget pauseknap, som kan trykkes ned for de relevante data, når en sag opstår.
To hensyn, der trækker hver sin vej
- Data må ikke gemmes længere end nødvendigt · Data, der kan blive bevis, må ikke forsvinde
- Gælder rutinemæssigt for alle · Gælder konkret for en sag
- Kører ofte automatisk · Kræver en aktiv beslutning
Slettepolitikken begrundes typisk i GDPR og jeres egne regler. Bevarelsen begrundes i en konkret tvist, et krav eller en intern undersøgelse. De to hensyn er ikke i modstrid, så længe bevarelsen er afgrænset, begrundet og tidsbestemt. Problemet opstår, når ingen har tænkt over, hvordan de mødes.
Hvornår I har pligt til at bevare, og hvor længe I må bevare, er juridiske vurderinger. → GDPR og bevisførelse
Hvorfor det går galt i praksis
En typisk situation: En sælger siger op i en konflikt. Tre måneder senere opdager ledelsen, at flere kunder er fulgt med. Advokaten beder om sælgerens mails fra de sidste måneder af ansættelsen. Men kontoen blev slettet efter 30 dage, som politikken foreskriver, og den bærbare computer er nulstillet og givet til en ny medarbejder. Ingen har gjort noget forkert efter reglerne. Politikken manglede bare en undtagelse.
Det samme kan ske i en tvist med en leverandør, en kunde eller en medejer. Sletningen kører automatisk, og ingen tænker på den, før det er for sent. Hvis sletningen sker, efter at I burde have forudset en tvist, kan det også svække jeres troværdighed over for modparten og retten.
Hvor sletter jeres systemer automatisk?
Mange sletninger sker, uden at nogen trykker på en knap. Kortlæg dem:
- Opbevaringspolitikker i Microsoft 365 eller Google Workspace, der sletter mails og filer efter en periode
- Papirkurve, der tømmes automatisk efter et antal dage
- Revisionslogs, der kun gemmes i en begrænset periode → Hvor længe gemmes data?
- Backup, der roterer og overskriver gamle kopier
- Teams- og chatbeskeder med egne slettefrister
- Fratrådtes konti, der slettes efter en fast frist → Offboarding uden at miste beviser
- Telefoner, der nulstilles og genbruges
- Fagsystemer og CRM, hvor gamle poster arkiveres eller ryddes
Notér for hvert system, hvem der kan sætte sletningen på pause, og hvordan. Ligger driften hos en ekstern IT-leverandør, så skriv navnet på den person hos leverandøren, der kan gøre det, og hvor hurtigt det kan ske. Kortlægningen er en opgave for IT, men ledelsen bør godkende den, for det er ledelsen, der skal træffe beslutningen, når det gælder.
Byg pauseknappen ind i politikken
En god slettepolitik har et afsnit om bevarelse. Det kan for eksempel indeholde:
- Hvem der kan beslutte bevarelse, typisk ledelsen efter råd fra advokat.
- Hvad der udløser en vurdering, for eksempel et krav fra en modpart, en opsigelse i konflikt, en indberetning eller en mistanke om, at en medarbejder har taget data med.
- Hvordan bevarelsen sættes i gang, med en konkret procedure for IT.
- Hvad der bevares, afgrænset til de relevante personer, systemer og perioder.
- Hvornår bevarelsen ophører, og hvem der beslutter det.
- Hvordan det dokumenteres, så I senere kan vise, hvad der blev gjort.
Bevarelse i Microsoft 365 og Google Workspace kaldes ofte et hold. Et hold stopper sletningen uden at flytte eller ændre data, og medarbejderen kan typisk fortsætte med at arbejde som normalt. → Bevarelsespligt og litigation hold → Microsoft Purview eDiscovery
Bevarelse er ikke det samme som at kigge
Et hold betyder, at data ikke slettes. Det giver ikke ledelsen eller IT ret til at læse dem. Hvem der må se indholdet, og hvornår, er et andet spørgsmål, som afhænger af jeres IT-politik, medarbejdernes orientering, eventuel overenskomst eller kontrolaftale og databeskyttelsesreglerne. Hold de to ting adskilt: først bevare, så vurdere adgangen sammen med advokaten. → Må vi læse en medarbejders mail?
Når en sag opstår
- ☐ Ledelsen beslutter, om der skal bevares, og hvad.
- ☐ IT sætter hold på de relevante konti og systemer.
- ☐ Automatisk sletning, papirkurve og backup-rotation sættes på pause for de relevante data.
- ☐ Udstyr, der skulle genbruges, lægges til side.
- ☐ Beslutningen og de konkrete skridt skrives ned. → Skabelon til intern log over beviser
- ☐ Der aftales en dato for, hvornår bevarelsen skal vurderes igen.
Gør det hurtigt. Det er ofte de første dage, der afgør, om data stadig findes.
Når sagen er slut
Bevarelsen må ikke blive glemt. Når tvisten er afsluttet, skal de bevarede data igen følge den normale slettepolitik, medmindre der er en anden grund til at gemme dem. Et forlig kan også indeholde aftaler om sletning eller tilbagelevering. → Sletning af data efter forlig eller dom
- ☐ Advokaten bekræfter, at sagen er afsluttet.
- ☐ IT fjerner hold og genstarter sletning.
- ☐ Udstyr frigives.
- ☐ Ophøret noteres i loggen.
Typiske fejl
- Ingen ved, hvor der slettes automatisk · Data forsvinder, før nogen opdager det
- Bevarelse kun på mail · Teams, OneDrive og logs bliver slettet
- Hold uden slutdato · Data gemmes i årevis uden grund
- Bevarelse uden dokumentation · I kan ikke vise, at I handlede rettidigt
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Et hold kan IT som regel selv sætte. Hjælp udefra er relevant, når data allerede er slettet eller ved at blive det, når der er telefoner eller computere, der skal sikres forensisk, eller når sagen kan ende i retten, og I skal kunne vise, at sikringen er sket korrekt. Så er det en opgave for en uvildig IT-sagkyndig, i samarbejde med jeres advokat.
Små virksomheder
Har I ingen IT-afdeling, så sørg for, at jeres IT-leverandør kender proceduren og kan sætte et hold med kort varsel. Skriv det ind i aftalen med leverandøren. → Små virksomheder uden IT-afdeling
Næste skridt
- Bevisberedskab: vær klar, før sagen opstår
- Tjekliste: er virksomheden klar til en bevissag?
- Datakort: hvor ligger vores data?
- Minimumslogning: hvad bør være slået til, før noget sker?
Læs også: IT-politik og orientering af medarbejdere · Bevisberedskab: vær klar, før sagen opstår · Ordbog for ledere
→ Bevissikring ved fratræden af nøglemedarbejdere · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
